Die meisten Unternehmen setzen für E-Mail mittlerweile auf Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste. Kleine Betriebe decken ihre Anforderungen mit dem Microsoft-Angebot oft ausreichend ab, für komplexe oder hybride Infrastrukturen sind häufig Ergänzungen von Drittanbietern sinnvoll. Um die geschäftskritische E-Mail-Kommunikation bestmöglich abzusichern, kommen neben Microsoft 365 idealerweise Lösungen wie die Retarus Enterprise Cloud Services zum Einsatz. Diese berücksichtigen neben Sicherheitsaspekten auch Zustellerfolg, Continuity, Compliance, Applikations-Traffic sowie das Routing in komplexen Infrastrukturen.
Fragmentierte Architekturen führen zu schlechter Kontrolle, Sicherheit und Zustellbarkeit
In verschiedenen Projekten mit unseren Partnern war eine der größten Herausforderungen die über Jahrzehnte gewachsene Komplexität der Systemarchitekturen. Die Folge: ein schwieriger Spagat zwischen On-Premises- und Cloud-Anwendungen sowie enormer Aufwand für die E-Mail-Infrastruktur im eigenen Haus. Um eine Cloud-First-Strategie erfolgreich und konsequent umzusetzen, muss man diese Themenfelder aber klar auflösen und gemäß Kundenanforderungen neu aufsetzen.
Den gesamten Mail-Verkehr aktiv kontrollieren
Global verteilte, heterogene oder teils veraltete On-Premises-Systemlandschaften lassen sich nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren. Gerade die bereits erwähnten komplexen oder hybriden E-Mail-Infrastrukturen im Enterprise-Umfeld müssen mit wichtigen Add-on-Diensten vervollständigt und abgesichert werden, um die Kommunikation und damit das Business am Laufen zu halten. Beispielsweise muss das von Microsoft gedeckelte Empfangs- und Versandvolumen für transaktionale E-Mails umgangen werden, indem man Workplace- und Applikations-Traffic voneinander trennt. Die gesamte E-Mail-Kommunikation sollte zudem mit einer herstellerunabhängigen “aktiven” Backup-Lösung vor Ausfällen geschützt sein. Ein intelligentes Routing schließlich bildet die Grundlage für effiziente Workflow-Automatisierung und eine Vereinfachung und Konsolidierung der eigenen Infrastruktur.
„Und was ist mit dem Versand aus Applikationen?“
Mit dem Umzug Richtung Microsoft 365 lässt sich der nutzerbasierte E-Mail-Traffic zwar abbilden. Viele Firmen stehen aber vor der Frage, wie mit dem heutzutage deutlich umfangreicheren E-Mail-Versand aus Applikationen umzugehen ist. Sogar Microsoft selbst rät aufgrund eigener Volumenbeschränken in diesem Zusammenhang seit jeher dazu, spezialisierte Drittanbieter zu nutzen.
Mit Transactional Email versenden Retarus-Kunden große Mengen automatisierter E-Mails über Standardschnittstellen wie REST-API oder SMTP direkt aus bestehenden Geschäftsanwendungen über die leistungsstarke und 100 % DSGVO-konforme Infrastruktur der Retarus Enterprise Cloud – ohne ihre eigene E-Mail-Infrastruktur zu belasten. Dank CSA-Zertifizierung und ausgefeiltem Reputation Management mit exzellenten Zustellraten. Der Bounce and Response Manager ist die perfekte Ergänzung für Transactional Email. Mit diesem Service behalten Kunden nach dem hochvolumigen Mail-Versand auch den Rückkanal stets unter Kontrolle.
Routing und automatisierte Workflows
Außerdem lässt sich mit der Retarus Predelivery Logic der gesamte eingehende E-Mail-Verkehr über selbst definierte Regeln kontrollieren, organisieren, umleiten oder anpassen – und zwar vorgeschaltet vor Microsoft 365. Überdies sind Unternehmen in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite: Retarus verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen.
Auch für Retarus-Partner eröffnet die Predelivery Logic neue Möglichkeiten. Diese können ihr Know-how und Prozesswissen gezielter in Kundenprojekte einbringen – sei es durch Kreieren eigener Regelwerke oder bei der Verarbeitung und Verteilung von E-Mails aus anderen Business-Applikationen des eigenen Portfolios. Auf diese Weise verschaffen sich Partner einen klaren Mehrwert gegenüber dem Vertrieb standardisierter Security-Services.
Trace and Recover sichert den E-Mail-Verkehr aus Unternehmensanwendungen zusätzlich ab und beschleunigt Support-Prozesse. Der intelligente Kurzzeitspeicher ermöglicht es Mitarbeitern im Service- oder Contact-Center, verlorengegangene transaktionale E-Mails schnell zu finden und erneut zu versenden. Und zwar, ohne dass man ihnen Zugriff auf die ursprünglich versendende Business-Applikation und deren Workflows geben muss.
Eigenständige E-Mail Continuity
Bei der E-Mail Continuity sollte man auf einen vom primären E-Mail-Anbieter unabhängigen Dienst setzen. Die entsprechende Lösung von Retarus funktioniert auch dann noch, wenn etwa Exchange Online großflächig ausfällt oder gezielt angegriffen wird. Für einen möglichst nahtlosen Übergang stehen dann vorab provisionierte Webmail-Postfächer bereit. Kunden sind weiter unter ihrer bekannten E-Mailadresse erreichbar. Imageschäden und Verluste durch mangelnde Erreichbarkeit werdend auf ein absolutes Mindestmaß reduziert.
Verschlüsselung und Archivierung
Für eine benutzerfreundliche, sichere Verschlüsselung business-kritischer Nachrichten unterstützt Retarus Email Encryption alle gängigen Standards und stellt dank Webmailer-Integration und Schlüsselverwaltung eine breite Nutzung sowie einen leichten Zugang selbst für Kommunikationspartner ohne eigene Verschlüsselung sicher. Mit dem Retarus Email Archive bewahren Unternehmen ihre Geschäftskommunikation gemäß aktueller Compliance-Vorgaben revisionssicher auf. Dank Connector funktioniert dies problemlos ohne Speicherlimits, mit sekundenschneller Suche und einem granularen Zugriffssystem inklusive lückenloser Protokollierung aller Systemzugriffe.
Einheitliches Schutzniveau
Auch bei der Lizenzierung, die nicht nur komplex, sondern auch kostspielig sein kann, bietet Retarus wertvolle Unterstützung und Einsparpotenzial. Dies gilt insbesondere bei der Absicherung hybrider Infrastrukturen und weit verzweigter Firmenkonstellationen, bei denen unterschiedliche Microsoft-Lizenzen (E1/E3/E5) zum Einsatz kommen. Die Abrechnung der Retarus-Services erfolgt dabei bedarfsgerecht auf Mailbox-Ebene.
