Nachhaltiger Lebensmittel-Logistiker faxt mit Telekom-Partner Retarus

Wartungsintensive Fax-Server im Einsatz

IFCO verfügt weltweit über einen Pool von mehr als 380 Millionen Mehrwegbehältern (Reusable Packaging Containers – RPCs), die jährlich für 2 Milliarden Auslieferungen von frischem Obst und Gemüse, Fleisch, Geflügel, Fischereierzeugnissen, Eiern, Brot und anderen Produkten von den Produzenten zum Einzelhandel eingesetzt werden. IFCO RPCs sorgen für eine optimierte Lebensmittel-Lieferkette, denn sie bewahren Frische und Qualität der Produkte, sparen Kosten, reduzieren den Warenverderb und sind umweltfreundlicher als Einwegverpackungen.

Kunden können die Mehrwegbehälter über E-Mail, per Fax oder über ein hauseigenes Online-Bestellsystem ordern. Vor der Umstellung auf die Cloud-Dienste des Telekom-Partners Retarus faxte IFCO über wartungsintensive Faxserver und Faxgeräte.

Global agierender Cloud-Fax-Dienstleister gesucht

Zu den Kunden und Partnern von IFCO gehören kleinere Landwirtschaftsbetriebe, die für ihre Kommunikation und Bestellungen durchaus noch Fax nutzen. Dies gilt insbesondere für Kunden in Japan.

Durch den internen Umstieg bei IFCO auf Microsoft Teams für die Telefonie wurde eine flankierende Faxlösung benötigt. Gleichzeitig bestand der Wunsch, die analoge Fax-Hardware im Zuge der Digitalisierung abzulösen, aber keine Call- oder Faxmanagementlösung hosten zu müssen. Daher war IFCO auf der Suche nach einem passenden Cloud-Fax-Dienstleister, der ebenfalls global agiert und gleichzeitig deutsche, lokale Ansprechpartner zur Verfügung stellt.

Die Deutsche Telekom hatte hier mit Retarus den passenden Partner an der Seite, der die einfache Integration sowie die Bereitstellung aus deutschen Rechenzentren übernehmen und garantieren konnte.

Zügige Umsetzung und Schulung der Mitarbeiter

Retarus Cloud Fax wurde Ende Juni 2022 bei IFCO in Deutschland und schon wenige Monate später, im September 2022, erfolgreich in Japan eingeführt. Die erste Anfrage von IFCO an die Telekom wurde im März 2022 gestellt. Nach Evaluierung der technischen Rahmenparameter und intensiven Gesprächen konnte die Fax-Lösung innerhalb von sechs Monaten erfolgreich eingesetzt werden.

Dabei erleichterten die flexiblen Retarus-APIs die Implementierung und Durchführung erheblich. Die größte Herausforderung war die Schulung der Mitarbeiter, die sich jedoch nach wenigen Wochen an den neuen Fax-Dienst gewöhnten. Zudem äußerten die Fachabteilungen den Wunsch die alten Nummern zu behalten, sodass diese nun an Retarus weitergeleitet werden. Die Beschäftigten in Japan wünschten sich außerdem eine gesonderte Fax-Management-Lösung, sodass für sie eine Art „CRM-Light“ entwickelt und implementiert wurde.

Hochverfügbarer, effizienter Bestellprozess für IFCO-Kunden

Durch die Auslagerung des Fax-Betriebs an den Telekom-Partner Retarus kann IFCO seinen Kunden einen hochverfügbaren Fax-Service anbieten. Dabei bezahlt IFCO dank der Pay-per-Use-Abrechnung auch nur die tatsächlich verschickten und empfangenen Fax-Seiten. Die Administratoren von IFCO haben über das Admin-Portal myEAS jederzeit Übersicht und Kontrolle über die genutzten Services.

Die Digitalisierung spart nicht nur Papier, sondern ermöglicht insgesamt deutlich effizientere Bestellprozesse.

Zukünftig auch E-Mail-Versand über Retarus geplant

Circa 150 Mitarbeiter der IFCO in Japan, Deutschland und der Schweiz arbeiten mit der Cloud Fax Lösung des Telekom-Partners Retarus. Der Service wurde nahtlos in deren E-Mail-Workflow integriert. Faxe lassen sich wie E-Mails erstellen und versenden; empfangene Faxe kommen als PDF-Anhang an. In einem nächsten Schritt will die IFCO auch Transactional Email für den E-Mail-Versand einsetzen.