Dass E-Mail auch in Zeiten von Slack und Co für die berufliche Kommunikation unverzichtbar ist, ist unstrittig. Beim richtigen Umgang mit E-Mail können aber auch Profis noch dazulernen.
Zum Beispiel aus einem kleinen Ratgeber, den Roi Ben-Yehuda unlängst für „Fast Company“ verfasst hat. In dem Text geht es auch darum, warum wir von E-Mail nicht lassen können – das soll uns aber an dieser Stelle nicht interessieren; wer möchte, kann das gern beim Original nachlesen. Spannend ist aber, was der Autor seinen Leser*innen an Ratschlägen für den sinnvollen Umgang mit ihrer Inbox auf den Weg gibt.
Für den Anfang empfiehlt Ben-Yehuda, sich das persönliche E-Mail-Verhalten in einem kleinen Audit mal genauer anzuschauen. Denn nur wer weiß, wie oft am Tag sie oder er den Posteingang auf neu eingegangene Nachrichten kontrolliert, kann dieses Verhalten auch ändern. Und tut das womöglich schon automatisch deswegen, weil sie oder er sich die Häufigkeit überhaupt bewusst macht.
In einem nächsten Schritt dürfte es in den allermeisten Fällen sinnvoll sein, eingehende Nachrichten zu priorisieren. Eine probate Möglichkeit für eine solche Hierarchie hierfür ist zum Beispiel die Bedeutung des Absenders – denn eine E-Mail von der Chefin oder vom Chef sollte anders behandelt werden als ein wöchentlicher Newsletter. Die US-amerikanische Ratgeber-Autorin Jocelyn K. Glei („Unsubscribe“) zum Beispiel ordnet ihre E-Mails fünf Kategorien von Absendern zu:
- VIPs: Menschen, deren Nachrichten unmittelbare Aufmerksamkeit erfordert
- Schlüsselkolleg*innen: Menschen, mit denen man zusammenarbeitet und die zeitnah eine Antwort brauchen
- Witzige Menschen: Leute, mit denen die Kommunikation erfreulich, aber nicht nötig ist
- Potentials: Leute, die irgendwann mal wichtig werden könnten (bei denen man sich dessen aber noch nicht sicher ist)
- Zufällige: Menschen, die uneingeladen und nicht von einer vertrauenswürdigen Quelle verifiziert ins Postfach vordringen
Weiter rät der Autor, sich der 5-Sentences-Bewegung anzuschließen. Die hat es sich – nomen est omen – zum Ziel gemacht, auf E-Mails mit höchstens fünf Sätzen zu antworten. Alles, was darüber hinaus geht, lässt sich besser in einem Telefonat oder persönlichen Treffen klären. Die so auferlegte Beschränkung hilft prinzipiell allen Beteiligten.
Last, but not least soll man seine E-Mails nach dem Prinzip der Stapelverarbeitung angehen, sprich: den Posteingang nur zu bestimmten und am besten vorher festgelegten Zeiten prüfen. So kann man strategisch statt nur reaktiv mit den eingegangenen Nachrichten hantieren. Damit das gelingen kann, sollte man tunlichst alle Benachrichtigungen und Pop-ups vom Mail-Client deaktivieren und sich im Kalender geplante Zeiten für die Bearbeitung der Nachrichten blocken. Für die meisten Nutzer hätten sich drei Batches pro Tag als sinnvoll herausgestellt, so Ben-Yehuda; öfters ins Postfach schauen sei aber natürlich auch drin – Hauptsache planvoll.
Tipps für einen sicheren Umgang mit E-Mail hatten wir Ihnen an dieser Stelle früher schon gegeben. Generell ist es natürlich wünschenswert, wenn nur wirklich wichtige Nachrichten in der Inbox landen und kein Spam, keine „Graymail“ und Phishing-Versuche. Dabei kann eine Vorfilterung durch eine ausgefeilte Lösung wie Retarus Email Security wesentlich unterstützen. Auch für eine sichere E-Mail Archivierung bietet Retarus den passenden Service. Mehr Informationen erhalten Sie bei Interesse auf unserer Website oder direkt von Ihrem Ansprechpartner vor Ort.
