In den meisten Unternehmen, Behörden, medizinischen Einrichtungen und sonstigen Organisationen werden etliche Dokumente und Belege per Fax übermittelt. Dabei ist auch der digitale Fax-Empfang ausschlaggebend, wenn es darum geht, die Effizienz der Fax-Kommunikation zu steigern und Vorteile durch Automatisierung von Workflows zu nutzen. Das gilt insbesondere für per Fax eingehende Aufträge oder vertragsrelevante Dokumente von Kunden – relevante Prozesse, die direkt auf die Geschäfts- und Umsatzentwicklung einzahlen.
Es folgen Beispiele für Branchen, die von einem digitalen Workflow profitieren können, da eingehende Faxe sowohl in der B2B- als auch in der B2C-Kommunikation in wichtigen Geschäftsprozessen alltäglich sind:
- Banken empfangen per Fax beispielsweise zeitkritische Bankaufträge, Wertpapier-Orders und eingehende Anträge von Kunden.
- Versicherungen empfangen vertragsrelevante Dokumente von Endkunden, mehrseitige Dokumente von Anwälten, Gutachtern und öffentlichen Behörden.
- Automobil- und Fertigungsindustrie: Hier geht es vor allem um eingehende Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferbestätigungen und Dokumente entlang der gesamten Supply Chain.
- Kliniken erhalten Untersuchungsergebnisse und Überweisungen, die von Arztpraxen und MVZ bereitgestellt und versendet werden.
- Pharmazeutische Unternehmen empfangen Bestellungen von Apotheken per Fax.
- Versorgungsunternehmen erhalten Kunden-Faxe zur Änderung von Adresse, Stammdaten und Bankverbindung sowie zur Vertragskündigung.
Prozesse und Workflows erzeugen hohes Fax-Aufkommen
Selbstverständlich müssen in Zeiten der Digitalisierung auch eingehende Fax-Dokumente digital zur Verfügung stehen – sei es für die effiziente Weiterleitung an interne Stakeholder im Rahmen betrieblicher Workflows, für die Bereitstellung der Faxe innerhalb von Business-Anwendungen oder auch für die intelligente Archivierung im digitalen Archiv.
Um auch bei hohem Fax-Aufkommen einen effizienten Ablauf und weitgehende Automatisierung im Workflow zu ermöglichen, sollten Fax-Prozesse digitalisiert und die gesamte Fax-Kommunikation über eine idealerweise cloudbasierte Infrastruktur verarbeitet werden. Diese ermöglicht einen digitalen Fax-Empfang direkt am Arbeitsplatz im jeweiligen E-Mail-Posteingang der Mitarbeiter oder, falls gewünscht, in definierte Sammelpostfächer mit dedizierten Zugriffsrechten für ein Team.
Dabei können moderne, cloudbasierte Fax-Infrastrukturen ihre Vorteile gegenüber On-Premises-Fax-Servern effektiv ausspielen. Diese reichen von der nahezu unbeschränkten Skalierbarkeit über das transparente, nutzungsbasierte Preismodell bis hin zum verlässlichen Reporting auf Enterprise-Niveau.
Cloud Fax überwindet Medienbrüche
Mit den renommierten Retarus Cloud Fax Services empfangen Unternehmen und deren Mitarbeiter Fax-Dokumente völlig digital in ihrer gewohnten E-Mail-Anwendung und auf jedem vernetzten Endgerät: egal ob auf dem Büro-PC oder unterwegs am Laptop, Smartphone und Tablet.
Alternativ lassen sich über die hoch skalierbare Cloud Fax-Infrastruktur eingehende Faxe und daraus extrahierte Daten direkt in Business-Anwendungen und Systeme wie ERP, DMS und CRM übertragen. Die digitalen Faxe und Daten stehen damit sofort ohne jeglichen Umweg oder Medienbruch für interne Workflows und die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Außerdem sorgt die redundante Anbindung über mehrere Rechenzentren für höchste Ausfallsicherheit in der Fax-Kommunikation.
Speziell für die Optimierung des Fax-Empfangs bietet Cloud Fax ein ganzes Spektrum an zusätzlichen Mehrwertdiensten, allen voran die Barcode-Erkennung und OCR-Texterkennung. Diese lassen sich beispielsweise einsetzen, um die Fax-Dokumente mitsamt der automatisiert daraus erfassten Daten an die richtigen Stellen im Unternehmen zu routen.
Automatisierter Fax-Empfang und digitale Weiterverarbeitung: Auf unserer Website erfahren Sie mehr zum digitalen Fax-Workflow mit Retarus.
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