La Commission européenne s’applique depuis plusieurs années à faire avancer l’instauration de la facturation électronique dans les états membres. Pierre angulaire de cette initiative : la Directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, qui détermine à l’échelle européenne les éléments clés d’une facture électronique selon un modèle de données sémantique. Ainsi, l’UE souhaitait faciliter le commerce transfrontalier au sein des marchés publics sous une forme digitalisée et garantir l’acceptation de factures électroniques dans les administrations publiques.
Six ans plus tard, le 18 avril 2020, la facturation électronique devenait obligatoire pour les administrations publiques et les fournisseurs au sein de l’Europe. Dans ce contexte, la plupart des pays membres ont défini leurs propres standards. L’Allemagne et la France, par exemple, ont développé conjointement le concept Factur-X dans le but de satisfaire aux exigences de la norme EN16931. En Allemagne, ce format de facturation électronique est également appelé ZUGFeRD. La version la plus actuelle de ce système permet également d’envoyer une facture « XRechnung », format spécial allemand pour la facturation électronique pour le commerce B2G (Business-to-Government).
Sur ce même sujet, nous avions déjà mentionné précédemment les développements réalisés en Italie, pays précurseur en Europe avec son système de facturation électronique obligatoire baptisé FatturaPA. Il est d’ailleurs recommandé aux entreprises actives à l’international d’observer avec attention ce qui est mis en place en Italie comme dans d’autres pays proactifs dans ce domaine, comme la Hongrie ou la France. Une nette tendance se dessine ici concernant le commerce B2B : les procédures post-audit sont remplacées par des centres d’autorisation. Il est alors impératif de passer à une infrastructure EDI.
L’avenir de la facturation en Europe est électronique
Le marché libre reconnaît également depuis longtemps les avantages de la facturation électronique en termes de procédures, notamment le traitement simplifié et accéléré des données et les économies réalisées via l’archivage central à moindre frais. Ainsi, la facturation électronique ne cesse de se développer dans le commerce B2B. Un article de l’Union Européenne prévoit un potentiel d’économie allant jusqu’à 40 milliards d’euros par an rien que dans le cadre du commerce B2B européen.
Il est donc probable que le format classique de facture papier devienne bientôt inutile et caduque au sein de l’Union Européenne pour le commerce B2G et B2B, celui-ci ne pouvant plus remplir les fonctions obligatoires et coûtant bien plus cher que le système numérique.
Sur quels critères choisir un fournisseur de solutions ?
La facturation électronique en Europe se développe à un rythme tel qu’il devient difficile de s’y retrouver pour bon nombre d’entreprises. Il est donc judicieux de se concentrer sur son activité principale et de faire confiance à l’expertise et aux services d’un fournisseur tiers spécialisé en matière de la facturation électronique. Mais sur quels critères choisir un fournisseur de solutions adapté ?
En France, par exemple, il est demandé de remplir un total de 24 champs d’informations différents pour chaque facture électronique auprès de l’administration fiscale. Des informations supplémentaires doivent même y être ajoutées ultérieurement. L’État n’a pas encore clairement défini quelles seraient ces informations et à partir de quel moment elles seront obligatoires. Face à ce type de modifications continues, un système fiable de gestion de la conformité s’avère indispensable, permettant un suivi de la situation pour le mandant.
En matière d’évolutivité, le fournisseur de facturation électronique doit progresser aux côtés du mandant et doit pouvoir garantir la flexibilité requise en termes d’intégration de formats et standards. Le partenaire doit également faciliter l’extension à d’autres configurations et services EDI si nécessaire, afin de s’aligner sur ces changements à tous les niveaux d’entreprise et de manière durable.
Une intégrabilité simple et rapide constitue un critère de qualité attestant d’une expertise EDI de longue date. Un fournisseur de solutions compétent est en mesure d’appréhender les processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash de ses clients et d’intégrer chaque système ERP de manière fiable et rapide. Une implémentation doit pouvoir être garantie dans un délai de quelques semaines afin de se positionner et de s’aligner au mieux pour préparer l’avenir.
La ponctualité d’un fournisseur de solutions peut aussi rapidement devenir essentielle aux activités. Des réglementations et dispositions légales exigent le respect de délais précis et doivent être mises en œuvre à des dates spécifiques. Le degré d’expertise est tout aussi important dans le cadre de la connexion à des réseaux internationaux. Pour l’approvisionnement transfrontalier et assisté par voie électronique, un point d’accès PEPPOL certifié est par exemple exigé pour assurer la conformité légale de la facturation électronique dans le cadre d’échanges B2G, B2B et B2C dans le respect des normes internationales.
Enfin, le facteur humain vient faire la différence, de même que la qualité du service et de l’assistance. Des interlocuteurs personnels forts d’une expérience projet de longue date contribuent à aider les clients à se concentrer sur leurs activités, à économiser des ressources et à réduire les coûts. Des fournisseurs de confiance doivent pouvoir proposer un suivi des SLA disponible 24 h/24 et 7 j/7 avec retours obligatoires et l’assistance doit être idéalement gérée en interne.
Une solution répondant à toutes les exigences et adaptée à tous les canaux de communication
Retarus E-Invoicing est une solution cloud rentable, développée avec un niveau d’expertise maximal de plus de 27 ans en matière d’EDI. La solution respecte les dispositions internationales et satisfait aux diverses exigences techniques spécifiques à chaque pays. En tant que point d’accès PEPPOL certifié et en tant que membre d’associations locales de facturation électronique, Retarus exploite au profit de ses clients un système de facturation électronique conforme légalement dans le cadre d’échanges B2G, B2B et B2C en Europe et à l’échelle mondiale. Le tout, dans le respect constant des normes internationales.
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