Geschäftskommunikation aus der Cloud:
Was Unternehmen bei der Migration auf Microsoft 365 beachten sollten
1. Optimierung von Spam- und Virenschutz
Beim Austausch sensibler Daten per E-Mail ist ein umfassender Spam- und Virenschutz besonders wichtig. Unternehmen sollten daher beim Einsatz cloudbasierender E-Mail-Lösungen genau prüfen, ob die Standard-Sicherheitsfeatures für ihre Anforderungen tatsächlich ausreichen oder um zusätzliche Funktionen erweitert werden müssen. Ergänzende E-Mail-Security-Lösungen aus der Cloud etwa bieten durch die Kombination mehrerer Virenscanner sowie intelligente Spam- und Phishing-Filter zusätzlichen Schutz.
2. Korrekte Umsetzung von Security- und Compliance-Anforderungen
Viele Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, sehen ihre Anforderungen an Sicherheit und Compliance nicht hundertprozentig erfüllt. Laut Gartner werden daher bis 2018 rund 40 Prozent der Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen, zusätzliche Lösungen von Drittanbietern nutzen. Spezielle Gateway-basierende E-Mail Security Services kombinieren beispielsweise E-Mail Encryption und Archivierung nahtlos miteinander. Die Entschlüsselung der E-Mail erfolgt dabei nicht auf dem Client des Nutzers, sondern zentral durch die E-Mail-Security-Lösung. Im Anschluss wird die E-Mail im Archiv abgelegt und dort erneut verschlüsselt. Dadurch bleiben die archivierten Informationen auch nach zehn Jahren und ohne die jeweiligen privaten Schlüssel noch lesbar.
3. „Power to the user“
Je heterogener die Anforderungen der Mitarbeiter sind, desto höher ist auch deren Bedürfnis, selbst die Kontrolle über ihre Geschäftskommunikation zu behalten. E-Mail-Security-Lösungen aus der Cloud ergänzen Microsoft 365 nicht nur um zusätzliche E-Mail-Sicherheit, sondern auch um vielfältige E-Mail-Management-Funktionalitäten. Dadurch kann Nutzern die Freiheit eingeräumt werden, beispielsweise im Rahmen des Quarantäne-Managements viele Einstellungen selbst vorzunehmen: Anwender erhalten per E-Mail eine Übersicht über gefilterte E-Mails. Wurde zum Beispiel ein relevanter Newsletter fälschlicherweise abgefangen, können sie ihre individuellen Sperr- und Ausnahmelisten selbst verwalten.
4. Migrationsaufwand
Bei der Umstellung auf Microsoft 365 gilt es, viele Aufgaben zu planen. Dazu zählen unter anderem der vorübergehende Hybridbetrieb, die Archivierung der gesamten E-Mail-Korrespondenz, die Umkodierung bestehender E-Mail-Formate sowie die Migration von Kalendereinträgen und Spezial-Anwendungen wie Raumbuchungssysteme und Urlaubsvertretungen. Um diesen Aufwand zu reduzieren, sollten Unternehmen auf Dienstleister vertrauen, die auf cloudbasierende Kommunikationslösungen spezialisiert sind. Diese bieten nicht nur innovative Speicherangebote für die Archivierung der alten Daten sowie spezielle Lösungen wie User Based Routing für den Hybridbetrieb, sondern stehen Unternehmen auch während der gesamten Migration beratend zur Seite.
5. Fax-Unterstützung
Mit Exchange Online und Skype for Business (ehemals Lync) bietet Microsoft bereits umfangreiche Kommunikationslösungen für E-Mail, Telefonie, Audio- sowie Video-Konferenzen und Instant Messaging. Fax-Funktionalitäten hingegen werden von Microsoft selbst nicht bereitgestellt. Mithilfe von Cloud Fax Services können Unternehmen auch in IP-Umgebungen eine zuverlässige Fax-Kommunikation sicherstellen. Diese ermöglichen selbst dann einen reibungslosen Fax-Empfang, wenn – wie etwa bei Skype for Business – über den SIP-Trunk keine Fax-Unterstützung angeboten wird.
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