Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) gewinnt in Europa zunehmend an Bedeutung. Auch Serbien hat mit der Einführung eines gesetzlich geregelten E-Invoicing-Systems klare Vorgaben geschaffen, die Unternehmen, Behörden und Steuerzahler gleichermaßen betreffen.
Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die regulatorischen Anforderungen und zeigt auf, wie Unternehmen die Umstellung am besten bewerkstelligen können.
Hintergrund: Die schrittweise Einführung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Serbien begann schrittweise, um den unterschiedlichen Anforderungen von Behörden und Unternehmen gerecht zu werden. Die rechtliche Grundlage bildet das Gesetz Nr. 44/2021, das am 7. Mai 2021 in Kraft getreten ist und folgenden Zeitplan für die Umsetzung vorsah:
- Mai 2022: Unternehmen des privaten Sektors sind verpflichtet, Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) elektronisch zu übermitteln. Öffentliche Stellen müssen Rechnungen empfangen und archivieren können.
- Juli 2022: Öffentliche Stellen müssen elektronische Rechnungen an Unternehmen des Privatsektors (G2B) senden. Gleichzeitig müssen diese Unternehmen in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen und zu speichern.
- Januar 2023: Elektronische Rechnungen für Business-to-Business-Transaktionen (B2B) werden obligatorisch.
Technische und rechtliche Anforderungen
Die serbische Regierung hat mit Sistem eFaktura (SeF) eine zentrale Plattform geschaffen, die den Austausch, die Validierung und die Archivierung elektronischer Rechnungen sicherstellt. Die wichtigsten technischen Anforderungen auf einen Blick:
- Rechnungsformat: Serbische E-Rechnungen müssen im XML-Format gemäß UBL 2.1 erstellt werden. Dabei gelten die CIUS-Spezifikationen der EU-Norm EN 16931.
- Zugang zur Plattform: Unternehmen müssen sich mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat registrieren und können Rechnungen entweder manuell über die Plattform oder automatisiert über eine API einreichen.
- Archivierung: B2G-Rechnungen müssen 10 Jahre lang archiviert werden. Für B2B-Rechnungen gilt die gleiche Regelung, ergänzt durch eine jährliche Prüfpflicht.
- Autorisierung: Ein zentrales Element des serbischen E-Invoicing-Systems ist die Frist für die Genehmigung oder Ablehnung einer eingereichten Rechnung. Diese beträgt 15 Tage ab Eingang.
Sanktionen bei Verstößen
Unternehmen, die sich in Serbien nicht an die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung halten, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen. Hier die wichtigsten Details:
- Bußgelder für Unternehmen: Zwischen 1.700 und 17.000 Euro pro Verstoß.
- Persönliche Strafen für Geschäftsführer: Zwischen 420 und 1.270 Euro pro Verstoß.
Diese Strafen unterstreichen die Bedeutung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig mit hohen Rechnungsvolumina arbeiten.
Herausforderungen für international tätige Unternehmen
Vor allem multinationale Unternehmen stehen vor sprachlichen und organisatorischen Hürden. So sind beispielsweise die vom serbischen Finanzministerium zur Verfügung gestellten technischen Anleitungen und Schulungsmaterialien ausschließlich in serbischer Sprache verfügbar. Dies kann die Integration und Schulung für IT-und Finanzabteilungen, die oft zentralisiert arbeiten, erheblich erschweren.
Wie können Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden?
Unternehmen können die Umstellung effizient gestalten, wenn sie die folgenden Schritte beachten:
- Internationale Compliance sicherstellen: Abstimmung der IT- und Finanzabteilungen auf die spezifischen Anforderungen des serbischen Systems.
- Technische Integration: Nutzen Sie die API-Schnittstellen von Sistem eFaktura, um Rechnungsdaten direkt aus Ihrem ERP-System zu versenden und zu empfangen. Hierfür gelten gewisse Voraussetzungen für die Nutzung.
- Lokale Expertise einbinden: Arbeiten Sie mit zertifizierten Dienstleistern zusammen, die Erfahrung auf dem serbischen Markt haben und Sie bei der Implementierung und Schulung unterstützen.
- Rechtzeitige Vorbereitung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Implementierung und testen Sie Ihre Systeme in der bereitgestellten Testumgebung.
Fazit
Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Serbien ist ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Transparenz und Effizienz. Für Unternehmen bietet sich die Chance, interne Prozesse zu optimieren und langfristig Kosten zu sparen. Die Umsetzung erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um den rechtlichen und technischen Anforderungen gerecht zu werden.
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Mit diesem Ansatz können Unternehmen ihre Compliance sicherstellen und gleichzeitig die Vorteile einer modernen Rechnungsstellung nutzen.
