Wer regelmäßig Newsletter und Mailings an einen großen Empfängerkreis schickt, kennt das: Die Verteilerpflege kann mitunter mühsam und zeitintensiv sein. Web-basierende Versandtools erleichtern diese Aufgabe erheblich. Dennoch muss auch hier sichergestellt sein, dass bei jeder Aussendung stets der richtige Verteiler angeschrieben wird. Davor steht häufig der mühsame Datenimport in die Web-Plattform: Schließlich stammen die Daten meist aus CRM-Systemen und werden kurz vor dem Versand übertragen.
Dynamische Verteiler ersparen manuelles Bearbeiten
Abhilfe schaffen hier die dynamischen Verteiler in Retarus WebExpress. Mit dieser Filterfunktion können aus einem einmal in das Tool hochgeladenen Gesamtverteiler die benötigten Adressaten individuell zu neuen Empfängerlisten zusammengestellt werden. Mühsames Filtern und Selektieren in Excel sowie erneutes Hochladen ins Web entfallen.
Ein konkretes Beispiel: Für eine Veranstaltung in Süddeutschland sollen nur Geschäftsführer in den Postleitzahlen-Bereichen 7, 8 und 9 eingeladen werden. Zur Erstellung eines dynamischen Verteilers wird der Gesamtverteiler mit allen Kontakten als Basisliste verwendet. Mithilfe „Boolescher Operatoren“ (UND, ODER, etc.) lässt sich daraus in wenigen Schritten ein neuer dynamischer Verteiler erzeugen.
Für dieses Beispiel sieht der Filter also wie folgt aus:
[(Position – gleich – ‚Geschäftsführer‘) ODER (Position – gleich – ‚CEO‘)] UND [(PLZ – beginnt mit – 7) ODER (PLZ – beginnt mit – 8) ODER (PLZ – beginnt mit – 9)]
Eine detaillierte Anleitung mit weiteren Filtermöglichkeiten gibt es im digitalen Benutzerhandbuch, das allen Anwendern im WebExpress Portal digital zur Verfügung steht. Bei sonstigen Fragen rund um die webbasierende Versandplattform helfen auch die Retarus Experten vor Ort gerne weiter.
