Oft haben Lieferanten oder Kunden keine Möglichkeit, Geschäftsdaten wie etwa Aufträge digital und strukturiert zu übermitteln. In der Folge müssen viele Unternehmen eingehende Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Rechnungen aufwendig selbst erfassen. Das verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler. Um diese Herausforderungen zu lösen, stellt Retarus ab sofort Intelligent Capture Services bereit.
Trotz digitaler Geschäftsmodelle bewährte Kommunikationsprozesse nutzen
Mit den Intelligent Capture Services von Retarus lassen sich komplexe Bestell- oder Rechnungsprozesse zu einem hohen Grad automatisieren. Per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente werden als strukturierte Daten erfasst. Papierläufe entfallen. Dadurch können Unternehmen beispielsweise Bestellungen oder Rechnungen ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt in ERP-Systemen weiterverarbeiten. Die Prozesse der Kommunikationspartner bleiben dabei unverändert bestehen.
Alle eingehenden Dokumente durchlaufen eine leistungsstarke automatische Texterkennung (Intelligent Document Recognition, IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und neben dem Text auch die Struktur und weitere Bestandteile des Dokuments erfasst. Mithilfe der im System hinterlegten und stetig synchronisierten Katalog- und Stammdaten können alle Dokumente binnen kürzester Zeit inhaltlich überprüft und automatisch zugeordnet werden. Das System trainiert neue Layout-Strukturen und erkennt diese bei erneutem Datenempfang mit hoher Genauigkeit.
Auch Fehlerprüfungen lassen sich mit den Retarus Intelligent Capture Services automatisiert durchführen. Fehlerhafte Artikelnummern oder Summenberechnungen, fehlende Pflichtfelder sowie andere nicht zuordenbare Informationen werden mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie ausschließlich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung auch selbst und bietet dadurch eine Erkennungsrate von 100 Prozent. Im Anschluss übergibt der Cloud Service alle validierten Daten im gewünschten Format samt Originaldokument an die ERP-Anwendung.
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