In einer Zeit, in der Instant Messaging zu einem festen Bestandteil der persönlichen und beruflichen Kommunikation geworden ist, stecken Finanzinstitute in der Klemme. Großbanken wie JP Morgan Chase, Goldman Sachs und viele andere wurden bereits mit erheblichen rechtlichen Problemen konfrontiert, weil ihre Angestellten WhatsApp und andere Messaging-Anwendungen für die Kommunikation mit Kunden benutzt hatten – ein echtes Problem in Sachen Compliance und Aufbewahrungspflichten.
Die regulatorische Landschaft
Finanzinstitute unterliegen strengen Vorschriften, die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Anlegerschutz gewährleisten sollen. Wichtige Aufsichtsbehörden wie die US-Börsenaufsicht SEC oder die deutsche BaFin schreiben vor, dass alle geschäftliche Kommunikation aufbewahrt werden muss. Diese Vorschriften sollen vor Fehlverhalten schützen und sicherstellen, dass alle finanziellen Transaktionen auditierbar sind.
WhatsApp: Praktisch, aber unzureichend für die Kommunikation auf Unternehmensebene
WhatsApp und ähnliche Messaging-Dienste haben zweifellos ihren Reiz. Ihre Benutzerfreundlichkeit, die sofortige Nachrichtenübermittlung und die durchgängige Verschlüsselung mögen verlockend sein – aufgrund des Fehlens bestimmter Funktionen und Möglichkeiten auf Unternehmensebene sind sie für Banken und Unternehmen in stark regulierten Branchen ungeeignet, um mit Kunden rechtskonform zu kommunizieren.
- Unzureichende Datenhaltung: Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikationsmethoden wie E-Mails können Textnachrichten, die über WhatsApp und ähnliche Anwendungen gesendet werden, vom Unternehmen nicht systematisch erfasst und gespeichert werden. Das Fehlen einer automatischen Aufbewahrung von Aufzeichnungen bedeutet, dass wichtige geschäftliche Mitteilungen verloren gehen können. Banken verstoßen somit gegen Vorschriften, die eine umfassende Archivierung vorschreiben.
- Umgehung der Überwachung: Regulierungsbehörden sind besonders besorgt darüber, dass Mitarbeiter über private Messaging-Apps wie WhatsApp offizielle Kontrollmechanismen umgehen könnten. Diese Möglichkeit, sich der Überwachung zu entziehen, erhöht das Risiko eines unentdeckten Fehlverhaltens. Dabei soll die Regulierung genau dieses verhindern.
- Verschlüsselung und Compliance-Herausforderungen: Die starke Verschlüsselung von WhatsApp ist zwar für die persönliche Privatsphäre von Vorteil, erschwert jedoch die Nachverfolgung und das Abrufen von Geschäftskommunikation. Solche verschlüsselten Nachrichten gemäß der regulatorischen Vorgaben zu erfassen und zu speichern, stellt Finanzinstitute vor erhebliche Probleme.
Die Konsequenzen
Eine Nichteinhaltung hat schwerwiegende Folgen. Im Dezember 2021 wurde JP Morgan von der US-Börsenaufsicht Securities and Exchange Commission (SEC) und der Commodity Futures Trading Commission (CFTC) zu einer Geldstrafe von 200 Millionen US-Dollar verurteilt. Diese Geldbußen wurden verhängt, weil die Bank es versäumt hatte, die Kommunikation ihrer Mitarbeiter über WhatsApp und andere persönliche Geräte angemessen zu überwachen und aufzubewahren. Dies stellt einen erheblichen Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften dar und unterstreicht, wie wichtig es ist, alle geschäftlichen Mitteilungen ordnungsgemäß zu nachzuhalten. Goldman Sachs, Barclays und viele andere wurden mit ähnlichen Strafen belegt.
Die unternehmensweite, rechtskonforme Lösung: Mail2SMS
Das obige Szenario verdeutlicht die kritische Überschneidung von modernen Kommunikationstechnologien und regulatorischer Compliance. Instant-Messaging-Apps wie WhatsApp sind zwar praktisch, bringen aber auch erhebliche Herausforderungen mit sich, die man nicht außer Acht lassen darf. Aufzeichnungspflichten einzuhalten ist für die Aufrechterhaltung von Transparenz und Rechenschaftspflicht im Finanz- und Bankwesen und in anderen stark regulierten Branchen unerlässlich.
Mit der Enterprise-SMS-Lösung Retarus Mail2SMS können Unternehmen SMS-Nachrichten aus jedem E-Mail-Client und allen über SMTP angebundenen Anwendungen versenden. Mitarbeiter können komfortabel und einfach von ihrem Desktop aus SMS versenden. Und weil Mail2SMS im selben Netzwerk/Client gehostet wird wie ihre E-Mail, werden alle Datenaufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens automatisch übernommen.
Anders gesagt: Der Versand von Textnachrichten über Mail2SMS stellt sicher, dass die Mitarbeiterkommunikation sowohl den unternehmensinternen Richtlinien zur Datenspeicherung als auch den branchenspezifischen Vorschriften entspricht. Dies macht die unternehmensweite SMS-Nutzung effizienter, einfacher und rechtskonformer.. Dank der dynamischen Routing-Funktion können sich mehrere Benutzer eine Rufnummer teilen und benötigen keine individuellen Long Codes. Mail2SMS ermöglicht native Adressbuchsynchronisierung für Active Directory, LDAP, Notes und andere Verzeichnisdienste. Es integriert sich sogar nahtlos in Microsoft Exchange, sodass Mitarbeiter SMS-Nachrichten direkt aus ihrem gewohnten Outlook senden können.
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