Die Einführung der E-Rechnung ist für Unternehmen nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern auch eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen auf Effizienz, Compliance und Kosten. Mit der seit 2025 verpflichtenden Annahme der E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, einen geeigneten E-Invoicing-Anbieter zu finden. Doch welche Kriterien sind entscheidend, um eine fundierte Wahl zu treffen?
1. Rechts- und Zukunftssicherheit
Die E-Invoicing-Landschaft wird stark durch regulatorische Anforderungen geprägt. Ein Anbieter sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Entwicklung der regulatorischen Rahmenbedingungen aktiv beobachten und proaktiv umsetzen. Dazu gehören unter anderem die Unterstützung von Standardformaten wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X oder die Anbindung an Übertragungswege wie Peppol, AS2 oder SFTP.
2. Skalierbarkeit und nahtlose Integration
Eine E-Invoicing-Lösung sollte sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren lassen. Darüber hinaus ist eine skalierbare Architektur wichtig, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten. Flexibilität bei der Anbindung verschiedener Kommunikationskanäle und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung an bestehende Workflows sind entscheidend für die effiziente Digitalisierung der Rechnungsprozesse.
3. Sicherheit und Compliance
Der Schutz sensibler Finanz- und Unternehmensdaten ist ein weiterer kritischer Faktor. Anbieter sollten daher nach anerkannten Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder ISAE 3402 zertifiziert sein. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Daten in sicheren und auditierbaren Rechenzentren idealerweise innerhalb der EU verarbeitet werden, um die Einhaltung der DSGVO und anderer lokaler Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
4. Support und Service Level
Ein guter Support ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Anbieter mit mehrsprachigem, lokalem Support und dedizierten Ansprechpartnern bieten einen klaren Vorteil gegenüber anonymen Call Centern. Umfassende Service Level Agreements (SLAs) für Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Fehlerbehebung sind insbesondere für Unternehmen mit geschäftskritischen Prozessen unerlässlich.
5. Breiteres Portfolio
Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Ein geeigneter Anbieter sollte daher nicht nur das reine E-Invoicing bereitstellen, sondern auch flankierende Services wie die Verarbeitung von elektronischen Bestellungen, Lieferscheinen oder EDI-Integrationen ermöglichen.
6. Transparente Kosten
Die Preisgestaltung für E-Invoicing-Dienste variiert stark. Unternehmen sollten darauf achten, dass das gewählte Modell ihren Anforderungen entspricht. Flexibilität bei der Abrechnung, z. B. auf Basis des Rechnungsvolumens, kann Kostenvorteile bringen. Gleichzeitig sollten versteckte Kosten für Implementierung, Updates oder Integrationen vermieden werden.
