Numerosas empresas están digitalizando sus procesos de compra, e inevitablemente se hacen la siguiente pregunta: ¿cómo automatizar los pedidos a los proveedores para los que EDI no es una opción rentable? La respuesta es WebConnect for Suppliers de Retarus, una innovadora solución para los retos de las compras operativas.
Desafíos de las compras operativas
En el ámbito de las compras operativas, las empresas se enfrentan a diversos retos. Entre ellos, la introducción manual de confirmaciones de pedidos críticos para la producción, la inexistencia de conexiones EDI, confirmaciones y respuestas incompletas o con retraso, así como el seguimiento de pedidos, que requiere mucha dedicación –con varios sistemas diferentes y listas de Excel–. La falta de soluciones para la automatización eficaz de los procesos da lugar a trámites lentos y a un gran esfuerzo administrativo.
Requisitos básicos para el diseño de una nueva solución
Para poder hacer frente a estos retos, Retarus ha definido los requisitos clave para el diseño de una nueva solución. Esto incluye un procesamiento sencillo para los proveedores, evitar los esfuerzos administrativos habituales de WebEDI, confirmaciones de pedidos más fiables en comparación con las soluciones de captura, así como la incorporación de nuevos proveedores sin complicaciones ni esfuerzos de configuración. Asimismo, también se debería incluir el seguimiento de las confirmaciones de pedidos.
La solución: Retarus WebConnect for Suppliers
Retarus WebConnect for Suppliers cumple todos estos requisitos. El sistema ERP puede utilizarse para activar un pedido en formato EDI, que se transmite al portal WebConnect. Desde allí, se envía un correo electrónico al proveedor con el pedido (PDF) y un enlace –único y seguro– para su confirmación.
Para el proveedor, la gestión es muy sencilla: con un solo clic puede abrir el pedido directamente en el portal para confirmarlo, rechazarlo o ajustarlo allí mismo –nuevamente con un único clic del ratón–. También es posible introducir cambios adicionales en los precios, cantidades o descuentos, algo importante sobre todo en el caso de cadenas de suministro poco fiables o interrumpidas (entregas parciales). A continuación, la confirmación del pedido se envía al sistema ERP del cliente en formato EDI.
Gestión sencilla y asistencia multilingüe
El sistema se presenta al proveedor como un pedido impreso, para reducir al máximo los obstáculos y barreras en su uso. El funcionamiento es tan intuitivo que el proveedor se orienta muy rápido y puede crear fácilmente la confirmación del pedido. Incluso, si se solicita, las confirmaciones a países extranjeros se emiten automáticamente en el idioma nacional del país de destino.
Además, WebConnect for Suppliers ofrece la posibilidad de intercambiar datos entre proveedor y cliente como parte de la confirmación del pedido. En comparación con el intercambio de archivos PDF, esto representa una mejora significativa para ambas partes.
Monitorización y resultados
De media, el sistema aumenta la tasa de confirmación de pedidos en más de un 20 %, hasta superar el 95 %. Puesto que ya no es necesario introducir y cotejar los datos manualmente, los costes se reducen considerablemente. WebConnect for Suppliers permite así integrar de forma rentable a los proveedores de tipo C.
Nuestro paquete de software ofrece un modelo de precios flexible, con tarifa plana y volumen incluido, y no requiere instalación. Independientemente de si envía 2000 pedidos al mes a un único proveedor o si los realiza a 2000 proveedores distintos, WebConnect for Suppliers le permite procesarlos sin problemas y sin diferencias de costes.
Implementación rápida y versión de demostración
Otra ventaja de Retarus WebConnect for Suppliers es la disponibilidad –extremadamente rápida– de la solución completa. El sistema está listo para su uso en menos de doce semanas. Permite realizar demostraciones, para que tanto clientes como proveedores puedan probarlo en cualquier momento.
Conclusión
Retarus WebConnect for Suppliers automatiza el proceso de compra con proveedores de tipo B y C de forma eficaz y fiable. La facilidad de uso, una amplia gama de funciones, y los costes reducidos y transparentes convierten al sistema en una opción atractiva para las empresas que desean optimizar sus compras y reducir costes.
En otra entrada del blog, puede obtener más detalles sobre los avisos de entrega para proveedores de tipo C y visualizar varias capturas de pantalla de WebConnect for Suppliers.
