Muchas empresas externalizan toda la gestión de ServiceNow a integradores de sistemas y proveedores de servicios gestionados. Sin embargo, ServiceNow genera una gran cantidad de tráfico de correo electrónico interno, que puede convertirse en un problema para infraestructuras de email basadas en la nube con límites de envío.
ServiceNow tasa en unos 190.000 millones de dólares el «mercado total disponible» (total addressable market, TAM) para sus flujos de trabajo de IT, empleados, clientes y creadores. En la actualidad, este software se ejecuta en alrededor del 85 % de las empresas de la lista Fortune 500. Prácticamente todos los grandes actores en el sector de IT tienen algún punto de contacto con ServiceNow, ya sea como distribuidor o como proveedor cuyos servicios se ofrecen a través de la plataforma. O bien como integrador de sistemas: debido a la complejidad de la plataforma, que es altamente configurable y que se emplea en departamentos como RR.HH., Atención al cliente y Operaciones de IT, además de la implementación, a menudo se encomienda también toda la gestión de ServiceNow a proveedores de servicios externos.
Retarus, el eslabón perdido para ServiceNow
Hasta aquí, todo está claro. Ahora bien, ¿en qué momento entra en acción Retarus? Por un lado, nuestros servicios de seguridad del correo electrónico, SMS y fax pueden gestionarse directamente a través de ServiceNow. Sin embargo, lo que es aún más interesante para los partners de Retarus que integran y operan ServiceNow es que nuestros servicios les permiten implementar una solución de correo electrónico escalable y confiable para todo el tráfico de aplicaciones generado por ServiceNow.
No en vano, dicho tráfico es muy significativo, tal como ilustra el ejemplo de un cliente corporativo internacional: un entorno de sistema híbrido, con más de 1000 aplicaciones (locales y SaaS, entre ellas varias instancias de ServiceNow) y más de 200 dominios, a través de los cuales se envían más de 10 millones de correos electrónicos al mes. ServiceNow genera por sí solo en este cliente alrededor del 80 % del tráfico de correo electrónico interno. Tales volúmenes de correo electrónico pueden convertirse fácilmente en un problema, sobre todo a medida que cada vez más empresas desmantelan su infraestructura de correo electrónico propia y –por ejemplo en el marco de una migración a Microsoft 365– la trasladan a la nube.
Un caso de uso con mejores prácticas para integradores de sistemas y proveedores de servicios gestionados
Durante la gestión de proyectos, nuestros partners y nosotros nos topamos de forma recurrente con el mismo problema: el cliente migra a Microsoft 365 y, en algún momento, constata que el envío de grandes volúmenes de correos electrónicos desde ServiceNow, a través de dominios propios, causa interrupciones del servicio en la gestión de servicios de IT o de los procesos de RR.HH., a causa de los límites de envío de Microsoft. A este respecto, ServiceNow brinda la opción de envío a través de un subdominio de su sistema. Sin embargo, muchos usuarios prefieren utilizar su propio dominio por diversos motivos (marca, CI/CD, reputación, monitorización). En este caso, es recomendable contar con un proveedor de servicios adecuado para el envío de grandes volúmenes de correo electrónico. Y a la hora de elegirlo, deben considerarse varios factores.
Todos para uno y uno para todos
Muchos especialistas en correos electrónicos transaccionales se dedican de forma casi exclusiva a escenarios de aplicación como la comunicación con los clientes (marketing, tienda web, etc.), y, por ende, ofrecen únicamente soluciones para el tráfico saliente de gran volumen, pero no para el tráfico entrante (igualmente importante en ServiceNow). A menudo, estas soluciones no incluyen funciones ampliadas como la reescritura de direcciones (Address Rewriting), el enrutamiento dinámico de IP o los envíos multidestinatario, que son relevantes para los procesos automatizados a través de correo electrónico. A su vez, y para procesos sensibles como puede ser el área de RR.HH., en la elección del proveedor de servicios adecuado cobra importancia el cifrado, así como el cumplimiento de directrices de protección de datos y de cumplimiento normativo.
Una solución integral para el correo electrónico, el principal canal de comunicación empresarial
En Retarus aplicamos un enfoque exhaustivo del correo electrónico. Ofrecemos un concepto integral profesional de mensajería en la nube. Con Retarus Transactional Email podrá enviar grandes volúmenes de correos electrónicos directamente desde ServiceNow mediante API, a través de la potente Retarus Enterprise Cloud –plenamente conforme con el RGPD– sin sobrecargar su propia infraestructura de correo electrónico ni la de su cliente. Con capacidad de envío garantizada contractualmente mediante acuerdos de nivel de servicio, así como excelentes tasas de entrega gracias a la certificación CSA y a la gestión optimizada de la reputación.
Retarus trata sus datos localmente en centros propios, certificados conforme a los más exigentes estándares de seguridad, tales como SOC 1, SOC 2 e ISO 27001.
Esta infraestructura de alta gama se complementa con amplias herramientas de monitorización y generación de informes, así como con funciones de búsqueda refinadas que, por ejemplo, permiten a los empleados del centro de asistencia o de contacto encontrar y volver a enviar rápidamente correos electrónicos transaccionales extraviados, sin tener que recurrir a la aplicación empresarial original.
Naturalmente, los servicios de Retarus le ofrecen un valor añadido tanto a usted como a sus clientes no solo en el contexto de ServiceNow. Puede utilizarlos igualmente para gestionar de manera fiable, segura y escalable el «otro 20 %» del tráfico de correo electrónico procedente de aplicaciones como SAP y Salesforce, o de software de automatización de marketing de Eloqua y Marketo.
