Immer wieder erreichen uns Anfragen dazu, welche Angaben in einer geschäftlichen E-Mail verpflichtend sind. Wir verraten Ihnen, was gesetzlich vorgeschrieben und darüber hinaus sinnvoll ist.
Die Rechtslage in Deutschland ist eindeutig und schreibt vor, dass geschäftliche E-Mails folgende Angaben enthalten müssen*:
- den vollständigen Firmennamen (so, wie er im Handelsregister steht);
- Rechtsformzusätze wie eingetragener Kaufmann / eingetragene Kauffrau (e.K. / e.Kfr.), offene Handelsgesellschaft (OHG) oder Kommanditgesellschaft (KG);
- den Sitz der Gesellschaft / Ort der Handelsniederlassung (sogenannte ladefähige Anschrift);
- das Registergericht sowie
- die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister steht.
Bei Kapitalgesellschaften (GmbH mit Unterform UG, KGaA, AG / SE) und Genossenschaften müssen überdies die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden aufgeführt werden. Eine Angabe von Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer ist hingegen nicht erforderlich.
Grundlage ist das seit Januar 2007 gültige Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG), das die EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG umsetzt. Es betrifft alle Arten von Geschäftsbriefen und damit auch geschäftsmäßige E-Mails. Das sind alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen einer Firma, die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben – und somit nicht nur der Versand eines Angebots oder einer Rechnung, sondern im Zweifel auch ein Glückwunsch zum Geburtstag eines Geschäftspartners, nicht aber die unternehmensinterne Korrespondenz inklusive der Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen. Unter das EHUG fallen Firmen und Selbstständige, sobald sie im Handelsregister eingetragen sind.
Wie die Pflichtangaben in E-Mails grafisch dargestellt werden, schreibt das Gesetz übrigens nicht vor. Es herrscht aber Einigkeit darüber, dass das gewählte Medium eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten und man die Angaben auch ausgedruckt gut lesen können sollte.
Zusätzliche Informationen wie Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Webseite sind keine Pflichtangaben. Sie erleichtern aber eine einfache und schnelle Rückantwort und haben sich daher als fester Bestandteil von E-Mail-Signaturen etabliert.
Mit Retarus E-Mail Signature lassen sich Signaturen schnell, effizient und zentral erstellen und verwalten. Unsere Lösung unterstützt die einfache Pflege mittels WYSIWYG-Editor im Browser, Personalisierung direkt aus Active Directory oder IBM Notes / Domino, Zuordnung auf Profilebene, beliebige Kombinationen von Signatur und Disclaimer sowie das Anhängen der Signatur nur bei externen E-Mails.
*Hinweis: Dieser Beitrag basiert in Teilen auf einem Beitrag der IT-Recht Kanzlei München.
