Code of Conduct
Verantwortliches Handeln im Arbeitsleben sollte überall selbstverständlich sein. Bei Retarus halten sich alle Mitarbeiter an einen gemeinsam formulierten Verhaltenskodex.
Einführung
Die retarus GmbH und die mit ihr verbundenen Unternehmen („Retarus“) verpflichten sich, ihre Geschäfte auf ethische, rechtskonforme und sozial verantwortliche Weise zu führen. Retarus bietet ein sicheres und ethisches Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter und Partner und stellt sicher, dass sie mit Respekt und Würde behandelt werden.
Dieser Verhaltenskodex („CoC“) ist eine verbindliche Richtlinie für ethisches, soziales und rechtskonformes Verhalten für alle Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie ihre Aufgaben als Festangestellte, Freiberufler, Zeitarbeitskräfte oder anderweitig ausüben („Mitarbeiter“ oder „wir“).
Dieser CoC legt neben den geltenden Gesetzen, Verordnungen, Bestimmungen und Leitlinien die Mindeststandards fest, die von allen Mitarbeitern erwartet werden. Ergänzt wird dieser CoC durch eine umfassende Liste detaillierter interner Richtlinien z. B. zur Informationssicherheit, zum Datenschutz, zum Verhalten im Büro usw. Darüber hinaus ermutigen wir unsere Mitarbeiter, sich an internationalen und branchenüblichen „Best Practices“ zu orientieren.
Recht und ethische Normen
Retarus verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren Gesetze und Vorschriften sowie dieses CoC, auch wenn unser CoC einen höheren Standard setzt, ohne den gesetzlichen Anforderungen zu widersprechen. Wir halten uns an die Grundsätze des Global Compact der Vereinten Nationen, die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen sowie die Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation von 1998 über die grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit, jeweils in Übereinstimmung mit den nationalen Gesetzen und Gepflogenheiten wie im Folgenden dargelegt.
Gesundheit und Sicherheit
Retarus hat ein Arbeitsschutzmanagement auf einem hohen, unserem Geschäft angemessenen Niveau implementiert. Wir halten die geltenden Arbeitsschutzbestimmungen ein und sorgen für ein Arbeitsumfeld, das sicher und förderlich für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter ist, Dritte schützt und Unfälle, Verletzungen und arbeitsbedingte Krankheiten verhindert. Dazu gehören regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen am Arbeitsplatz, Schulungen zu Gesundheits- und Sicherheitsfragen und die Umsetzung angemessener Maßnahmen zur Gefahrenkontrolle und Vorsorge.
Bestechung und Korruption, Geldwäsche
Retarus lehnt jegliche Form von korruptem Verhalten entschieden ab. Mitarbeiter sind verpflichtet, alle geltenden nationalen und internationalen Antikorruptionsgesetze und -vorschriften einhalten. Mitarbeiter dürfen sich nicht an Erpressung, Bestechung, Kickbacks und Schmiergeldern jeglicher Art beteiligen, weder im Umgang mit Amtsträgern noch mit Personen des privaten Sektors. Mitarbeiter dürfen weder direkt noch indirekt etwas von Wert anbieten, zur Verfügung stellen oder annehmen, um eine Amtshandlung unzulässig zu beeinflussen oder sich einen unzulässigen Vorteil zu verschaffen, um Aufträge zu erhalten oder zu behalten.
Retarus duldet keine Form von Betrug oder vermögensschädigenden Handlungen, insbesondere Unterschlagung, Diebstahl oder Steuerhinterziehung, unabhängig davon, ob Vermögenswerte von Retarus oder von Dritten betroffen sind. Retarus hat Richtlinien und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäscheaktivitäten in seinem Einflussbereich implementiert, um die Einhaltung der geltenden Ge-setze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäscheaktivitäten zu gewährleisten. Retarus führt Geschäftsbücher und -berichte gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften, um deren Einhaltung nachzuweisen.
Retarus duldet keine Form von Betrug oder vermögensschädigenden Handlungen, insbesondere Unterschlagung, Diebstahl oder Steuerhinterziehung, unabhängig davon, ob Vermögenswerte von Retarus oder von Dritten betroffen sind. Retarus hat Richtlinien und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäscheaktivitäten in seinem Einflussbereich implementiert, um die Einhaltung der geltenden Ge-setze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäscheaktivitäten zu gewährleisten. Retarus führt Geschäftsbücher und -berichte gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften, um deren Einhaltung nachzuweisen.
Interessenkonflikte
Ein Interessenkonflikt ist ein persönliches oder finanzielles Interesse, eine geschäftliche oder persönliche Tätigkeit oder Beziehung, eine frühere oder derzeitige Beschäftigung oder eine Verpflichtung, die die Fähigkeit zur unabhängigen und objektiven Erfüllung der beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten beeinträchtigen kann. Zu solchen Interessenkonflikten gehören kritische Beziehungen wie Blutsverwandtschaft, Heirat, Partnerschaft, Beteiligung an oder Investition in Geschäftspartner oder Konkurrenten. Mitarbeiter müssen jeden tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit unverzüglich offenlegen, damit dieser Interessenkonflikt gelöst werden kann.
Business-Continuity-Planung
Retarus ist auf mögliche Störungen seiner Geschäftstätigkeit vorbereitet (z.B. Naturkatastrophen, Terrorismus, Unterbrechung der Lieferkette, Ausbruch von übertragbaren Krankheiten, Epidemien oder Pandemien, Informationssicherheitsprobleme, Cyber-Angriffe). Diese Bereitschaft umfasst Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, die Kunden, Mitarbeiter und die Umwelt vor den Auswirkungen möglicher schwerwiegender Störungen schützen, die in unserem Tätigkeitsbereich auftreten können.
Menschenrechte und faire Arbeitspraktiken
Retarus hält sich an alle anwendbaren Gesetze und verbindlichen Industriestandards in Bezug auf Mindestlohn, Arbeitszeiten einschließlich Überstunden, Ruhepausen und bezahlten Urlaub.
Retarus fördert ein integratives Arbeitsumfeld und schätzt die Vielfalt seiner Mitarbeiter. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, diskriminieren nicht, und tolerieren auch keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Hinblick auf Geschlecht, ethnische und nationale Herkunft, Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Behinderung, sexuelle Orientierung und Identität oder andere gesetzlich geschützte Merkmale.
Den Mitarbeitern steht es frei, einer Gewerkschaft/Arbeitnehmervertretung ihrer Wahl beizutreten, ohne dass sie bedroht oder eingeschüchtert werden. Retarus anerkennt und respektiert das Recht auf Tarifverhandlungen in Übereinstimmung mit den geltenden anwendbaren Gesetzen.
Retarus fördert ein integratives Arbeitsumfeld und schätzt die Vielfalt seiner Mitarbeiter. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, diskriminieren nicht, und tolerieren auch keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Hinblick auf Geschlecht, ethnische und nationale Herkunft, Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Behinderung, sexuelle Orientierung und Identität oder andere gesetzlich geschützte Merkmale.
Den Mitarbeitern steht es frei, einer Gewerkschaft/Arbeitnehmervertretung ihrer Wahl beizutreten, ohne dass sie bedroht oder eingeschüchtert werden. Retarus anerkennt und respektiert das Recht auf Tarifverhandlungen in Übereinstimmung mit den geltenden anwendbaren Gesetzen.
Datenschutz, Informationssicherheit und Offenlegung von Informationen
Wir halten uns streng an die geltenden Datenschutzgesetze (wie die DSGVO), insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten von Kunden, Verbrauchern und Mitarbeitern. Wir halten alle gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit ein, wenn Daten gesammelt, aufgezeichnet, gehostet, verarbeitet, übertragen, verwendet oder gelöscht werden. Wir geben keine Daten und Informationen an unbefugte Dritte weiter, die wir durch unsere Geschäftsbeziehungen oder Zugehörigkeiten erhalten haben und die der Öffentlichkeit nicht bekannt sind.
Insbesondere erkennen wir die Verpflichtung an, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der uns zur Verfügung gestellten Informationen und Daten zu schützen. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Informationen und Daten unserer Kunden und von Retarus, insbesondere Geschäfts-/Betriebsgeheimnisse und geistiges Eigentum, unabhängig von ihrem wirtschaftlichen Wert mit größter Sorgfalt zu behandeln und zu schützen, sie nur für den vorgesehenen Zweck zu verwenden und sie vor Offenlegung und sonstigen Verstößen zu schützen. Die von Retarus angebotenen Datenschutz- und Datensicherheitsschulungen sind für alle Mitarbeiter verpflichtend.
Darüber hinaus hat Retarus ein Information Security Management System (ISMS) etabliert, um die In-formationssicherheit bei Retarus nachhaltig zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuer-halten und kontinuierlich zu verbessern. Unser ISMS wurde auf Basis der ISAE 3000 SOC 2 Kriterien für Security, Availability, Confidentiality und Processing Integrity aufgebaut und wird durch ein Inter-nes Kontrollsystem (IKS) unterstützt, mit dem wir technische und organisatorische Maßnahmen um-setzen.
Die Wirksamkeit des ISMS wird jährlich durch eine externe, akkreditierte Prüfgesellschaft nach dem Standard ISAE 3000 SOC 2 Typ II überprüft. Die wirksame Umsetzung von ISMS und IKS wird auch durch unsere Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2017 bestätigt.
Insbesondere erkennen wir die Verpflichtung an, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der uns zur Verfügung gestellten Informationen und Daten zu schützen. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Informationen und Daten unserer Kunden und von Retarus, insbesondere Geschäfts-/Betriebsgeheimnisse und geistiges Eigentum, unabhängig von ihrem wirtschaftlichen Wert mit größter Sorgfalt zu behandeln und zu schützen, sie nur für den vorgesehenen Zweck zu verwenden und sie vor Offenlegung und sonstigen Verstößen zu schützen. Die von Retarus angebotenen Datenschutz- und Datensicherheitsschulungen sind für alle Mitarbeiter verpflichtend.
Darüber hinaus hat Retarus ein Information Security Management System (ISMS) etabliert, um die In-formationssicherheit bei Retarus nachhaltig zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuer-halten und kontinuierlich zu verbessern. Unser ISMS wurde auf Basis der ISAE 3000 SOC 2 Kriterien für Security, Availability, Confidentiality und Processing Integrity aufgebaut und wird durch ein Inter-nes Kontrollsystem (IKS) unterstützt, mit dem wir technische und organisatorische Maßnahmen um-setzen.
Die Wirksamkeit des ISMS wird jährlich durch eine externe, akkreditierte Prüfgesellschaft nach dem Standard ISAE 3000 SOC 2 Typ II überprüft. Die wirksame Umsetzung von ISMS und IKS wird auch durch unsere Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2017 bestätigt.
Handelsgesetze und freier Wettbewerb
Retarus hält sich an alle geltenden Wettbewerbs-, Kartell-, Exportkontroll-, Handels-, Sanktions- und Zollgesetze und -vorschriften, einschließlich Verbote und Beschränkungen. Unser(e) wirtschaftlich Berechtigte(r), Mitarbeiter, Agenten und andere von Retarus eingesetzte Subunternehmer, Berater oder Lieferanten sind auf keiner anwendbaren Sanktionsliste aufgeführt.
Umweltschutz
Retarus ist bemüht, die Auswirkungen seiner Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu minimieren. Daher unterstützen und bevorzugen wir IT-Systeme und -Lösungen, die dazu beitragen, die Umweltbelastung zu reduzieren. Retarus hält alle geltenden Umweltgesetze, -vorschriften und -standards ein und implementiert ein effektives System zur Identifizierung und Beseitigung potenzieller Gefahren für die Umwelt. Wir berücksichtigen die Auswirkungen auf die Umwelt bei unseren Tätigkeiten, indem wir uns beispielsweise Klimaschutzziele setzen und überwachen und auf Anfrage relevante Daten zum Umwelt- und Klimaschutz berichten. Seit 2007 wird in den Retarus Rechenzentren durch den Einsatz von Wasserkraft und einem effektiven Energiemanagement konsequent eine Green-IT-Politik umgesetzt.
Retarus erfüllt alle geltenden Gesetze und die daraus resultierenden Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Beschaffung von Mineralien und Materialien aus Konfliktregionen und Hochrisikogebieten, die zu Menschenrechtsverletzungen, Korruption, der Finanzierung von bewaffneten Gruppen oder ähnlichen negativen Auswirkungen beitragen können.
Retarus erfüllt alle geltenden Gesetze und die daraus resultierenden Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Beschaffung von Mineralien und Materialien aus Konfliktregionen und Hochrisikogebieten, die zu Menschenrechtsverletzungen, Korruption, der Finanzierung von bewaffneten Gruppen oder ähnlichen negativen Auswirkungen beitragen können.
Umsetzung des CoC
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, diesen CoC einzuhalten. Dies bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter laufend über die für ihre Aufgaben relevanten Themen informieren, insbesondere über die geltenden Richtlinien und Grundsätze sowie deren Änderungen, Aktualisierungen und Ergänzungen. Dieser CoC wiederholt oder verweist nicht erneut auf bereits bestehende Regelungen, wie zum Beispiel die Retarus-Richtlinien. Die darin enthaltenen Bestimmungen und Richtlinien gelten weiterhin zusätzlich zu diesem CoC.
Bei Fragen zum CoC stehen den Mitarbeitern ihre Führungskräfte sowie die Personalabteilung jeder-zeit zur Verfügung. Sämtliche Hinweise auf (mögliche) Verstöße gegen den CoC oder geltendes nationales wie europäisches Recht sowie auf Risiken, die zu Verstößen führen können, sind unverzüglich der Führungskraft, der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung zu melden. Zusätzlich steht allen Mitarbeitern eine digitale „Messaging Box“ im Intranet zur Verfügung, über die anonyme Emails an die Personalabteilung verschickt werden können. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt; Mitarbeiter, die einen (möglichen) Verstoß im guten Glauben melden, haben keinerlei Nachteile zu be-fürchten. Bei Bedarf ist jederzeit ein – selbstverständlich vertrauliches – Gespräch mit der Personalabteilung möglich. Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, den Hinweisen nachzugehen und bei Verstößen entsprechende Sanktionen einzuleiten.
Retarus überwacht, prüft und verifiziert regelmäßig die Einhaltung der Anforderungen dieses CoC. Daher führen wir notwendige Aufzeichnungen zum Nachweis der Einhaltung dieses CoC.
Wir bemühen uns im Übrigen um ständige Verbesserungen, z. B. durch die Festlegung messbarer Ziele für die Verringerung der Umweltbelastung, die Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder der Vielfalt und der Nachhaltigkeit.
Dieser CoC spiegelt die Werte und das Engagement von Retarus für seine Kunden, die Gesellschaft, und den Schutz der Umwelt wider. Retarus duldet keinerlei Verstöße gegen den CoC. Unbeschadet anderer Rechtsmittel behält sich Retarus vor, im Falle eines Verstoßes gegen diesen CoC disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Je nach Art und Schwere des Verstoßes können Maßnahmen wie Arbeitsanweisungen, Abmahnungen bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen.
Bei Fragen zum CoC stehen den Mitarbeitern ihre Führungskräfte sowie die Personalabteilung jeder-zeit zur Verfügung. Sämtliche Hinweise auf (mögliche) Verstöße gegen den CoC oder geltendes nationales wie europäisches Recht sowie auf Risiken, die zu Verstößen führen können, sind unverzüglich der Führungskraft, der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung zu melden. Zusätzlich steht allen Mitarbeitern eine digitale „Messaging Box“ im Intranet zur Verfügung, über die anonyme Emails an die Personalabteilung verschickt werden können. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt; Mitarbeiter, die einen (möglichen) Verstoß im guten Glauben melden, haben keinerlei Nachteile zu be-fürchten. Bei Bedarf ist jederzeit ein – selbstverständlich vertrauliches – Gespräch mit der Personalabteilung möglich. Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, den Hinweisen nachzugehen und bei Verstößen entsprechende Sanktionen einzuleiten.
Retarus überwacht, prüft und verifiziert regelmäßig die Einhaltung der Anforderungen dieses CoC. Daher führen wir notwendige Aufzeichnungen zum Nachweis der Einhaltung dieses CoC.
Wir bemühen uns im Übrigen um ständige Verbesserungen, z. B. durch die Festlegung messbarer Ziele für die Verringerung der Umweltbelastung, die Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder der Vielfalt und der Nachhaltigkeit.
Dieser CoC spiegelt die Werte und das Engagement von Retarus für seine Kunden, die Gesellschaft, und den Schutz der Umwelt wider. Retarus duldet keinerlei Verstöße gegen den CoC. Unbeschadet anderer Rechtsmittel behält sich Retarus vor, im Falle eines Verstoßes gegen diesen CoC disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Je nach Art und Schwere des Verstoßes können Maßnahmen wie Arbeitsanweisungen, Abmahnungen bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen.