In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einen Einblick in die spannende MasterClass „Einkaufsprozesse mit B- und C-Lieferanten clever automatisieren“ vom Procurement Summit 2023 in Hamburg geben. Dort präsentierte unser Experte Sven Mayer Retarus WebConnect for Suppliers, eine innovative Lösung für die Herausforderungen des operativen Einkaufs.
Die wichtigsten Punkte des Vortrags in Kürze:
Herausforderungen für den operativen Einkauf
Im operativen Einkauf stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen. Dazu gehören die manuelle Erfassung von produktionskritischen Auftragsbestätigungen, fehlende EDI-Anbindungen, unvollständige oder verspätete Rückmeldungen sowie eine aufwendige Bestellverfolgung mit unterschiedlichen Systemen und Excel-Listen. Fehlende Lösungen für eine effiziente Prozessautomatisierung führen zu zeitraubenden Prozessen und administrativem Aufwand.
Grundvoraussetzungen für ein neues Lösungsdesign
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat Retarus zentrale Anforderungen an ein neues Lösungsdesign definiert. Dazu gehören einfache Bedienung für Lieferanten, Vermeidung von WebEDI-typischen administrativen Aufwänden, mehr und zuverlässigere Auftragsbestätigungen im Vergleich zu Capture-Lösungen sowie unkompliziertes Onboarding neuer Lieferanten ohne Setup-Aufwand. Zudem sollte das Monitoring der Auftragsbestätigungen bereits enthalten sein.
Retarus WebConnect for Suppliers – die Lösung
Retarus WebConnect for Suppliers erfüllt all diese Anforderungen. Das ERP -System des Kunden kann darüber eine Bestellung im EDI-Format auslösen, die dann an das WebConnect-Portal übermittelt wird. Von dort wird eine E-Mail mit der Bestellung (PDF) und einem sicheren, einzigartigen Link zur Bestätigung an den Lieferanten gesendet.
Für den Lieferanten wiederum ist die Handhabung denkbar einfach: Ein Klick genügt, um die Bestellung direkt im Portal aufzurufen und per Mausklick zu bestätigen, abzulehnen oder anzupassen. Auch zusätzliche Änderungen wie Preise, Mengen oder Rabatte sind möglich, wichtig insbesondere bei unzuverlässigen oder unterbrochenen Lieferketten (Stichwort Teillieferungen). Die Auftragsbestätigung geht dann im EDI-Format zurück an das ERP-System des Kunden.
Einfache Handhabung und mehrsprachige Unterstützung
Das System präsentiert sich dem Lieferanten wie eine gedruckte Bestellung, um die Hürden für die Nutzung so gering wie möglich zu halten. Die Bedienung ist intuitiv, so dass sich der Lieferant schnell zurechtfindet und die Auftragsbestätigung einfach erstellen kann. Bestätigungen ins Ausland werden auf Wunsch sogar automatisch in der Landessprache des Ziellandes ausgegeben.
Darüber hinaus bietet WebConnect for Suppliers die Möglichkeit, im Rahmen der Auftragsbestätigung Daten zwischen Lieferant und Auftraggeber auszutauschen. Dies ist eine wichtige Ergänzung zum reinen PDF-Austausch.
Monitoring und Ergebnisse
Im Schnitt erhöht das System die Auftragsbestätigungsquote um mehr als 20 Prozent auf über 95 Prozent. Weil die manuelle Datenerfassung und der Datenabgleich entfallen, sinken die Kosten erheblich. WebConnect for Suppliers ermöglicht es somit, auch kleinere C-Lieferanten kostengünstig einzubinden.
Unser Softwarepaket bietet ein flexibles Preismodell mit Flatrate und Inklusivvolumen und erfordert keinerlei Installation. Ganz gleich, ob Sie 2000 Bestellungen pro Monat an einen einzigen Lieferanten versenden oder an 2000 verschiedene Lieferanten aufgeben – WebConnect for Suppliers ermöglicht Ihnen eine reibungslose Abwicklung ohne Kostenunterschiede.
Schnelle Implementierung und Demoversion
Ein weiterer Vorteil von Retarus WebConnect for Suppliers ist die extrem schnelle Verfügbarkeit der Gesamtlösung. In weniger als zwölf Wochen ist das System einsatzbereit. Es ist demofähig, sodass es sowohl Kunden als auch Lieferanten jederzeit testen können.
Fazit
Retarus WebConnect for Suppliers automatisiert den Einkaufsprozess mit B- und C-Lieferanten effizient und zuverlässig. Einfache Handhabung, vielfältige Funktionen sowie niedrige und transparente Kosten machen das System zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen, die ihren Einkauf optimieren und Kosten senken möchten.
Die Aufzeichnung der MasterClass können Sie bei Interesse hier anschauen:
In einem separaten Blogbeitrag verraten wir Ihnen mehr über Lieferavise für C-Lieferanten und zeigen Ihnen verschiedene Screenshots aus WebConnect for Suppliers.
