Las infraestructuras de servidores de fax fragmentadas pueden plantear diversos problemas a los equipos de IT de grandes empresas, o a los partners de integración de sistemas de los clientes. Los retos más acuciantes asociados a la gestión de entornos de mensajería distribuida se encuentran en cuatro áreas:
1. La falta de centralización incrementa los costes en propiedad
En infraestructuras de fax complejas, es posible que cada unidad de negocio tenga su propia configuración de servidores de fax independiente, lo que se traduce en una gestión no centralizada. Esto supone un enorme obstáculo en la eficiencia de los procesos de gestión de servicios IT, con el consiguiente esfuerzo adicional de monitorización, control y actualización del conjunto de los sistemas de fax.
En concreto, para los integradores de sistemas centrados en soluciones unificadas que abarcan múltiples entornos de cliente, esta discordancia genera costes elevados por cada proyecto de integración.
Además, debido a la infrautilización de recursos, se incrementan los costes totales de la infraestructura de IT. Cada servidor de fax requiere su propio hardware, software y mantenimiento específicos. Esto da lugar a una duplicación innecesaria de recursos.
Retarus Cloud Fax elimina la necesidad de inversiones en hardware y software adicionales a la hora de ampliar la capacidad de fax. A medida que evolucionan las necesidades del negocio, la solución permite ampliar o reducir –de manera fluida– las capacidades, garantizando el aprovechamiento óptimo de los recursos. Esto supone un ahorro de costes y, en paralelo, la eliminación de las complejidades asociadas a la gestión de múltiples servidores de fax.
2. Escalabilidad limitada con una elevada complejidad operativa
Con un entorno fragmentado, es casi Misión Imposible ampliar o reducir continuamente los recursos de los servidores de fax para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. Añadir o eliminar servidores de fax, integrarlos con otros sistemas o ampliar la capacidad, son tareas complejas y laboriosas, que a menudo causan demoras e interrupciones potenciales del servicio.
Gestionar y prestar asistencia a múltiples infraestructuras de fax requiere un esfuerzo continuo por parte de los equipos de IT o de los partners de integración de los clientes. No es posible racionalizar tareas de mantenimiento, como actualizaciones de software, parches y resolución de problemas, si se implementan tecnologías de múltiples proveedores. Todo ello genera, de nuevo, un incremento en los costes e interrupciones potenciales del servicio.
La solución basada en la nube de Retarus se encarga de las actualizaciones, los parches y la resolución de problemas, liberando así recursos de IT que ya no tienen que dedicarse a tareas de mantenimiento rutinario de servidores de fax. Equipos de gestión de servicios, junto a una asistencia especializada y experta, prestan su apoyo durante la adopción –y el uso– de la solución. Su experiencia y asesoramiento ayudan a superar las carencias de competencia, asegurando una migración fluida a la nube y eliminando, así, cualquier preocupación sobre la falta de conocimientos internos.
La plataforma redundante de Retarus, con centros de datos distribuidos a escala global, minimiza el riesgo de interrupciones o fallos. Los responsables de IT pueden confiar en una infraestructura potente capaz de seguir prestando servicios de fax incluso en situaciones difíciles.
Como resultado, tanto ellos como sus partners de integración pueden centrarse en iniciativas más estratégicas en lugar de tener que dedicarse a las tareas del día a día.
3. Desafíos de la integración y experiencia administrativa inconsistente
La implementación de sistemas repartidos por diferentes departamentos es una misión laboriosa. No obstante, la integración con aplicaciones corporativas, como sistemas de gestión de documentos o sistemas CRM, es esencial para prestar un apoyo eficaz a los procesos comerciales.
La integración de cada servidor de fax con sus aplicaciones asociadas suele implicar formatos, interfaces y limitaciones específicas, planteando, así, un reto a los responsables de IT que desean lograr un intercambio de datos fluido y automatizar los flujos de trabajo. Asimismo, todos los componentes suelen tener sus propios portales de gestión, herramientas de administración o incluso archivos de registro anticuados para el seguimiento del rendimiento de fax, la gestión de usuarios, la tramitación de incidentes o las solicitudes de cambios. Esta disparidad en la experiencia en la gestión y la falta de estandarización frustran a los administradores y merman la productividad.
Retarus Cloud Fax se integra a la perfección con los sistemas corporativos existentes, incluyendo sistemas de gestión de documentos, bases de datos CRM, plataformas de ERP o cualquier aplicación empresarial. Al eliminar pasos manuales y aumentar la interoperabilidad, las empresas alcanzan una mayor productividad y una mayor fluidez en las actividades empresariales. Esto resulta de especial ayuda para los integradores de sistemas, dado que pueden aprovechar la amplia gama de API estándar, conectores e incluso opciones de integración personalizadas de Retarus, para conectar y racionalizar fácilmente flujos de trabajo de fax en diferentes sistemas de clientes.
4. Riesgos de seguridad y ausencia de informes unificados
Los clientes y sus partners de integración deben garantizar la privacidad de los datos, aplicar protocolos de seguridad y cumplir las –cambiantes– normativas en sus sistemas de servidores de fax fragmentados.
Las infraestructuras fragmentadas multiplican los riesgos de seguridad y los retos en el cumplimiento normativo. Cada servidor puede tener diferentes medidas y protocolos de seguridad, lo cual dificulta una aplicación consistente de las políticas correspondientes. Garantizar la protección de datos, los registros de auditoría y el cumplimiento de reglamentaciones tales como la ley HIPAA o el RGPD resulta más farragoso.
En las integraciones complejas tiende a haber un déficit de capacidades de análisis exhaustivo y de generación de informes. A menudo, los responsables de IT tienen dificultades para recopilar y analizar datos sobre el uso de fax, las tendencias o las métricas de rendimiento, lo que limita su capacidad de optimizar recursos e identificar problemas potenciales.
Superar la complejidad mediante infraestructuras de fax centralizadas
Retarus Cloud Services cubren los elevados requisitos de seguridad y cumplimiento normativo al proporcionar un marco sólido para proteger la información sensible. Esto incluye el cifrado de datos en tránsito y en reposo, garantizando la privacidad e integridad de las comunicaciones por fax. Además, Retarus se adhiere a todas las normativas sectoriales y legales, tales como el RGPD y la HIPAA.
Las capacidades integradas de análisis avanzado y generación de informes proporcionan a los responsables de IT información valiosa sobre el uso de fax, las métricas de rendimiento y las tendencias. Estos análisis posibilitan la toma de decisiones en base a la información obtenida, la optimización de recursos y la identificación de problemas potenciales antes de que afecten a las operaciones.
Los informes de fax de Retarus brindan numerosas ventajas a nuestros clientes y a sus responsables de IT. Al proporcionarles informes sobre las transmisiones por fax que facilitan el cumplimiento normativo, pueden reducir eficazmente los riesgos de infracciones normativas. Los informes sobre el cumplimiento normativo pueden ayudar a las empresas a adherirse a reglamentos como la HIPAA y el RGPD. Además, los informes de fax pueden aportar información sobre patrones de uso, lo que permite a nuestros clientes identificar ineficiencias y optimizar sus comunicaciones por este medio.
