Intelligent Document ProcessingEngelbert Strauss erfasst Bestellungen per E‑Mail mit der IDP-Lösung von Retarus

Manuelle Bestellerfassung

Engelbert Strauss ist einer der weltweit führenden Hersteller von Arbeits-, Gebrauchs- und Schutzausrüstung. Das Familienunternehmen mit Sitz im hessischen Main-Kinzig-Kreis bei Frankfurt beschäftigt rund 1.700 Mitarbeiter und produziert in 27 Ländern weltweit, mit Schwerpunkt in Südostasien.

Als einer der Top 5 Online-Händler in Deutschland erhält Strauss viele Bestellungen per E-Mail. Die E-Mail-Bestellungen kommen von verschiedenen Kunden, die unterschiedliche Formatvorlagen und Layouts verwenden. Ein Ziel von Strauss ist, den Kunden schnell und zielgerichtet bedienen zu können. Es wurde nach einer Lösung gesucht, Bestellungen noch effizienter zu bearbeiten.

Höherer Automatisierungsgrad

Strauss wünschte sich eine digitale Lösung, um damit die eingehenden Bestell-E-Mails maschinell zu analysieren und zu erfassen. Der Such- und Auswahlprozess zog sich fast ein halbes Jahr hin.

Die anvisierte Lösung sollte möglichst gut mit dem großen Kundenstamm von Strauss, dessen zahlreichen Bestellvorlagen sowie den individualisierbaren Produkten zurechtkommen. Artikel haben bei Strauss zwar eine Artikelnummer, diese identifiziert ein Produkt aber nicht eindeutig. Dies geschieht beispielsweise bei T-Shirts erst durch die Angabe der gewünschten Größe. Es kommt bei Bestellungen auch vor, dass diese z. B. mit dem Logo des Kunden veredelt werden.

Den Zuschlag erhielt schließlich Retarus mit seiner IDP-Lösung. Ausschlaggebend waren die generische, nicht templatebasierte Lösung, deren überzeugende Erkennungsquoten sowie die geplante Umsetzungszeit für die Einführung. Der Ansatz, aus den Bestellungen mittels OCR (Optical Character Recognition) den Textinhalt auszulesen, ist dabei nur der erste Schritt. Der Unterschied in den Erkennungsquoten wird durch den Einsatz von KI erzielt, die eine Bestellung so ausliest, als würde sie ein Sachbearbeiter erfassen.

Prozess vollständig neu gestaltet

Retarus Intelligent Document Processing wurde im Vertrieb von Strauss über einen Zeitraum von etwa sechs Monaten hinweg eingeführt. Zuerst wurde die nötige Anbindung an das ERP-System von Strauss programmiert. Dann folgte eine Testphase mit ausgewählten Bestellungen fürs Feintuning der Erkennung. Auf das anschließende Go-live folgte noch eine Hypercare-Phase im laufenden produktiven Betrieb. Die IDP-Lösung von Retarus wurde an die vorhandenen Schnittstellen für EDI und Archiv angebunden.

Im Zuge der Umstellung wurde der gesamte Auftragserfassungsprozess neu gestaltet. Alle als PDF eingehende Bestellungen werden nun vollständig von Retarus digitalisiert.

Schnellere Bestellannahme dank Digitalisierung

Die Änderungen in der Nachbearbeitung wurden von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Eine besondere Schulung war nicht erforderlich.

Strauss profitiert von der skalierbareren und aufgrund des höheren Automatisierungsgrads schnelleren Erfassung der Bestellungen. Das Unternehmen kann sich auf die Aufträge konzentrieren, bei denen ein manuelles Eingreifen nötig und sinnvoll ist, und erspart sich repetitive Routineaufgaben.

Nach gelungenem Start Rollout für weitere Länder

Engelbert Strauss hat Retarus Intelligent Document Processing im Vertrieb erfolgreich eingeführt, um die Erfassung der per E-Mail eingehenden Bestellungen zu beschleunigen. Nach dem überzeugenden Start in Deutschland wurde der Service auch in Österreich ausgerollt.