Digitale Auftragserfassung: Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Unternehmen
In zahlreichen Unternehmen führen Medienbrüche in der Auftragserfassung immer wieder zu unnötigem Zeitaufwand und erhöhten Kosten. Mit Retarus Intelligent Document Processing gehören manuelle Prozesse der Vergangenheit an.
Die Auftragserfassung als Teil der Auftragsabwicklung
Der Workflow in der Auftragsabwicklung beginnt in der Regel mit der Anfrage eines Kunden und endet mit der Überprüfung des Zahlungseingangs oder einer eventuellen nachträglichen Betreuung. Auch wenn es kein Standard-Verfahren gibt, ist der erste Schritt des Verkäufers immer derselbe – die Erfassung und Überprüfung der Auftragsdaten. Die Auftragserfassung erkennt die Kundendaten, Zahlungsweise sowie Art und Anzahl der bestellten Waren. Gleichzeitig wird die Verfügbarkeit der gewünschten Artikel überprüft. Bei Engpässen im Lagerbestand wird dann ein Beschaffungsvorgang angestoßen.
Die Notwendigkeit einer digitalen Auftragserfassung
Auch wenn digitale Technologien im Einkauf immer stärker Einzug halten und viele Bereiche komplett digitalisiert werden, wird die Auftragserfassung in diesen Prozess oft nicht ausreichend einbezogen. Vor allem kleinere Einzelhändler übermitteln Bestellungen nach wie vor auf Papier oder in unstrukturierten PDFs per E-Mail. Kleine Unternehmen verfügen oft nicht über das notwendige Budget und Know How, um strukturierte Daten zu übermitteln. Dieser Medienbruch im Bestellprozess stellt besonders Großhändler vor Probleme.
Mit Online-Bestellformularen, einer digitalen Logistik und voll automatisierten Abrechnungen im ERP-System gehen diese bei der Digitalisierung stark voran. Wenn dann aber Aufträge der Kunden per Post oder unstrukturiert per Mail ankommen, müssen diese nach wie vor manuell in das ERP-System eingepflegt werden. Das ist mit einem hohen personellen Aufwand und Kosten verbunden. Gleichzeitig ist die manuelle Erfassung anfällig für Fehler, die gravierende Auswirkungen nach sich ziehen können. Unternehmen vermeiden das mit Lösungen innovativer Anbieter.
Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen
Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing lässt sich der Bestelleingang zu einem hohen Grad digitalisieren und automatisieren.
Formulare digitalisieren und Bestellungen automatisieren
Retarus unterstützt namhaften Kosmetikkonzern dabei, die Bestellprozesse mit Kunden weltweit möglichst vollständig zu automatisieren.
Warum Unternehmen bei der digitalen Auftragserfassung auf Retarus setzen
Mit Retarus Intelligent Document Processing wird die digitale Datenerfassung einfacher. Der Umgang mit unleserlichen Dokumenten kann durch mehrere OCR-Engines und die Human-In-The-Loop-Funktion an die Anforderungen der Unternehmen angepasst werden. In einem ersten Schritt nimmt Intelligent Document Processing eingehende Bestellungen entgegen. Diese durchlaufen die leistungsstarke Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert, und machen diese vollständig maschinell lesbar.
So werden unstrukturierte Daten zu strukturierten Daten. Auch handschriftliche ausgefüllte Bestellformulare bzw. Aufträge sind für die Intelligent Document Recognition (IDR) kein Problem. Neben dem Text erfasst der intelligente Service auch die Struktur des Auftrages, Bestellangaben können damit klassifiziert und segmentiert werden. So lassen sich relevante Daten für die Weiterverarbeitung extrahieren – unter der Nutzung von KI-basiertem und maschinellem Lernen. Für eingehenden Scans oder Handschriften, die nur teilweise leserlich sind, wird automatisch ein Sperrvermerk eingestellt. Gleichzeitig werden die zu überprüfenden Bereiche markiert, sodass eine schnelle manuelle Überprüfung möglich ist.
Welche Vorteile hat die digitale Auftragserfassung?
Ganz gleich, ob die Bestellungen per Fax, E-Mail oder Brief ankommen, eine vollständige Digitalisierung in der Auftragserfassung bringt viele Vorteile mit sich. Die Entlastung von Mitarbeitern, eine verbesserte Übersicht über den Auftragseingang, die Minimierung von Erfassungsfehlern – die digitale Auftragserfassung mit Retarus Intelligent Document Processing rechnet sich bereits vom ersten Tag an. Um den Erfolg messen zu können, sollte bereits vor Projektstart eine genaue Prozessanalyse durchgeführt werden, in die insbesondere die Durchlaufzeit und der Ressourcenaufwand der einzelnen Aufträge einfließen. Die wichtigste Zahl ist hierbei die Anzahl der Belege pro Monat.
Mehr Effizienz und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Bestellungen digital erfassen und so Fehlerquoten verringern
Mehr Übersicht mit der digitalen Erfassung
Wir sind für Sie da!
Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen zu Retarus Intelligent Document Processing? Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.