En una época en la que la mensajería instantánea se ha convertido en una parte inherente tanto a la comunicación personal como a la profesional, las instituciones financieras se encuentran en un apuro. Grandes bancos, como JP Morgan Chase, Goldman Sachs y muchos otros, han tenido que hacer frente a importantes cuestiones en materia legal por el uso que sus empleados hacían de WhatsApp –y de otras aplicaciones de mensajería– para comunicarse con clientes, poniendo de relieve problemas significativos en lo que al cumplimiento de normativa y de mantenimiento de registros se refiere.
El cumplimiento de la normativa
Las operaciones de las instituciones financieras se rigen por normas estrictas, cuyo objetivo es garantizar la transparencia, responsabilidad y protección de los inversores. Los organismos regulatorios clave, como la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) y la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP), exigen la conservación de todas las comunicaciones relacionadas con el negocio. La finalidad de estas reglas no es otra que evitar conductas indebidas y garantizar la posibilidad de auditar todas las transacciones financieras.
WhatsApp: cómodo, pero insuficiente para la comunicación empresarial
Es innegable el atractivo de WhatsApp y de otros servicios de mensajería similares. Aunque es muy tentador por su facilidad de manejo, su función de mensajería instantánea y su cifrado de extremo a extremo, la falta de funciones y capacidades específicas para empresas hace que no sea adecuado para que bancos y organizaciones, que operan en sectores altamente regulados, mantengan comunicaciones con sus clientes conforme a la normativa.
- Mantenimiento inadecuado de registros: a diferencia de los métodos de comunicación tradicionales, como los correos electrónicos, la empresa no tiene capacidad para capturar y almacenar sistemáticamente los mensajes de texto enviados por WhatsApp o aplicaciones similares. Esta falta de archivo automático implica que pueden perderse comunicaciones empresariales importantes, lo que deriva en un incumplimiento de la normativa relativa al archivado exhaustivo que se requiere al sector bancario.
- Omisión de control: a los organismos reguladores les preocupa especialmente que el uso de aplicaciones de mensajería personal como WhatsApp pueda convertirse en una vía para que los empleados eludan los mecanismos oficiales de supervisión. La posibilidad de evitar el control aumenta el riesgo de que conductas indebidas puedan pasar desapercibidas, que es precisamente lo que quiere evitar la normativa.
- Desafíos de cifrado y cumplimiento: el potente cifrado de WhatsApp, aunque resulta eficaz para la privacidad personal, dificulta la supervisión y recuperación de las comunicaciones empresariales. Garantizar la captura y el almacenamiento de estos mensajes cifrados según los estándares normativos supone un desafío para las instituciones financieras.
Las consecuencias
Las repercusiones del incumplimiento son graves. En diciembre de 2021, la «Securities and Exchange Commission» (SEC) y la «Commodity Futures Trading Commission» (CFTC) de los Estados Unidos condenaron a JP Morgan a pagar una desorbitante multa de 200 millones de dólares. La sanción respondía a la imposibilidad del banco para supervisar y conservar de manera adecuada las comunicaciones que sus empleados mantenían a través de WhatsApp y con dispositivos personales. Dicha incapacidad representaba una infracción significativa de los requisitos legales y ponía de manifiesto la importancia de mantener un registro adecuado de todas las comunicaciones empresariales. Goldman Sachs, Barclays, y muchos otros, también se enfrentaron a multas similares.
La solución empresarial adecuada: Mail2SMS
El escenario descrito apunta a una interacción crítica entre las tecnologías de comunicación modernas y el cumplimiento de la normativa. Si bien las aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp resultan cómodas, también es cierto que presentan algunas barreras que no se pueden obviar. En los sectores financieros, bancarios y otros altamente regulados, la transparencia y la responsabilidad pasan innegablemente por el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros.
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De esta manera, el envío de mensajes de texto a través de Mail2SMS garantiza que la comunicación de los empleados se realiza según la política de retención de datos de la empresa y la normativa específica del sector. El resultado es una implementación del SMS óptima, sencilla –y según la normativa– en toda la empresa. Además, gracias a la función de enrutamiento dinámico, ya no es necesario que cada empleado tenga asignado un código largo individual, ya que se puede compartir un mismo número entre varios usuarios. Mail2SMS ofrece sincronización nativa de directorios para Active Directory, LDAP y Notes, entre muchos otros. Incluso se integra con Microsoft Exchange para que los empleados puedan enviar SMS directamente desde un entorno familiar.
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