In einer zunehmend schneller getakteten und ungewisseren Geschäftswelt sind Unternehmen mehr denn je auf ihre Fähigkeit angewiesen, innovativ zu sein und sich anzupassen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, versuchen Führungskräfte für Infrastruktur und Betrieb (I&O) auf der ganzen Welt, das Potenzial der Cloud zu nutzen. Ein Thema, mit dem man sich idealerweise eher früher als später auseinandersetzen sollte. Das Analystenhaus Gartner® konstatiert dazu: “Bis 2028 wird Cloud Computing für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen unverzichtbar geworden sein. Der Geschäftserfolg wird von der Fähigkeit eines Unternehmens abhängen, seine Cloud-Computing-Strategie umzusetzen.”1.
Für alle, die sich mit Messaging und Fax auskennen, ist dies nicht überraschend. Ohne zentralisierte und vereinfachte Cloud-Fax-Lösung sehen sich I&O-Teams mit mehr Arbeit, gesteigerter Komplexität und erheblichen Einschränkungen konfrontiert. Der Kern dieser Probleme ist lokale Infrastruktur für Fax-Server. Wir haben unsere jahrzehntelange Erfahrung im Markt für digitales Fax genutzt, um aufzuzeigen, wie I&O-Entscheider (und Unternehmen insgesamt) ihr Geschäft transformieren und digitalisieren können, indem sie sich von On-Premises-Fax-Servern trennen.
Stärkere Zentralisierung heißt weniger Arbeit und Komplexität für die IT
Bei komplexen Fax-Infrastrukturen kann jede Geschäftseinheit eigene, unabhängige Fax-Server betreiben. Das führt dazu, dass Verwaltung und Reporting nicht zentralisiert genug sind. Darunter leidet die Effizienz von IT-Service-Management-Prozessen erheblich. Folglich steigt auch der Aufwand für die Überwachung, Kontrolle und Aktualisierung des gesamten Fax-Systems.
Komplexe Integrationen verfügen zudem oftmals nicht über umfassende Analyse- oder Reporting-Funktionen. Für das IT-Management ist es dann häufig schwierig, Daten zu Fax-Nutzung, Trends oder Leistungskennzahlen zu erfassen und zu analysieren. Da schränkt seine Möglichkeiten ein, Ressourcen zu optimieren und potenzielle Probleme zu identifizieren.
In einer modernen, cloudbasierten Fax-Umgebung stärken eingebettete intelligente Analyse- und Reporting-Funktionen das IT-Management. Dank wertvoller Einblicke in Fax-Nutzungsmuster sind IT-Experten in der Lage, Ineffizienzen aufzudecken und die Fax-Kommunikation zu optimieren, wodurch die Systemkomplexität reduziert wird. Die Analysedaten ermöglichen kompetente Entscheidungen, Ressourcenoptimierung und die Identifizierung potenzieller Probleme – bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.
Grenzenlose Skalierbarkeit bei niedriger betrieblicher Komplexität
Bei einer fragmentierten Fax-Umgebung wird ein durch wechselnde Geschäftsanforderungen bedingtes ständiges Hoch- und Herunterskalieren der Faxserver-Ressourcen leicht zu einer Mission: Impossible. Das Hinzufügen oder Entfernen von Fax-Servern, die Integration in andere Systeme oder die Erweiterung von Kapazitäten ist komplex und zeitaufwändig und führt zu Verzögerungen und potenziellen Serviceunterbrechungen.
Die Verwaltung und Unterstützung mehrerer Server-Infrastrukturen erfordert einen permanenten Arbeitsaufwand für IT-Teams. Wartungsaufgaben wie Software-Updates, Patches und Fehlerbehebung lassen sich nicht rationalisieren, was gleichfalls zu höherem Aufwand und potenziellen Serviceunterbrechungen führt.
Fachpersonal mit profunden Kenntnissen über mittlerweile überholte Fax-Infrastruktur ist 2024 immer schwieriger zu finden. Und niemand hat Lust, neue Arbeitskräfte auf zunehmend veralteter Hardware zu schulen. Eine perfekt skalierte Umgebung mit geeignetem Support aufrechtzuerhalten ist keine leichte Aufgabe.
Bei cloudbasierten Lösungen kümmert sich der Anbieter um Updates, Patches und Fehlerbehebung und befreit IT-Ressourcen von routinemäßigen Wartungsaufgaben für Fax-Server ab. Eigens für Support- und Service-Management zuständige Expertenteams stehen dem Kunden während der gesamten Laufzeit für Onboarding, Implementierung und alle weiteren Aufgaben zur Seite. Ihr Fachwissen und ihre Beratung helfen bei der Überwindung von Kompetenzlücken, damit der Wechsel zur Cloud reibungslos verläuft und der Kunde sich keine Sorgen über mangelndes Know‑how im eigenen Hause machen muss.
Bei Anbietern von echten Cloud-Fax-Lösungen für Unternehmen muss der Kunde nicht noch zusätzlich in Hardware und Software investieren, um die Fax-Kapazität zu skalieren. Wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln, ermöglichen erfolgreiche Cloud-Fax-Lösungen nahtlose, dynamische Anpassungen der Fax-Kapazität und sorgen so für eine stets optimale Ressourcennutzung. Das reduziert die Kosten und vereinfacht zudem die Verwaltung mehrerer Fax-Server. Dadurch können sich IT-Manager verstärkt strategischen Initiativen widmen und brauchen sich nicht mit dem Tagesgeschäft aufzuhalten.
Bestmögliche Integration zur Freude von Administratoren
Die Implementierung von Systemen, die auf unterschiedliche Abteilungen, Niederlassungen oder Regionen verteilt sind, ist ein zeitaufwendiges Unterfangen. Dennoch ist die Integration in Unternehmensanwendungen, wie Dokumentmanagement- oder CRM-Systeme, für die effektive Unterstützung von Geschäftsprozessen unerlässlich.
Für die Integration der einzelnen Fax-Server mit Unternehmensanwendungen müssen gewöhnlich deren eigene Schnittstellen, eigene Formate und eigene Einschränkungen berücksichtigt werden. Dies erschwert IT-Managern den nahtlosen Datenaustausch und eine unkomplizierte Automatisierung von Arbeitsabläufen. Darüber hinaus verfügt jede Komponente in der Regel über eigene Managementportale, Verwaltungstools oder sogar altmodische Protokolldateien zur Nachverfolgung der Fax-Leistung, Benutzerverwaltung und Bearbeitung von Incidents und Change Requests. Diese Inkonsistenzen in der Verwaltungserfahrung und die mangelnde Standardisierung sind für Administratoren ein Ärgernis und beeinträchtigen die Produktivität.
Cloud-Fax-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, z. B. Dokumentmanagementsysteme, CRM-Datenbanken und ERP-Plattformen, und sind auch mit Unternehmensschnittstellen von Anbietern wie SAP, Epic und Microsoft kompatibel. Mit vorgefertigten Konnektoren, Standard-APIs und sogar individuell wählbaren Integrationsoptionen lassen sich Fax-Arbeitsabläufe ganz einfach über verschiedene Systeme hinweg verbinden und optimieren.
Diese direkten Integrationsmöglichkeiten sowie intelligente Datenextraktion und darauf basierende Arbeitsmethoden treiben die Entwicklung weg von Papier und manuellen Prozessen voran. Da manuelle Schritte eliminiert werden und die Interoperabilität verbessert wird, erzielen Unternehmen leicht eine höhere Produktivität und reibungslosere Geschäftsabläufe.
Lücken bei Sicherheit und Compliance schließen
Kunden müssen den Datenschutz gewährleisten, Sicherheitsprotokolle durchsetzen und sich ändernde Bestimmungen einhalten – Aufgaben, die durch verstreute Fax-Server vor Ort unnötig verkompliziert werden.
Sicherheitsrisiken und Compliance-Herausforderungen ufern aufgrund dezentralisierter Infrastrukturen aus. Jeder Server kann unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle haben. Das erschwert die Durchsetzung einheitlicher Sicherheitsrichtlinien. Die Gewährleistung der Vertraulichkeit von Daten sowie die Einhaltung von Prüfprotokollen und behördlichen Auflagen wie HIPAA und DSGVO wird immer schwieriger.
Ein vollständiger, cloudorientierter Ansatz für Unternehmen stellt durch ein stabiles Framework, das sensible Daten schützt, Sicherheit und Compliance optimal sicher. Dazu gehört die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung, um die Vertraulichkeit und Integrität von Faxnachrichten sicherzustellen. Unternehmen, die Zertifizierungen gemäß SOC 1, SOC 2, ISO 27001 oder PCI-DSS benötigen, müssen sich für einen Anbieter mit geeignetem Compliance-Framework entscheiden.
Fax geht auch zeitgemäß – mit Retarus
I&O-Entscheider sollten beim Erstellen ihrer Roadmaps für technologische Verbesserungen im Jahr 2024 im Hinterkopf haben, dass als veraltetet wahrgenommene Technologie nichtsdestotrotz eine wichtige und zeitgemäße treibende Kraft für die Automatisierung sein kann. Retarus möchte Unternehmen die Werkzeuge an die Hand geben, die sie brauchen, um ihren Technologie-Stack transparent und vorgabenkonform effektiv zu modernisieren.
Wir halten uns nicht nur an Regulierungen und bieten branchenführende Zertifizierungen, sondern setzen uns darüber hinaus eingehend mit der Berichterstattung auseinander, um Compliance-Lücken proaktiv zu schließen. Dadurch, dass die für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erforderliche Transparenz bei der Berichterstattung gewährleistet wird, können Kunden von Retarus das Risiko eines Verstoßes effektiv senken. Darüber hinaus liefert unser Fax-Reporting wertvolle Einblicke in Nutzungsmuster, sodass Kunden Ineffizienzen aufdecken und ihre Fax-Kommunikation optimieren können. Und mit einer großen Auswahl an vorgefertigten Konnektoren, Integrationsoptionen und Techniken zur weitere intelligente Arbeitsabläufe bietet Retarus Cloud Fax eine ideale Ausgangsbasis für optimierte Automatisierungsprozesse.
1 Gartner, Cloud Computing in 2028: From Technology to Business Necessity, von Dennis Smith, 25. September 2023. GARTNER ist eine eingetragene Marke bzw. eine Dienstleistungsmarke von Gartner, Inc. und/oder verbundenen Unternehmen in den USA und international und wird hier mit Genehmigung verwendet. Alle Rechte vorbehalten.
