En un entorno empresarial cada vez más acelerado e incierto, las empresas dependen más que nunca de su capacidad para innovar y adaptarse. Para preservar la competitividad de su negocio, los líderes de Infraestructura y Operaciones (I&O) de todo el mundo deben aprovechar el potencial de la nube. Lo ideal es afrontar este asunto lo antes posible: según la consultora Gartner®, «en 2028, la computación en la nube será un requisito para la competitividad empresarial. Los resultados empresariales dependerán de las habilidades de las compañías para implementar su estrategia de computación en la nube.»1
No es algo que haya cogido desprevenidos a quienes se dedican a la mensajería y el fax. Sin una solución Cloud Fax centralizada y simplificada, los equipos de I&O se enfrentan a más trabajo, mayor complejidad y limitaciones significativas. La raíz de estos problemas es una infraestructura de servidores de fax on-premises. Nuestras décadas de experiencia en el mercado del fax digital nos permiten afirmar que los líderes de I&O (y las empresas en general) pueden transformar y digitalizar su negocio si apuestan por eliminar los servidores de fax internos.
Mayor centralización y menor trabajo y complejidad para los equipos de IT
En infraestructuras de fax complejas, es posible que cada unidad de negocio tenga su propia configuración de servidores de fax independiente, lo que genera una falta de gestión y de informes centralizados. Esto afecta enormemente a la eficiencia de los procesos de gestión de los servicios de IT, con el consiguiente esfuerzo adicional de monitorización, control y actualización del conjunto de los sistemas de fax.
Las integraciones complejas también suelen carecer de capacidades integrales de análisis e informes. Los responsables de IT tienen dificultades para recopilar y analizar datos sobre el uso de fax, las tendencias o las métricas de rendimiento. Estos obstáculos limitan su capacidad de optimizar recursos e identificar posibles problemas.
En cambio, los entornos de fax en la nube modernos ofrecen capacidades integradas de análisis y generación de informes avanzados, que proporcionan valiosa información a los responsables de IT. La información sobre patrones de uso del fax permite a los profesionales de IT identificar ineficiencias y optimizar las comunicaciones por fax, con el fin de reducir la complejidad del sistema. Estos análisis posibilitan la toma de decisiones en base a la información obtenida, la optimización de recursos y la identificación de problemas potenciales antes de que afecten a las operaciones.
Escalabilidad ilimitada con una baja complejidad operativa
Los entornos de fax fragmentados requieren aumentar y reducir permanentemente los recursos del servidor para adaptarse a las cambiantes necesidades de las empresas, lo que puede llegar a ser una misión imposible. Añadir o eliminar servidores de fax, integrarlos con otros sistemas o ampliar su capacidad, son tareas complejas y laboriosas que causan demoras e interrupciones potenciales del servicio.
Gestionar y prestar asistencia a múltiples infraestructuras de fax requiere un esfuerzo continuo por parte de los equipos de IT. No es posible racionalizar tareas de mantenimiento como actualizaciones de software, parches y resolución de problemas, lo que se traduce, de nuevo, en un incremento de los esfuerzos y en interrupciones potenciales del servicio.
En 2024, cada vez resulta más difícil encontrar personal cualificado con conocimientos exhaustivos sobre la infraestructura de fax heredada. Y formar a nuevos trabajadores en hardware cada vez más obsoleto es una tarea que nadie quiere asumir. El mantenimiento de un entorno perfectamente escalado, con la asistencia adecuada, es una tarea muy compleja.
Al usarse una solución basada en la nube, es el proveedor quien se hace cargo de las actualizaciones, los parches y la resolución de problemas, liberándose así a los recursos de IT de las tareas rutinarias de mantenimiento de servidores de fax. Los equipos especializados de asistencia y gestión de servicios están a disposición del cliente durante todo el ciclo de vida: desde la adhesión hasta la implementación, e incluso más allá. Su experiencia y asesoramiento ayudan a superar las carencias de competencia y aseguran una migración fluida a la nube, eliminando así cualquier preocupación sobre la falta de conocimientos internos.
Un buen proveedor de Cloud Fax empresarial elimina la necesidad de inversiones en hardware y software adicionales, incluso a la hora de ampliar la capacidad de fax. A medida que cambian las necesidades de la empresa, las soluciones de fax en la nube más eficaces permiten una fluctuación óptima y dinámica de la capacidad del servicio, para asegurar así un óptimo uso de recursos en todo momento. Esto se traduce en un ahorro de costes y, en paralelo, supone la eliminación de las complejidades asociadas a la gestión de múltiples servidores de fax. Como resultado, los responsables de IT pueden centrarse en iniciativas más estratégicas en lugar de tener que dedicarse a tareas del día a día.
Amplia experiencia en integración y administración
La implementación de sistemas repartidos por diferentes departamentos, oficinas o regiones es una misión laboriosa. No obstante, la integración con aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de documentos o sistemas CRM, es esencial para prestar un apoyo eficaz a los procesos comerciales.
La integración de cada servidor de fax con las aplicaciones empresariales requiere, por lo general, salvar la brecha entre la interfaz, los formatos y las limitaciones de cada aplicación. Esto supone un reto para los responsables de IT, que buscan un intercambio de datos fluido y automatizar fácilmente los flujos de trabajo. Asimismo, cada uno de los componentes suele tener sus propios portales de gestión, herramientas de administración o incluso archivos de registro anticuados para el seguimiento de la actividad, la gestión de usuarios, la tramitación de incidentes o las solicitudes de cambios. Estas inconsistencias entre la gestión y la falta de estandarización frustran a los administradores y merman la productividad.
Las soluciones de fax en la nube se integran a la perfección con los sistemas corporativos existentes, incluyendo sistemas de gestión de documentos, bases de datos CRM, plataformas de ERP e interfaces empresariales de proveedores como SAP, Epic y Microsoft. Los conectores preintegrados, las API estándar e incluso las opciones de integración personalizadas facilitan la conexión y optimización de los flujos de trabajo de fax entre diferentes sistemas.
Estas integraciones directas, así como las técnicas inteligentes de extracción de datos y flujos de trabajo basadas en ellas, contribuyen a la eliminación del papel y de los procesos manuales. Al eliminar pasos manuales y aumentar la interoperabilidad, las empresas alcanzan fácilmente una mayor productividad y una mayor fluidez en las actividades empresariales.
Subsanación de brechas de seguridad y de cumplimiento normativo
Los clientes deben garantizar la privacidad de los datos, aplicar protocolos de seguridad y cumplir con todos los cambios dispuestos por las normativas, tareas que resultan innecesariamente más complicadas cuando deben realizarse en servidores de fax internos fragmentados.
Las infraestructuras descentralizadas aumentan los riesgos de seguridad y retos en el cumplimiento normativo. Cada servidor puede tener diferentes medidas y protocolos de seguridad, lo cual dificulta una aplicación consistente de las políticas correspondientes. Garantizar la protección de datos, los registros de auditoría y el cumplimiento de normativas como el RGPD o la ley HIPAA resulta más farragoso.
Un enfoque exhaustivo orientado a la nube empresarial garantiza una seguridad y un cumplimiento normativo óptimos, al proporcionar un marco sólido de protección de la información sensible. Esto incluye el cifrado de datos en tránsito y en reposo, garantizando la privacidad e integridad de las comunicaciones por fax. Las organizaciones que requieren certificaciones como SOC1, SOC2, ISO 27001 y PCI-DSS se ven en la necesidad de elegir proveedores que ofrezcan los marcos de cumplimiento adecuados.
El enfoque moderno de Retarus con respecto al fax
Ahora que los responsables de I&O están evaluando sus planes de mejora tecnológica para 2024, conviene recordar que la tecnología percibida como obsoleta puede ser un importante –y moderno– impulsor de la automatización. En Retarus nos esforzamos por ofrecer a las empresas las herramientas que éstas necesitan para modernizar de forma eficiente su base tecnológica, de forma transparente y de acuerdo con las normativas.
No solo aseguramos el cumplimiento normativo y preservamos la vigencia de las certificaciones líderes del sector, sino que también elaboramos informes con los que subsanar, de manera proactiva, las brechas de cumplimiento. Gracias a la transparencia de los informes –necesaria para garantizar el cumplimiento regulatorio–, los clientes de Retarus son capaces de reducir eficazmente los riesgos de infracciones normativas. Además, nuestros reportes aportan información valiosa sobre patrones de uso, lo que permite a nuestros clientes identificar ineficiencias y optimizar así sus comunicaciones por fax. Gracias a una gran variedad de conectores predefinidos, opciones de integración y técnicas para seguir impulsando flujos de trabajo inteligentes, Retarus Cloud Fax puede ser el comienzo de un proceso de automatización más ambicioso.
1 Gartner, artículo «Cloud Computing in 2028: From Technology to Business Necessity», de Dennis Smith, 25 de septiembre de 2023. GARTNER es una marca comercial registrada y una marca de servicio de Gartner, Inc. y/o sus filiales, tanto en los EE.UU. como internacionalmente, y se utiliza en esta publicación con permiso. Reservados todos los derechos.
