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E-Mail-AutomatisierungE-Mails automatisch sortieren, routen und schneller bearbeiten

Unternehmen empfangen täglich eine Vielzahl von E-Mails. Retarus hilft ihnen durch automatisches E-Mail-Routing und automatisierte Vorsortierung Workflows zu optimieren – und das bereits auf der Gateway-Ebene.

Wie funktioniert die Automatisierung der E-Mails?

Die Regeln kann der Administrator über ein Self-Service-Portal erstellen, aktivieren und deaktivieren, anpassen sowie priorisieren. Bei Bedarf stehen die Experten von Retarus dabei jederzeit beratend zur Seite.

Regeln bestehen jeweils aus zwei Elementen: einer Bedingung und einer Aktion. Letztere wird ausgeführt, sobald für eine E-Mail eine bestimmte Bedingung zutrifft. Dabei lassen sich auch mehrere Bedingungen kombinieren. So können Unternehmen eingehende E-Mails beispielsweise nach Schlagwörtern im Betreff, nach der E-Mail-Adresse des Absenders, der im Body verwendeten Sprache oder nach dem Herkunftsland einer Nachricht („GeoIP“) filtern.

Administrator Ansicht der Retarus Predelivery Logic
 

Administratoren Ansicht der Retarus Predelivery Logic

Anhand welcher Regeln können E-Mails analysiert werden?

Anwendungsbeispiele für das automatische Sortieren von E-Mails vor der Zustellung an die Postfächer der Empfänger wären beispielsweise:

E-Mails mit landesspezifischer Herkunft:

E-Mails von Absendern aus einer bestimmten Region / einem bestimmten Land lassen sich automatisch in die Quarantäne verschieben – beispielsweise aus Sicherheitsgründen oder aufgrund von Compliance-Regeln.

Umschreiben von E-Mail-Adressen:

Mit dem Service von Retarus können Administratoren nicht nur Regeln für eingehende Nachrichten festlegen, sondern auch die Kommunikation nach außen beeinflussen. So lassen sich E-Mail-Adressen automatisch umschreiben. Das ist beispielsweise wünschenswert, wenn Mitarbeiter nach einer Fusion oder einem Rebranding sofort unter der richtigen Domain auftreten sollen. Das kann aus juristischen oder Marketing-Gründen geschehen.

E-Mails für eine Landesniederlassung:

Anhand der Sprache eines Absenders können E-Mails direkt an den lokalen Server der spezifischen Niederlassung weitergeleitet werden oder bereits mit einem Keyword ergänzt werden, um die anschließende Bearbeitung zu erleichtern.

E-Mails für Business-Apps:

Einige E-Mails sind für die Weiterverarbeitung in Applikationen vorgesehen. Auf dieses Problem stoßen zunehmend Kunden im Inbound-Kanal. Mithilfe festgelegter Regeln werden diese an die jeweilige Applikation zugestellt.

E-Mails für bestimmte Abteilungen:

Entsprechend spezifischer Schlagwörter im Betreff lassen sich E-Mails auch vorsortieren oder hervorheben, etwa durch Hinzufügen eines projektbezogenen Begriffs zum Betreff.

Was sind die Vorteile der Automatisierung bei E-Mails?

E-Mails automatisch über die Retarus Predelivery Logic zu routen bietet entscheidende Vorteile:

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Unternehmen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
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E-Mails landen genau an der richtigen Stelle. Sie werden beispielsweise automatisch zur richtigen Filiale oder in die passende Abteilung verschoben. Die Kommunikation mit Kunden erfolgt schneller und gezielter.
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Die flexiblen Einsatzmöglichkeiten gehen weit über gängige Policy Engines hinaus.
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Administratoren können die Filterregeln zur Sortierung selbst erstellen und ändern. Bei Bedarf unterstützen Retarus-Experten.
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Die effiziente, skalierbare Lösung bietet vielfältige Möglichkeiten und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Mit der Predelivery Logic können Unternehmen E-Mails automatisiert routen, analysieren und verarbeiten, indem sie individuelle Regeln wählen. Flankiert durch einen 24/7-Support in Landessprache und ein Service Management, das für eine optimale Delivery sorgt. Retarus erbringt alle Services hundertprozentig DSGVO-konform und stets gemäß der lokal geltenden Datenschutz-Richtlinien.

Wir sind für Sie da!

Sie möchten mehr über automatisierte E-Mails und Routing erfahren? Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.