Über den sinnvollen Umgang mit E-Mail ist schon jede Menge geschrieben und gesagt worden – offenbar gibt es dafür einen nicht enden wollenden Bedarf …
Dankenswerterweise hat uns kürzlich Manfred Eder aus der IT-Abteilung unseres langjährigen Kunden BSH Hausgeräte GmbH ein kleines Papier zur Nutzung von E-Mails zugeschickt, das er schon vor einiger Zeit verfasst hat. Der Inhalt ist aber im besten Sinne zeitlos und hat uns so gut gefallen, dass wir ihn an dieser Stelle (mit Erlaubnis vom und Dank an den Verfasser) wiedergeben.
Erklärtes Ziel ist es, die Flut von E-Mail-Nachrichten mit unnötigen Informationen einzudämmen und Kommunikationspartnern den Umgang mit Mails zu erleichtern. Los geht es mit einigen
Grundlagen
- Verschicken Sie pro Tag nicht mehr Nachrichten, als Sie selbst erhalten möchten.
- E-Mail ist nicht unbedingt der geeignetste Kommunikationskanal. Überlegen Sie vor dem Abschicken, ob nicht ein Anruf oder eine Chatnachricht besser wäre.
- Empfänger sollten nur die Menschen sein, die die Information in der E-Mail benötigen.
- Wer sein eigenes Verhalten wirklich verbessern möchte, sollte aufhören, den eigenen Vorgesetzten zur Sicherheit in Kopie zu setzen. Ganz allgemein ist es wichtig, darüber nachzudenken, wen man auf Cc setzt.
- Um nicht sinnlos fremde Postfächer zu fluten, sollten man nicht unnötig „Allen antworten“ und zusätzliche Empfänger nur falls unbedingt nötig hinzufügen.
- Vermeiden Sie es, sich in eine längere Unterhaltung oder einen längeren Disput per E-Mail verwickeln zu lassen.
- Antworten Sie zeitnah, aber nicht unmittelbar (außer das ist gefordert). Und falls Sie gerade schlecht gelaunt sind, kann ein bisschen „Abstand“ auf gar keinen Fall schaden.
Länge
Der Text einer Nachricht sollte kurz und prägnant sein. Die besten E-Mails sind jene, die man zur Gänze lesen kann, ohne zu scrollen. E-Mails sind kein Ersatz für ausführlichere Schreiben. Sie sollten kurz und schnell sein, klar und lebhaft. Falls der Text länger sein muss, empfiehlt sich ein Absatz alle vier bis fünf Zeilen.
Betreff
Die Betreffzeile hilft dabei, E-Mails zu speichern und später wiederzufinden. Den Empfänger unterstützt ein guter Betreff dabei, die Nachrichten im Postfach zu verarbeiten.
- Verschicken Sie niemals Nachrichten mit leerer Betreffzeile.
- Halten Sie den Betreff kurz, aber aussagekräftig.
- Manchmal mag der Inhalt der Betreffzeile ausreichen und ein Body-Text überflüssig sein. Dann mit „END“ oder „EOM“ (End of Message) abschließen, um das zu signalisieren.
Body-Text und Formate
Davon, wie der Textkörper eine Nachricht gestaltet ist, hängt ab, wie gut der Empfänger den Inhalt auffassen kann. Der Body-Text hilft so beim Teilen von Informationen.
- Erstellen Sie Zusammenfassungen.
- Nutzen Sie Gliederungspunkte.
- Formatieren Sie, aber „einfach“. Nicht zu viele Farben. Fett, kursiv und unterstrichen reicht meistens.
- Schrei(b)en Sie – auch nicht zur Hervorhebung – ganze Wörter in Großbuchstaben.
- Vermeiden Sie Bilder, um Speicherplatz zu sparen.
- Benutzen Sie eine Rechtschreibprüfung.
- Verwenden Sie die offizielle, richtlinienkonforme Signatur.
Wenn Sie E-Mail benutzen, sollte dies die Art und Weise, die Kultur der Kommunikation widerspiegeln. Heutzutage stehen uns viele unterschiedliche Mittel und Wege der Kommunikation zur Verfügung, die sich noch dazu durch neue Technologien und Dienste verändern. E-Mail ist ein Medium von vielen – und sollte entsprechend selektiv behandelt werden.
