En la mayor parte de empresas, organismos públicos, centros médicos y otras organizaciones, numerosos documentos y comprobantes se envían por fax. Por tanto, es fundamental procesar también los documentos de fax entrantes de forma digital para aumentar la eficiencia de este canal de comunicación y beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Esto aplica, en particular, a los pedidos recibidos por fax o los documentos contractuales de clientes, procesos relevantes que contribuyen directamente al desarrollo del negocio y al volumen de ingresos.
A continuación, exponemos algunos ejemplos de sectores en los que los faxes entrantes son habituales en procesos empresariales clave, tanto en la comunicación B2B como B2C:
- Los bancos gestionan por fax órdenes bancarias, órdenes de valores y solicitudes de clientes en las que el tiempo es crucial.
- Las aseguradoras reciben por esta vía documentos relevantes para el contrato de clientes finales, así como documentos –de varias páginas– de abogados, peritos y organismos públicos.
- El sector automovilístico y de manufacturación, en los que principalmente se tramitan pedidos entrantes, confirmaciones de recepción y entrega, y documentos a lo largo de toda la cadena de suministro.
- Las clínicas reciben resultados de exámenes y derivaciones de pacientes, enviados por consultorios y centros de salud.
- Empresas farmacéuticas reciben los pedidos de las farmacias por fax.
- En las empresas de suministros los faxes de clientes son claves para cambiar la dirección, los datos básicos, la información bancaria, o para la rescisión de un contrato.
Procesos y flujos de trabajo generan una gran cantidad de documentos de fax
Y, por descontado, en la era de la digitalización, los documentos de fax entrantes deben estar también disponibles en formato digital, ya sea para poder reenviarlos a las partes interesadas internas, en el marco de los flujos de trabajo operativos, para el suministro de faxes dentro de las aplicaciones empresariales, o bien para que queden archivados y registrados en la base de datos digital.
Para conseguir un proceso eficiente y una amplia automatización en el flujo de trabajo, incluso cuando se maneja un elevado volumen, las comunicaciones a través de fax deben digitalizarse y llevarse a cabo a través de una infraestructura que, idealmente, esté basada en la nube. Esto permite una recepción de fax digital directa en el puesto de trabajo, en el buzón de correo electrónico de los empleados, o en buzones de correo colectivos con derechos de acceso exclusivos para un equipo, si así se requiere.
En este sentido, las actuales infraestructuras de fax basadas en la nube aportan mayores ventajas que los servidores y dispositivos locales. Entre ellas encontramos una escalabilidad prácticamente ilimitada, un modelo de precios transparente, basado en el uso, y unos informes fiables a nivel empresarial.
El fax basado en Cloud deja atrás las discontinuidades de los medios
Los prestigiosos Retarus Cloud Fax Services permiten a las empresas y sus empleados recibir documentos de fax de forma totalmente digital en su aplicación para correo electrónico habitual y en cualquier dispositivo en red, ya sea en un PC de la oficina o en remoto con un portátil, smartphone o tablet.
Además, los faxes entrantes y los datos extraídos de ellos pueden transmitirse directamente a aplicaciones empresariales y a sistemas como ERP, DMS y CRM a través de la infraestructura de fax en la nube, altamente escalable. Así, los faxes digitales y los datos están disponibles inmediatamente, para los flujos de trabajo internos y su procesamiento posterior, sin desvíos ni discontinuidades de los medios.
Asimismo, la conexión redundante a través de varios centros de datos permite conseguir el máximo nivel de fiabilidad en la comunicación por fax.
Especialmente para la optimización de la recepción, Cloud Fax ofrece un amplio espectro de servicios de valor añadido adicionales, como el reconocimiento de código de barras y de texto con OCR. Se pueden utilizar, por ejemplo, para enrutar los documentos de fax a las ubicaciones indicadas de la empresa, junto a los datos capturados automáticamente. En nuestro sitio web encontrará aún más ejemplos de como funcionan los flujos de trabajo de fax digital en la aplicación.
¿Le gustaría optimizar la comunicación por fax de su empresa? ¿De forma altamente escalable, fiable y con un servicio excelente? Si le interesa este tema, no dude en ponerse en contacto con su interlocutor local de Retarus.
