Le fax n’est pas mort, loin de là. De nombreuses entreprises, institutions, établissements de soin continuent de l’utiliser, notamment pour les documents administratifs ou justificatifs. La capacité à recevoir des fax numériques est également un élément clé lorsqu’il s’agit d’augmenter l’efficacité de la communication par fax et automatiser les flux de travail. C’est particulièrement vrai pour des commandes entrantes par fax ou des documents liés aux contrats des clients : la capacité à les intégrer au « workflow » a un impact direct sur le développement du business.
Voici des exemples de secteurs d’activités où les fax entrants jouent encore un rôle clé dans les échanges commerciaux, que ce soit en B2B ou en B2C :
- Les banques reçoivent notamment par fax des ordres de banque, des ordres de bourse et des commandes entrantes de clients à traiter en urgence.
- Les assurances reçoivent des documents liés aux contrats de clients finaux et des documents de plusieurs pages envoyés par les avocats, experts et administrations publiques.
- Les secteurs de l’industrie et de l’automobile reçoivent de nombreux documents par fax (confirmations de commandes ou de livraisons, justificatifs tout au long de la chaîne d’approvisionnement…)
- Les cliniques reçoivent des résultats d’analyses et des orientations des patients préparés et envoyés par les cabinets et maisons médicales.
- Les entreprises pharmaceutiques reçoivent les commandes de pharmacies par fax.
- Les services publics reçoivent des fax pour des changements d’adresse, de coordonnées bancaires ou encore pour des résiliations de contrats.
Les processus et flux de travail génèrent un volume important de fax
Naturellement, à l’ère de la digitalisation, il est essentiel que les fax entrants soient également disponibles sous forme numérique. L’enjeu est de transmettre l’information en temps voulu à des parties prenantes internes et à des bonnes applications commerciales, pour assurer une fluidité optimale des processus. Le format numérique est également indispensable pour l’archivage intelligent des documents.
Pour assurer des processus efficaces et une automatisation étendue des flux de travail, même en cas de volumes importants de fax, tous les documents entrants doivent être traités par le biais d’une infrastructure idéalement basée sur le cloud. Ainsi, vous pouvez réceptionner les fax directement sous forme numérique dans les boîtes de réception des différents collaborateurs concernés ou, si vous le souhaitez, dans des boîtes de réception partagées avec des droits d’accès dédiés.
Les infrastructures fax basées sur le cloud modernes ont de nombreux avantages par rapport aux serveurs fax sur site. Leur évolutivité est quasi-illimitée ; le modèle de prix est transparent, parce que basé sur l’utilisateur ; ils permettent aussi un reporting fiable à un niveau d’entreprise.
Cloud Fax élimine les ruptures de médias
Grâce aux Retarus Cloud Fax Services, les collaborateurs reçoivent les documents fax entièrement numérisés dans leurs applications de messagerie habituelles et sur tous les dispositifs connectés : ordinateur de bureau ou à distance, ordinateur portable, smartphone, tablette…
En outre, les fax entrants et les données extraites de ces derniers peuvent être transmises directement via l’infrastructure Cloud Fax hautement scalable vers des applications commerciales et des systèmes ERP, DMS, CRM et autres. Les fax et les données numériques sont disponibles en temps réel pour leur traitement ultérieur et les flux de travail internes, sans interruption ni rupture de médias.
En outre, la connexion redondante via plusieurs datacenters garantit une fiabilité élevée.
En particulier, pour optimiser la réception des fax, Cloud Fax propose une large gamme de services à valeur ajoutée supplémentaires, notamment la reconnaissance de codes-barres et la reconnaissance de texte OCR. Ces derniers peuvent être utilisés, par exemple, pour rediriger les documents fax et leurs données enregistrées de manière automatisée vers les emplacements appropriés dans l’entreprise. Vous trouverez sur notre site Web d’autres possibilités d’utilisation pour la réception de fax.
Vous souhaitez optimiser la communication fax pour votre entreprise ? Vous souhaitez profiter de fonctionnalités hautement scalables, fiables et d’un service exceptionnel ? Il vous suffit de contacter votre interlocuteur Retarus local.
