La Comisión Europea lleva impulsando la facturación electrónica desde hace tiempo. La primera piedra fue la «DIRECTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, del 16 de abril de 2014, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública», que define los elementos básicos de la facturación electrónica en un modelo de datos semántico para toda Europa. Con ella, la UE pretendía hacer posible el comercio transfronterizo de contratos públicos en formato digital y garantizar así la aceptación de las facturas electrónicas en las administraciones públicas.
Seis años después, el 18 de abril de 2020, la facturación electrónica para las administraciones públicas y los proveedores era obligatoria en Europa, y gran parte de los Estados miembros han diseñado sus propias normas. Por ejemplo, Alemania y Francia han desarrollado conjuntamente Factur-X, para cumplir los requisitos de la normativa EN 16931. En Alemania, este formato de facturación electrónica también se conoce como ZUGFeRD. Además, su versión actual ofrece la posibilidad de enviar una factura «XRechnung», un formato alemán específico para la facturación en el sector de ventas «de empresa a gobierno» o B2G (Business-to-Government).
Con anterioridad ya habíamos informado de los desarrollos de Italia, pionera en Europa, con su variante para llevar a cabo facturación electrónica: FatturaPA. En general, es aconsejable que las empresas con actividad internacional observen los desarrollos de Italia y otros países igualmente activos como Hungría o Francia. En este sentido, se está perfilando una tendencia clara para el comercio B2B: los procedimientos posteriores de auditoría se están sustituyendo por centros de liquidación. Y para ello, resulta indispensable pasarse a EDI.
El futuro de la facturación en Europa es electrónico
Desde hace tiempo, también el sector privado ha reconocido las ventajas del procedimiento de facturación electrónica como, por ejemplo, la mayor sencillez y velocidad de procesamiento o el ahorro mediante el archivado centralizado, con costes más reducidos. Por este motivo, también la facturación electrónica B2B tiene una difusión cada vez mayor. Un artículo de la Unión Europea prevé un ahorro potencial de hasta 40.000 millones de euros al año solo en los negocios europeos entre empresas.
Por tanto cabe esperar que la factura clásica en formato papel resultará pronto innecesaria y dejará de existir en la Unión Europea en los sectores de B2G y B2B, ya que no puede seguir cumpliendo sus funciones obligatorias y dado que la facturación electrónica es notablemente más barata.
¿Qué debería poder ofrecer un proveedor de soluciones de facturación electrónica?
La facturación electrónica en Europa se está desarrollando de forma tan dinámica que es complicado seguirle la pista. Por este motivo, es más lógico concentrarse en el negocio principal de la empresa y confiar en la experiencia y los servicios de un proveedor externo, especializado en facturación electrónica. Esto nos lleva a preguntarnos qué criterios debemos seguir para elegir a un proveedor de soluciones adecuado.
Por ejemplo, actualmente en la administración fiscal francesa es necesario presentar 24 datos diferentes por cada factura electrónica. En una fase posterior se deberá añadir aún más información. Francia todavía no ha definido con claridad cuál será el modelo y a partir de cuándo será obligatorio. Ante este tipo de cambios constantes, se requiere un sistema de gestión del cumplimiento fiable que permita al cliente controlar la situación.
En términos de escalabilidad, el proveedor de servicios de facturación electrónica debería ser capaz de crecer con el cliente y garantizar la flexibilidad necesaria para la integración de formatos y estándares nuevos. Asimismo, el partner debería facilitar la ampliación a otras configuraciones y servicios EDI en caso de necesidad, para que la empresa quede bien posicionada a largo plazo.
Una integración sencilla y rápida es una característica de calidad de años de experiencia en EDI. Un proveedor de soluciones competente comprende los procesos de compra a pago y de pedido a cobro de sus clientes, y debería estar capacitado para integrarse de forma fiable y rápida en cualquier sistema ERP. También, habría que garantizar una implementación en pocas semanas, y con socios ISV, para prepararse así para el futuro.
La puntualidad de un proveedor de soluciones también puede convertirse rápidamente en un factor crítico para el negocio. Los reglamentos y los requisitos legales están sujetos a plazos de tiempo y deben aplicarse en las fechas establecidas. También resulta crucial la experiencia en la conexión con redes internacionales. Para utilizar la contratación pública transfronteriza y con soporte electrónico se requiere, por ejemplo, un punto de acceso PEPPOL certificado para la facturación electrónica, conforme a la legislación en los ámbitos B2G, B2B y B2C, y en virtud de las normas internacionales.
Sin embargo, en última instancia, la diferencia la marca el factor humano y un buen servicio técnico y asistencia. Un interlocutor personal con años de experiencia en proyectos ayuda al cliente a concentrarse en su trabajo, optimizar recursos y reducir costes. Un proveedor de servicios de confianza debería poder ofrecer una supervisión constante de los acuerdos del nivel de servicio, incluida la comunicación obligatoria e, idealmente, un equipo de asistencia interno.
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