Les entreprises recherchent toujours une technologie qui augmentera leur productivité et leurs profits, tout en réduisant les coûts. Des efforts sont régulièrement réalisés pour améliorer l’efficacité des fonctions et processus quotidiens essentiels aux missions, sans compromettre la qualité ou la confidentialité. La technologie de l’eDiscovery, qui occupe une place prépondérante sur le marché, permet d’atteindre cet objectif d’efficacité accrue. L’IDC (International Data Corporation) estime que les services et logiciels de l’eDiscovery ont dépassé les 10 milliards de dollars au niveau mondial, fin 2015. Le marché total de l’eDiscovery devrait connaître un taux de croissance annuel composé de 9,8 % (TCAC), les logiciels et services dépassant ainsi les 14,7 milliards de dollars en 2019. Si seules 5 % des informations découvrables étaient au format électronique en 1996, ce chiffre s’élevait à 97 % en 2016. En 2016, de plus en plus d’entreprises devraient se tourner systématiquement vers l’eDiscovery en raison de l’évolution des exigences. La communication par fax fait partie de cette approche.
Convertir les fax en documents PDF recherchables
Les entreprises commerciales, quelle que soit leur taille, reçoivent toutes régulièrement des centaines, voire des centaines de milliers de fax. Lesquels doivent tous être examinés, analysés et organisés. Ces documents peuvent même être copiés devant être distribuées ou faire l’objet d’une investigation. S’ils ne sont pas correctement traités, leur confidentialité peut être compromise. Convertir un fax en fichier PDF recherchable permet un traitement et une distribution plus rapides de vos informations stockées et facilite le processus d’eDiscovery. Le service de PDF recherchables de Retarus Cloud Fax intègre un code dans un message fax. Cette méthode innovante permet d’améliorer les processus d’audit, d’investigation ou de litige. Les entreprises peuvent automatiser le traitement des fax grâce à leur capacité à rechercher un fax dans les archives de bureau. Retarus Managed Cloud Services permettent l’examen des fax électroniques et des rapports de livraison correspondants nécessaires en cas d’audit officiel ou de litige. Les fax recherchables au format PDF vous permettent non seulement d’être prêt d’un point de vue juridique, mais aussi d’accélérer le traitement.
La fonctionnalité eDiscovery pour renforcer la protection et la sécurité de vos données
Les entreprises des secteurs de la finance, de l’automobile et de la santé sont particulièrement attirées par ce système pour collecter et traiter tous les fax recherchables possibles au format PDF, ainsi que les pages de confirmation de livraison associées. L’un des principaux avantages de ce service de Retarus est que vous disposez de vos informations et métadonnées sur vos propres serveurs de données. Si nécessaire, ceux-ci peuvent alors filtrer les informations à des fins juridiques et/ou dans le cadre d’un audit. La collecte de ces informations permet uniquement au personnel autorisé d’examiner les documents individuels afin de déterminer leur pertinence dans une situation juridique. La capacité d’eDiscovery offerte par Retarus est simple d’utilisation et compatible avec les systèmes de stockage de document. Elle peut être intégrée via plusieurs interfaces standard telles que le SMTP (Fax-to-Mail), le FTP ou les services Web sans qu’il soit nécessaire d’installer un nouveau logiciel. Aucun matériel supplémentaire et aucune maintenance ne sont nécessaires pour ce service. Les documents sont traités de manière sécurisée par les services de fax PDF recherchables de Retarus.
Recherchez des fax sans logiciel de reconnaissance des caractères supplémentaire
Prenez le contrôle de vos fax et effectuez des recherches plein texte sur des millions de documents en quelques minutes. Grâce aux Retarus Cloud Fax Services, effectuez des recherches de fax rapides sans installer de logiciel d’OCR supplémentaire. En outre, Retarus Fax-to-Mail et Mail-to-Fax vous permettent notamment d’utiliser l’eDiscovery sous Office 365 afin de rechercher des contenus de fax. Les services fax de Retarus peuvent être directement intégrés à Microsoft Office 365.
