In einer Ära, in der Daten das wertvollste Kapital eines Unternehmens sind, ist die effiziente Verarbeitung von Dokumenten und die Umwandlung unstrukturierter und semi-strukturierter Informationen in nutzbare Daten entscheidend. Hier kommt die Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, kurz IDP) ins Spiel.
IDP ist eine ausgeklügelte Technologie, die Inhalt und die Informationen eines Dokuments erkennen, diese extrahieren und an die richtigen Stellen weiterleiten kann. Das Grundprinzip von IDP besteht darin, dass Unternehmen unstrukturierte Dokumente einer Anwendung übergeben, die relevante Informationen in strukturierte Daten umwandelt und sie anschließend ans firmeneigene ERP-System (Enterprise Resource Planning) übergibt. Die gängigsten Zielformate hierbei sind JSON und XML.
Eine essenzielle Funktion ist die Klassifikation. Unternehmen erhalten eine Vielzahl von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, die zunächst sortiert werden müssen. Die Dokumente können verschiedene Dateiformate haben oder aus Briefpost gescannt sein. Teil dieses Schrittes ist auch das sogenannte Preprocessing, das Störfaktoren innerhalb der Daten bereinigt.
Anschließend erfolgt die Datenextraktion, der zeitaufwendigste und ressourcenintensivste Schritt in der Dokumentenverarbeitung. Dabei werden alle relevanten Informationen wie Datumsangaben, Adressen, Artikelnummern und andere spezifische Datenpunkte erfasst. Musteridentifizierungsalgorithmen helfen, zu erkennen, wo welche Informationen zu finden sind. Dafür kommen Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), Natural Language Processing (NLP) sowie KI-Disziplinen wie Machine Learning und Deep Learning zum Einsatz
Im letzten Schritt, der Datenvalidierung, werden die extrahierten Daten auf Fehler, redundante Informationen und Inkonsistenzen geprüft. Dazu werden sie unter anderem mit den Stammdaten abgeglichen. Falls nötig, kann auch ein Mensch eingreifen, um maschinell nicht eindeutig identifizierte Informationen manuell zu überprüfen („Human in the Loop“). IDP spart Unternehmen Zeit und Geld und macht sie effizienter. Die maschinelle Erfassung ist außerdem weniger fehleranfällig. Die strukturierten Daten lassen sich in Unternehmenssystemen automatisiert weiterverarbeiten und auf diese Weise direkt und nahtlos in Geschäftsprozesse integrieren.
Mehr über die IDP-Lösung von Retarus erfahren Sie auf unserer Website oder direkt bei Ihrem Ansprechpartner vor Ort.
