Las empresas buscan una tecnología que les permita aumentar su productividad y beneficios a través de la reducción de costes. Se ha avanzado mucho en mejorar la eficiencia de las funciones y de los procesos diarios vitales sin que se vea comprometida la calidad o la privacidad. La tecnología eDiscovery se ha erigido en un importante factor del mercado para lograr estas mejoras de eficiencia. La editora International Data Corporation (IDC) estima que los servicios y software de eDiscovery a escala mundial sobrepasaron los 10.000 millones de dólares a finales de 2015. Se prevé que el mercado total de eDiscovery experimente una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 9,8%, lo que impulsará el mercado combinado de software y servicios por encima de los 14.700 millones de dólares en 2019.
Si bien en 1996 únicamente un 5% de este tipo de información estaba en formato electrónico, en 2016 esta cifra se aproxima al 97%. En 2016 serán aún más las empresas que apuesten sistemáticamente por adaptarse a eDiscovery como consecuencia del cambio de requisitos. En esta estrategia se incluye también la comunicación por fax.
Conversión de faxes a PDF con función de búsqueda
Todas las organizaciones empresariales, sean grandes o pequeñas, reciben habitualmente cientos de faxes, por no decir cientos de miles. Se trata de documentos que tienen que ser revisados, analizados y organizados. Además, pueden ser necesarias copias de estos mensajes, bien para su distribución o bien para una posible investigación. Si la gestión de los documentos no se realiza adecuadamente, la privacidad puede verse expuesta. La posibilidad de convertir un fax en un documento PDF con función de búsqueda permite procesar y distribuir con mayor rapidez la información almacenada, al tiempo que facilita el proceso eDiscovery.
El servicio PDF con función de búsqueda de los servicios de Retarus Cloud Fax utiliza un innovador método que incorpora un código en todos los mensajes de fax para facilitar sustancialmente los procesos de auditoría, investigación o litigación. Las empresas pueden automatizar el procesamiento de faxes gracias a la función de búsqueda desde el propio escritorio. Retarus Managed Cloud Services posibilita la revisión de documentos de fax electrónicos y de los correspondientes informes de envío, requeridos durante auditorías o litigaciones. Los faxes en PDF con función de búsqueda no solo le permiten estar preparado ante cuestiones legales, sino que además suponen un importante ahorro de tiempo en su posterior procesamiento.
Rigurosos requisitos en cuanto a la protección y seguridad de la información
Las organizaciones de los sectores financiero, sanitario y automovilístico valoran especialmente este sistema a la hora de recopilar todos los faxes y los informes de entrega, y procesarlos en formato PDF con función de búsqueda. Uno de los principales beneficios de este servicio de Retarus es la posibilidad de almacenar la información y los metadatos en los propios servidores de la empresa, lo que facilita filtrar y encontrar la información en caso de una posible auditoría y/o requerimiento legal. La obtención de esta información solo está autorizada a personas que tienen la potestad para revisar documentos individuales y determinar su relevancia en un litigio.
La función eDiscovery de Retarus es sencilla de usar y compatible con sistemas de almacenamiento de documentos. Se puede integrar en diferentes interfaces estándar como SMTP (Fax2Mail), FTP o servicios web, sin necesidad de instalar nuevo software. Este servicio tampoco necesita hardware adicional ni mantenimiento. Los documentos se procesan de forma segura gracias a Retarus’ Searchable PDF Fax Services.
Búsqueda de faxes sin necesidad de software OCR adicional con eDiscovery
Controle en todo momento los documentos que se han enviado por fax y realice búsquedas de texto en millones de documentos en cuestión de minutos gracias a Cloud Fax Services de Retarus. No es necesario para ello instalar ningún software OCR adicional. Además, Retarus Fax2Mail y Mail2Fax le permiten, entre otras muchas funciones, utilizar eDiscovery en Office 365 para hacer búsquedas en el contenido de los faxes. Los servicios de fax de Retarus pueden integrarse directamente en Microsoft Office 365.
