Vous avez certainement déjà été confronté à cette situation typique du service des achats : des fournisseurs n’ont toujours pas confirmé les nombreuses commandes urgentes qui leur ont été envoyées récemment. Aucune réponse sur plusieurs commandes envoyées. Évidemment, ce cas de figure nuit considérablement à une bonne planification. Et pourtant, un approvisionnement fiable en marchandises, matériaux et ressources d’exploitation réalisé dans les délais est un enjeu fondamental.
Les principaux « points critiques » sont généralement les étapes de saisie et de vérification manuelles des confirmations de commandes entrantes. Sans oublier le processus manuel de réception des factures. Suivre des confirmations de commande manquantes ou incorrectes représente une perte de temps colossale pour le service des achats. Ces processus manuels obsolètes entraînent une surcharge de travail dont le service des achats se passerait bien. En particulier si la croissance des volumes de commandes est au rendez-vous.
Comment améliorer cette situation et optimiser les processus de communication entre acheteurs et fournisseurs ? La réponse est claire : en automatisant les processus d’achat !
Digitaliser, automatiser et mettre en réseau les processus d’approvisionnement
Il existe un potentiel d’optimisation chaque fois qu’il est possible d’automatiser des processus en remplaçant les activités manuelles par une technologie et des plateformes innovantes. A la clé : des efforts sensiblement réduits. Les processus d’achat courants, comme la procédure de commande, sont ainsi également considérablement accélérés et optimisés.
L’étude de Capgemini, « IT Trends 2021 », dressée à l’issue d’une vaste enquête auprès de CIOs et de décideurs commerciaux, indique que les priorités en matière d’utilisation des technologies intelligentes sont similaires à celles de 2020. Les solutions informatiques pour automatiser des tâches manuelles restent en tête des besoins. La demande des entreprises pour des solutions d’optimisation de l’efficacité et de réduction des coûts de leurs processus est une tendance de fond qui se confirme.
En outre, l’échange de données dans le cadre de la chaîne d’approvisionnement ne cesse d’augmenter. Les chaînes d’approvisionnement étroitement intégrées offrent donc un potentiel évident aux entreprises. Notamment grâce à la possibilité d’échanger facilement et rapidement des informations sur la disponibilité des marchandises en temps réel ou de coordonner automatiquement les heures d’arrivée des livraisons.
La nécessité d’automatiser les activités manuelles pour accroître l’efficacité et de surmonter les limites des systèmes afin de digitaliser les processus de bout en bout, sera toujours plus essentiel pour les entreprises dans les années à venir. pour numériser va prendre de l’importance dans les années à venir.
Saisir de nouvelles opportunités avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux
Dans son article « Five themes can help procurement shape recovery in the next normal » (paru en janvier 2021), le cabinet de conseil en management et en stratégie McKinsey souligne l’importance de maintenir et de développer des relations solides et efficaces avec les fournisseurs. Pour les décideurs en matière d’achats, il est nécessaire d’investir dans des partenariats avec les fournisseurs et dans des innovations conjointes, pour tirer parti des nouvelles opportunités qu’offre la digitalisation et adopter un nouveau modèle opérationnel plus efficace.
Les entreprises ayant un service des achats important savent bien qu’une collaboration étroite avec les fournisseurs offre aux deux parties la possibilité d’augmenter le chiffre d’affaires et les bénéfices de façon conséquente. Les entreprises qui innovent régulièrement dans le cadre des partenariats avec leurs fournisseurs peuvent enregistrer des bénéfices à la hausse. Et ce, jusqu’à 10 %. Pas si étonnant que 88 % des personnes interrogées aient déclaré avoir lancé ou prévoir de lancer des programmes d’innovation conjoints avec leurs fournisseurs ! Si les responsables des achats indiquent qu’ils se concentrent principalement sur l’innovation en matière de processus, de services ou de produits avec leurs fournisseurs, certaines collaborations innovantes vont même jusqu’à modifier des business models. Sans oublier la possibilité d’intégration verticale afin d’exploiter des sources de données jusqu’alors inexploitées.
Le renforcement de la relation avec les fournisseurs, l’intégration des systèmes au-delà des frontières de l’entreprise et la numérisation des processus associés au moyen de solutions informatiques innovantes, représentent des leviers très porteurs pour les services des achats.
Une solution complète pour connecter tous les fournisseurs
Un flux d’informations fiable est indispensable dans le domaine des achats afin de pouvoir planifier la production de manière sûre et la protéger contre les défaillances. Les achats digitalisés via EDI sont particulièrement utiles. En effet, une connexion EDI complète de tous les fournisseurs au système ERP de l’entreprise garantit un déroulement automatique de toutes les étapes essentielles du processus : commande, confirmation de commande, avis de livraison, facture, etc.
Le système doit impérativement prendre en compte tous les types de fournisseurs, quels que soient leurs enjeux ou leur taille (fournisseurs dits A, B et C), même si ces fournisseurs ne disposent pas d’une connexion EDI complète ou si celle-ci n’est pas rentable en raison des faibles volumes de commandes. Une approche « one-size-fits-all » ne donne donc jamais le résultat escompté, ni en ce qui concerne les différentes catégories de fournisseurs, ni en ce qui concerne l’intégration au système de gestion des marchandises concerné.
Optimiser sa propre infrastructure informatique grâce aux services dans le cloud
Au lieu de cela, les différents systèmes et fournisseurs ont besoin de solutions adaptées à leurs besoins qui autorisent une circulation automatique des informations. Et surtout qui éliminent les processus d’achat manuels, sources d’erreurs. Incontournable pour améliorer la qualité des données dans tout le processus d’approvisionnement. Dans le même temps, cela ne doit pas surcharger la propre infrastructure informatique de l’entreprise, mais plutôt réduire sa complexité. Pour cela, les entreprises doivent s’appuyer sur un partenaire capable de proposer une solution basée de préférence dans le cloud. Fini la saisie manuelle des données dans le processus d’achat et les ruptures de médias et erreurs qui en résultent. C’est précisément ce qu’offre la solution d’approvisionnement électronique de Retarus Business Integration Platform.
Les fournisseurs les plus importants sont connectés directement au système ERP de l’entreprise par le biais des Retarus Managed EDI Services. Les fournisseurs B et C, pour lesquels une connexion directe n’est pas rentable en raison de faibles volumes de commande ou avec lesquels la communication dans le processus d’achat est rudimentaire ou non structurée, peuvent être connectés au système de gestion des marchandises à un prix fixe via Retarus WebConnect for Suppliers. Cette solution permet une communication impeccable dans le processus d’achat.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement de ces solutions, vous pouvez vous adresser à votre interlocuteur Retarus local.
