Die EU-Kommission treibt die elektronische Rechnungsstellung schon seit geraumer Zeit voran. Grundstein war die „RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“, die in einem semantischen Datenmodell Kernelemente einer elektronischen Rechnung europaweit festschreibt. Die EU wollte damit den grenzüberschreitenden Handel bei öffentlichen Aufträgen in digitaler Form ermöglichen und in den öffentlichen Verwaltungen die Akzeptanz elektronischer Rechnungen garantieren.
Sechs Jahre später, am 18. April 2020, wurde das E-Invoicing für öffentliche Verwaltungen und Lieferanten in Europa verpflichtend. Die meisten Mitgliedsländer haben dafür eigene Standards geschaffen. Deutschland und Frankreich beispielsweise haben gemeinsam Factur-X entwickelt, um die Auflagen der Norm EN16931 zu erfüllen. In Deutschland kennt man dieses E-Invoicing-Format auch unter dem Namen ZUGFeRD. Dessen aktuelle Version bietet auch die Möglichkeit, eine XRechnung zu verschicken, ein deutsches Spezialformat für die Rechnungsstellung im B2G-Bereich (Business-to-Government).
Über die Entwicklungen des europäischen Vorreiters Italien mit seiner Variante der Pflicht zur E-Rechnung mit FatturaPA hatten wir an dieser Stelle bereits früher berichtet. Generell ist es für international tätige Unternehmen ratsam, die Entwicklungen in Italien und ähnlich aktiven Ländern wie Ungarn oder Frankreich genau zu beobachten. Hier zeichnet sich fürs B2B-Geschäft ein klarer Trend ab: Post-Audit-Verfahren werden durch Clearance Center abgelöst. Dafür muss man zwingend auf EDI umstellen.
Die Zukunft der Rechnungsstellung in Europa ist elektronisch
Auch die freie Wirtschaft hat die prozessualen Vorteile des E-Invoicings wie beispielsweis das einfachere und schnellere Verarbeiten oder die Einsparungen durch zentrale Archivierung bei niedrigen Kosten längst erkannt. In der Folge breitet sich auch B2B-E-Invoicing immer weiter aus. Ein Artikel der Europäischen Union prognostiziert mögliche Einsparungen von bis zu 40 Milliarden Euro per annum allein im europäischen Business-to-Business-Geschäft.
Es ist daher davon auszugehen, dass die klassische Rechnung in Papierform in der Europäischen Union im B2G und B2B schon bald überflüssig wird und ausstirbt, weil sie ihre verpflichtenden Funktionen nicht mehr erfüllen kann und E-Invoicing deutlich günstiger ist.
Was sollte ein Solution Provider für E-Invoicing können?
E-Invoicing in Europa entwickelt sich aktuell so dynamisch weiter, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Da liegt es nahe, sich aufs eigene Kerngeschäft zu konzentrieren und für die elektronische Rechnungsstellung auf die Expertise und die Services eines spezialisierten Drittanbieters zu vertrauen. Womit sich die Frage stellt, nach welchen Kriterien man einen geeigneten Lösungsanbieter auswählen sollte.
In Frankreich etwa muss man aktuell für jede elektronische Rechnung 24 verschiedene Informationen aus Rechnungsfeldern bei der französischen Steuerverwaltung einreichen. In einer späteren Phase sollen sogar noch weitere Informationen dazukommen. Welche das sein werden und ab wann sie gefordert sind, hat der Staat noch nicht klar definiert. Für derlei dauernde Änderungen benötigt man ein verlässliches Compliance Management, das für den Auftraggeber die Situation im Auge behält.
In puncto Skalierbarkeit sollte der E-Invoicing-Dienstleister mit dem Auftraggeber wachsen und die nötige Flexibilität bei der Integration von Formaten und Standards gewährleisten können. Auch sollte mit dem Partner bei Bedarf die Ausweitung auf weitere Einrichtungen und EDI-Services möglich sein, um sich gesamtunternehmerisch langfristig gut aufzustellen.
Einfache und schnelle Integrierbarkeit ist ein Qualitätsmerkmal jahrelanger EDI Expertise. Ein kompetenter Solution Provider versteht die Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse seiner Kunden und sollte in der Lage sein, sich zuverlässig und zeitnah in jedes ERP-System zu integrieren. Eine Implementierung innerhalb weniger Wochen sollte ebenso gewährleistet wie ISV-Partnerumsetzungen, um sich für die Zukunft möglichst breit aufzustellen.
Auch die Termintreue eines Lösungsanbieters kann schnell geschäftskritisch sein. Regularien und gesetzliche Vorgaben unterliegen zeitlichen Fristen und müssen zu bestimmten Stichtagen umgesetzt sein. Wichtig ist auch Expertise bei der Anbindung an internationale Netzwerke. Für die Nutzung des grenzüberschreitenden und elektronisch unterstützten Beschaffungswesens wird beispielsweise ein zertifizierter PEPPOL-Access-Point für rechtlich konformes E-Invoicing für B2G, B2B und B2C unter Einhaltung internationaler Standards benötigt.
Letztlich machen aber der Faktor Mensch und guter Service und Support den Unterschied. Persönliche Ansprechpartner mit langjähriger Projekterfahrung helfen den Kunden, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren, Ressourcen zu schonen und Kosten zu senken. Vertrauenswürdige Dienstleister sollten ein 24×7-SLA-Monitoring inklusive verpflichtender Rückmeldungen anbieten und ihren Support idealerweise inhouse betreiben.
Eine Lösung für alle Anforderungen und Kommunikationskanäle
Retarus E-Invoicing ist eine kosteneffiziente Cloud-Lösung, entwickelt mit EDI-DNA und über 27 Jahren Erfahrung. Sie entspricht internationalen Vorschriften und erfüllt unterschiedlichste technische Länderanforderungen. Als zertifizierter PEPPOL-Access-Point und Mitglied in lokalen E-Invoicing Verbänden betreibt Retarus für seine Kunden rechtlich konformes E-Invoicing für B2G, B2B und B2C in Europa und der Welt, immer unter der Einhaltung internationaler Standards.
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