Wir bieten für unsere Kunden nicht nur Cloud- und Managed EDI Services, sondern auch die dazu passende EDI Archivierung an.
Die Archivierung steuerrechtlich relevanter Dokumente ist stets gesetzlich geregelt, für Deutschland zum Beispiel in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Zu EDI-Daten heißt es darin: „Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.“ Das bedeutet, dass sowohl die originäre als auch die konvertierte Datei zu archivieren sind – insbesondere dann, wenn die EDI-Daten hierbei den steuerrechtlich relevanten Beleg darstellen. Nicht zulässig ist dabei, die EDI-Daten beispielhaft als PDF zu exportieren, diese Datei daraufhin als Beleg und die EDI-Daten nur als “Buchungshilfe” zu deklarieren, um sie nicht archivieren zu müssen.
Weiter heißt es über gescannte Dokumente, die in EDI-Daten konvertiert werden: „Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. […] Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Scanvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).“ Auch hier gilt, dass jede veränderte Version des Dokumentes archiviert werden muss.
Bei einer Wirtschaftsprüfung können etwaige Misstände in diesen Prozessen auffallen und unangenehme Folgen nach sich ziehen. Weitere Einzelheiten finden Interessierte auch in einer Präsentation des Verbands elektronische Rechnung (VeR), bei dem Retarus Mitglied ist.
Retarus hat für seine EDI-Kunden zwei Archivoptionen im Angebot, die sich auch kombinieren lassen. Wenn der Kunde selbst archivieren möchte, können wir die originären und konvertierten Daten separat rückübermitteln. Alternativ können wir unseren Kunden aber auch eine Langzeit-Archivierung insbesondere für Rechnungen (EDI / PDF) anbieten, das über umfangreiche Funktionen verfügt und mit rechtskonformer Archivierung (einschließlich GoBD) für über 50 Länder auch die internationale Compliance dauerhaft sicherstellt.
Der Long Term Archiving Service bietet erweiterte Funktionen für Italien oder Ungarn, wo steuerrechtlich relevante Dokumente nach erfolgter Archivierung zusätzlich einem sogenannten Preservation Process unterliegen, um die Datenintegrität über die gesamte Archivzeit nachzuweisen. Dabei wird für jede eingelagerte Datei in vorgeschriebenen Zeiträumen eine Prüfsumme mit Metadaten in eine separate XML-Datei geschrieben. Diese Datei wird anschließend mit einem digitalen Zeitstempel signiert, abschließend im Archiv gespeichert und kann dort abgerufen werden.
Kunden bekommen ein separates Web-Portal für den Zugriff und Suche nach archivierten Daten. Die granulare Benutzerverwaltung (SuperAdmin, Admin, User, Audit) ermöglicht externe Online-Audits; gleichzeitig registriert ein Event Log jeden Login, Zugriff oder Download. Die Datenspeicherung erfolgt gemäß europäischen Datenschutzrichtlinien. Der Retarus EDI Long Term Archiving Service lässt sich einfach in eine bestehende IT-Umgebung integrieren. Die Kosten sind kalkulierbar und nutzungsabhängig. Ein De-Provisioning ist selbstverständlich ebenfalls möglich, sodass jegliches Risiko ausgeschlossen ist.
Erhalten Sie mehr Informationen zu unseren EDI-Services oder lesen Sie unseren Cloud EDI Use Case. Gerne können Sie auch Ihren Retarus Ansprechpartner vor Ort kontaktieren.
