Stefan List gibt in seinem „ToolBlog“ gute Tipps für eine gelungene E-Mail-Signatur.
Manche sagen dazu ja auch Abbinder – so nennt man allerdings auch gern mal das Stückchen Text, das im Englischen Boilerplate heißt. Wie auch immer: Wir reden im Zusammenhang mit E-Mail von den Angaben zum Absender am Ende derselben.
Diese Angaben gilt es unter anderem ordentlich vom eigentlichen Inhalt der Nachricht abzutrennen (amtlich mit zwei Bindestrichen, gefolgt von einem Leerzeichen und in einer eigenen Zeile) – nur dann funktionieren Tricks wie jener, in Outlook eine Mail mit Signatur mit der Maus auf das Symbol für die Kontakte zu ziehen und damit eine mit den Daten aus dem Abbinder bereits vorbefüllte Eingabemaske auf den Bildschirm zu zaubern.
Die restlichen Tipps, die Stefan List im Wesentlichen aus einem englischen Text von Joel Lee übernommen hat, lesen Sie am besten beim Autor selbst nach. Gar nicht oft genug betonen kann man überdies noch, dass ein sogenannter E-Mail-Disclaimer, wie ihn immer noch viele Firmen an ihre E-Mails anhängen, überflüssig ist wie ein Kropf (so ein Disclaimer hat mit der Signatur im Übrigen gar nichts zu tun).
Unabhängig von der Sinnhaftigkeit eines Disclaimers: Kunden von Retarus E-Mail Security können mit dem Outbound-Feature E-Mail Signature ausgehende Nachrichten automatisiert mit nahezu beliebigen, personalisierten Signaturen und Disclaimern versehen. Diese lassen sich zentral verwalten und über einen WYSIWYG-Editor im EAS-Portal bearbeiten. Die Personalisierung erfolgt dann direkt aus dem Active Directory oder IBM Notes/Domino. Signaturen und Disclaimer kann man auf Profilebene zuordnen und beliebig kombinieren. Auf Wunsch werden Signaturen außerdem nur bei externen Nachrichten angehängt.
