Dieser Frage ging vergangene Woche die ehrwürdige Financial Times in einem ausführlichen Artikel zur Zukunft der Business-Kommunikation nach. Unter dem Titel „Faxes at Work: From funky to clunky, but holding on“ (sinngemäß etwa: „Faxe im Büro: Von hip bis schwerfällig, aber immer noch verbreitet”) kamen darin zahlreiche Branchenexperten zu Wort – darunter auch Retarus. Und sicher: Spätestens seit E-Mails und SMS ihren Siegeszug im Büroalltag angetreten haben, liegt die Frage nach der heutigen Verbreitung des Faxes auf der Hand.
Verlässlicher Standard
Die zahlreichen Recherchebeispiele von Autor Jeevan Vasagar zeigen jedoch eindrucksvoll, dass es nach wie vor spannende Einsatzszenarien für diesen Kommunikationsweg gibt. So leistet das Fax etwa immer dort verlässliche Dienste, wo Branchen oder Geschäftspartner mit unterschiedlich hohem „Technologiegrad“ aufeinander treffen. Hier kommt dem Medium vor allem der seit Jahrzehnten erprobte Standard zugute, wie Retarus CEO Martin Hager gegenüber der Financial Times betont:
“With a fax one doesn’t need to know who’s at the other end, or what technology they have. You just need a telephone number, and the document comes out the other side — whether as paper or as an entry into a computerised scanning system.”
Eine Aussage, der auch Shally Tshuva von der Unternehmensberatung Deloitte zustimmt. Das Fax helfe technologische Lücken zu schließen, indem es auch Menschen erreiche, die ihren Arbeitsalltag mehrheitlich nicht an einem PC-Arbeitsplatz verbringen – etwa im Handwerk.
Doch selbst die sonst voll auf Digitalisierung getrimmte Internet Economy hat das Fax längst für ihre Geschäftsmodelle entdeckt, wie Martin Hager im Interview berichtet. So nutzen Online-Lieferdienste den Übertragungsweg Fax, um die digital per Webseite oder Smartphones eingegangenen Essensbestellungen automatisiert an Partner-Restaurants und -imbisse weiterzuleiten. Denn gerade im hektischen Gastronomiebetrieb seien Lieferaufträge auf Papier schlicht am praktikabelsten:
“On the one side there are the smart chaps in Berlin,” says Mr Hager. “And on the other are people who need delivery slips and bills on paper.”
Die Financial Times zitiert dazu auch eine Studie der Marktforscher von IDC. Demnach gaben mehr als die Hälfte der befragten 1.000 US-Konzerne an, ihre Fax-Nutzung sei im vergangenen Jahr konstant geblieben. Ein knappes Fünftel der Unternehmen bestätigt sogar, die Technologie wieder häufiger zu nutzen. Von einer kompletten Abkehr vom Fax sprach hingegen kaum ein Studienteilnehmer.
Faxe verschaffen Rechtssicherheit
Die Gründe dafür sind auch in den zahlreichen regulatorischen Vorgaben zu sehen, die dem Fax gegenüber der E-Mail eine höhere Rechtssicherheit einräumen. Wie die Internationale Fernmeldeunion der Vereinten Nationen (ITU) bestätigt, treffe dies weltweit auf mehrere Länder zu. Hinzu kommt, dass in vielen Branchen – etwa im medizinischen Bereich – bei vertraulichen und personenbezogenen Daten das Fax immer noch die erste Wahl ist. Dies liegt laut Kommunikationsexperte Peter Davidson auch daran, dass Faxe bei der Übertragung nur äußert schwierig abzufangen seien. Zudem fordern viele Unternehmen und Behörden auf Dokumenten den Nachweis einer eigenhändigen Unterschrift oder benötigen eine rechtssichere Empfangsbestätigung – beides Anforderungen, die das Fax im Gegensatz zu vielen digitalen Lösungen problemlos erfüllt.
Wie „funky“ ist also das Fax im Jahre 2015, um zur Ausgangsfrage der Financial Times zurückzukommen? Sicher, das klassische Faxgerät ist über die letzten Jahre immer seltener geworden und aus vielen Büros bereits komplett verschwunden. Eine Tatsache, die keiner ernsthaft bestreiten mag. Der dahinterliegende Standard hingegen erfreut sich nach wie vor großer Beliebtheit. Er hilft dabei, automatisierte Prozesse effizienter zu gestalten und geltende Regularien einzuhalten – gerade bei großen Mengen an Dokumenten. Dabei ist es letztlich egal, ob überhaupt noch ein Faxgerät zum Einsatz kommt. Schon jetzt steht an mindestens einem Ende der Übertragungskette in den meisten Fällen eine digitale Fax-Seite; etwa als umgewandelter PDF-Mailanhang. Moderne Cloud Fax Services machen es möglich. Und wenn im Geschäftsalltag zurzeit etwas „funky“ ist, dann ja wohl die Cloud.
Übrigens: Neben der Financial Times hat kürzlich bereits das Handelsblatt in einem Firmenportrait über Retarus festgestellt: „Das Fax lebt“. Die Online-Version des Artikels lesen Sie hier.
