Gerade beim Empfang großer E-Mail-Volumina vom gleichen Absender tendieren Provider dazu, auch legitime Nachrichten als Spam zu klassifizieren. Ganz unabhängig vom Inhalt, schlicht auf Basis der schieren Menge an E-Mails in kurzer Zeit. Diesem Effekt können Sie jedoch mit erfolgreichem Reputation Management entgegenwirken.
Denn um die Zustellrate Ihrer E-Mails konstant hochzuhalten, ist vor allem Ihre Reputation als Absender ausschlaggebend. Genauer gesagt die öffentliche Reputation der Versand-IP-Adresse beziehungsweise Versand-Domäne. Werden E-Mails eines Absenders häufiger als Spam klassifiziert, dann sinkt dieses Rating – und gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass künftige E-Mails im Spam-Ordner landen. Schlechte Reputation kann zudem zu dauerhaftem Blocklisting bei den großen E-Mail-Providern führen: Nachrichten vom einmal dort gelisteten Absender werden dann umgehend – d. h. noch vor Erreichen des Spam-Ordners – vom Provider abgelehnt.
Aktives Reputation Management behält Bounces im Blick
Um dies zu vermeiden und die eigene Reputation zu schützen, ist ein effektives und aktives Reputation Management entscheidend. Dafür kommen bei Retarus eine Reihe von Maßnahmen zum Einsatz. Eine davon ist die so genannte Suppression List. Der Hintergrund: Immer wieder kommt es beim Versand von E-Mails vor, dass Nachrichten temporär oder dauerhaft nicht zugestellt werden können. Etwa weil der Speicherplatz eines Freemail-Postfachs überschritten oder eine Adresse nicht mehr vorhanden ist. In diesem Fall senden E-Mail-Provider eine Benachrichtigung an den jeweiligen Versender zurück.
Was für Sie als Absender auf den ersten Blick vielleicht kaum ins Gewicht fällt, wird von den Anbietern genau protokolliert und bei wiederholtem Auftreten als unzulässiger Versand gewertet. Und schlägt sich somit in einer Abwertung der Reputation bis hin zum erwähnten Blocklisting nieder. Während bei so genannten Soft Bounces (z. B. „Out of Office“-Nachrichten) durchaus ein erneuter Anlauf unternommen werden kann, sollten Hard Bounces (z. B. „Empfänger unbekannt“) direkt als solche erkannt und weitere Zustellversuche abgebrochen werden. Negative Auswirkungen auf die Reputation sind sonst vorprogrammiert.
Suppression List verhindert den erneuten Versand an ungültige Empfänger
Im Rahmen von Retarus Transactional Email landen inexistente E-Mail-Adressen daher automatisch auf einer Suppression List. Mehrfache Sendeversuche werden dadurch unterbunden. Absender bekommen so die Möglichkeit ihre Verteiler entsprechend zu bereinigen. Außerdem kann die Suppression List den Versand von E-Mails an sogenannte Spam Traps oder Honey Pots verhindern. Denn E-Mail-Provider verwenden spezielle E-Mail-Adressen (z. B. gelöschte Postfächer), um Spam-Nachrichten zu sammeln und das Verhalten des Versenders zu analysieren. Intelligente Lösungen zum Versand transaktionaler E-Mails erkennen solche Adressen und Domains, filtern sie aus den Empfängern heraus und fügen sie automatisch der Suppression List hinzu. Ein großer Vorteil der von Retarus genutzten globalen Suppression List liegt zudem darin, dass die gesammelten Informationen über ungültige E-Mailadressen kundenübergreifend allen Nutzern der Plattform zu Gute kommen.
Statusinformationen automatisch per API-Callback
Die Statusinformationen aus dem Reputation Management stellt Retarus übrigens auch via API-Callback (Webhook) zu Verfügung. Mittels HTTP POST lassen sich diese automatisiert in Geschäftsprozesse und Applikationen integrieren. Damit unterstützt Retarus die Pflege der Stammdaten (Datenbankhygiene) sowie das aktive Bounce- und Traffic Management des Kunden und fördert somit die Reputation der kundeneigenen Domänen nachhaltig. Neben Informationen zu Einträgen auf der Suppression List zählen dazu z.B. Events über den Zustellungsstatus, Gründe für Unzustellbarkeiten sowie Statistiken zum Open- und Link-Tracking.
Neben der Suppression List gibt es natürlich noch eine ganze Reihe weitere technische und organisatorische Maßnahmen für ein optimales Reputation Management beim Versand von transaktionalen E-Mails. Erfahren Sie außerdem in unserem Guide mehr zum Thema E-Mail Deliverability.
