Dans un environnement commercial incertain et en rapide évolution, les entreprises dépendent de leur capacité à innover et à s’adapter plus que jamais. Pour que leurs entreprises restent compétitives, les responsables de l’infrastructure et des opérations (I&O) du monde entier cherchent à tirer le meilleur parti du potentiel du cloud. C’est un sujet qui devrait être traité de préférence sans tarder : selon le cabinet d’analystes Gartner®, « d’ici 2028, le cloud computing sera une nécessité pour la compétitivité commerciale. Les résultats commerciaux dépendront de la capacité d’une entreprise à mettre en place sa stratégie de cloud computing »1.
Pour ceux qui travaillent dans le domaine du fax et de la messagerie, ce n’est pas une surprise. Sans solution de fax cloud simplifiée et centralisée, les équipes I&O sont confrontées à une hausse de la charge de travail, une complexité accrue et des restrictions importantes. Le cœur de ces problèmes réside dans l’infrastructure de serveurs de fax sur site. Grâce à nos décennies d’expérience sur le marché du fax digital, nous avons mis en avant la manière dont les responsables I&O (et les entreprises dans leur ensemble) peuvent transformer et digitaliser leur entreprise en supprimant les serveurs de fax on-premises.
Centralisation améliorée et baisse de la charge de travail et de la complexité pour les équipes informatiques
Dans les infrastructures de fax complexes, chaque unité commerciale est susceptible de disposer de sa propre configuration de serveur de fax, ce qui entraîne un manque de centralisation en matière de gestion et de génération de rapports. En conséquence, l’efficacité des processus de gestion des services informatiques se trouve fortement dégradée, ce qui exige qu’on redouble d’efforts en termes de surveillance, de contrôle et de mise à jour de l’ensemble des systèmes de fax.
De plus, ces intégrations complexes manquent généralement de capacités étendues de génération de rapports et d’analyses. Les responsables de gestion informatiques rencontrent souvent des difficultés pour collecter et analyser les données relatives à l’utilisation du fax, aux tendances ou aux mesures de performances. Cela limite donc leurs capacités à optimiser les ressources et à identifier les éventuels problèmes.
Dans une configuration de fax cloud moderne, les fonctionnalités avancées intégrées d’analyse et de génération de rapports renforcent les capacités des responsables informatiques. Grâce à une visibilité précieuse sur les schémas d’utilisation des fax, les professionnels de l’informatique sont capables d’identifier les manques d’efficacité et d’optimiser leurs communications par fax, réduisant ainsi la complexité des systèmes. Ces analyses permettent des prises de décision avisées, une optimisation des ressources et l’identification d’éventuels problèmes avant qu’ils ne puissent affecter les opérations.
Une évolutivité illimitée combinée à une faible complexité des opérations
Avec une configuration de fax fragmentée, l’expansion et la réduction permanentes des ressources de serveur de fax pour répondre aux exigences commerciales en fluctuation constante peut sembler mission impossible. L’ajout ou le retrait de serveurs de fax, l’intégration à d’autres systèmes ou l’expansion des capacités sont des interventions complexes et fastidieuses, ayant pour conséquence des retards ou d’éventuelles perturbations de services.
La gestion et la prise en charge de plusieurs infrastructures de fax exigent des efforts continus de la part des équipes informatiques. Les tâches de maintenance concernant par exemple les mises à jour logicielles, correctifs et résolutions de problèmes sont difficilement uniformisées, ce qui entraîne une fois de plus une augmentation des efforts et le risque de services perturbés.
En 2024, il est de plus en plus difficile de recruter du personnel qualifié disposant de connaissances approfondies en matière d’infrastructure de fax héritée. Et personne ne veut prendre en charge la formation de nouveaux employés sur du matériel toujours plus obsolète. Le maintien d’un environnement parfaitement adapté avec une assistance adéquate est une tâche particulièrement ardue.
Grâce aux solutions cloud, le fournisseur prend en charge les mises à jour, correctifs et résolutions de problèmes et libère ainsi des ressources informatiques des tâches de maintenance de routine de serveurs de fax. Des équipes d’assistance professionnelle et de gestion de services dédiées se tiennent à disposition tout au long du cycle de vie de la relation client, de l’intégration à l’implémentation et au-delà. Leur expertise et leurs conseils aident les entreprises à combler les lacunes, à garantir une transition fluide vers le cloud et à éviter tout tracas concernant le moindre manque de savoir-faire en interne.
Les fournisseurs de services fax cloud de qualité éliminent le besoin d’investissements matériels et logiciels supplémentaires tout en faisant évoluer la capacité de fax. Au fur et à mesure que les besoins commerciaux évoluent, les solutions de fax cloud offrent des variations de capacités fax dynamiques et fluides, assurant ainsi une utilisation optimale et constante des ressources. Cela permet de réaliser des économies, tout en éliminant simultanément la complexité d’une gestion de plusieurs serveurs de fax. En conséquence, les responsables informatiques peuvent concentrer leurs efforts sur des initiatives stratégiques plutôt que sur leurs tâches quotidiennes.
Intégration supérieure et expérience d’administration
L’implémentation de systèmes disséminés au sein de divers départements, bureaux ou régions s’avère une mission qui demande beaucoup de temps. Néanmoins, l’intégration à des applications pour grande entreprise telles que des systèmes CRM ou de gestion de documents est essentielle à la prise en charge efficace des processus commerciaux.
L’intégration de chaque serveur de fax à des applications commerciales implique généralement de relier l’interface, les formats et les limitations propres à chaque application. Cet aspect complique la tâche des responsables informatiques pour obtenir la fluidité de l’échange de données et faciliter l’automatisation des flux de travail. Par ailleurs, chaque composant dispose généralement de ses propres portails de gestion, outils d’administration, voire fichiers journaux désuets pour le suivi des performances de fax, la gestion des utilisateurs et le traitement d’incidents et de demandes de changement. Ces incohérences en termes d’administration et l’absence de standardisation sont pénibles pour les administrateurs et nuisent à la productivité.
Les solutions de fax cloud s’intègrent en toute fluidité aux systèmes d’entreprise existants, entre autres au niveau de la gestion de documents, des bases de données CRM, des plateformes ERP et des interfaces commerciales de fournisseurs tels que SAP, Epic et Microsoft. Les connecteurs pré-intégrés, les API standard et même les options d’intégration personnalisées facilitent la connexion et la rationalisation des flux de travail de fax sur différents systèmes.
Ces intégrations directes, ainsi que l’extraction de données intelligentes et les techniques de flux de travail basées sur ces dernières, favorisent la suppression des processus papier et manuels. En éliminant les étapes manuelles et en optimisant l’interopérabilité, les entreprises acquièrent facilement une meilleure productivité et une simplification des opérations commerciales.
Comblement des lacunes liées à la sécurité et à la conformité
Les clients doivent s’assurer de la confidentialité des données, respecter les protocoles de sécurité et garantir la conformité à des réglementations en constante évolution. Ces tâches s’avèrent inutilement plus complexes en cas d’utilisation de serveurs de fax sur site fragmentés.
Les risques de sécurité et les problèmes de conformité arrivent en cascade en raison de la décentralisation des infrastructures. Chaque serveur peut être soumis à différentes mesures et différents protocoles, ce qui rend le suivi uniforme des directives de sécurité encore plus difficile. La garantie de la protection des données et du respect des journaux d’audit et des exigences réglementaires en termes de conformité comme le RGPD ou HIPAA devient complexe.
Une approche complète, orientée vers le cloud d’entreprise assure la conformité de même qu’une sécurité optimale en apportant une structure robuste pour protéger les informations sensibles. Cela inclut le chiffrement des données en transit et au repos, garantissant la confidentialité et l’intégrité des communications par fax. Les entreprises qui ont besoin de certifications telles que SOC1, SOC2, ISO 27001 et PCI-DSS doivent sélectionner les fournisseurs disposant des cadres de conformité adaptés.
L’approche moderne de Retarus en matière de fax
À l’heure où les responsables I&O considèrent leur feuille de route de développement technologique pour 2024, il est important de rappeler combien une technologie considérée comme dépassée peut être un moteur moderne essentiel dans le cadre de l’automatisation. Chez Retarus, nous nous efforçons de fournir aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour moderniser efficacement leur infrastructure technologique de manière transparente et conforme.
Non seulement nous respectons les réglementations et maintenons les certifications à la pointe du secteur, mais nous offrons également un aperçu plus approfondi sur la génération de rapports pour combler les lacunes en matière de conformité de manière proactive. Grâce à la transparence de la génération de rapports nécessaire pour prendre en charge la conformité réglementaire, les clients de Retarus peuvent limiter les risques d’infractions aux règlements de manière significative. De plus, nos rapports de fax donnent une certaine visibilité sur les schémas d’utilisation de fax, permettant aux clients d’identifier tout type d’inefficacité et d’optimiser leurs communications par fax. Grâce à un large éventail de connecteurs pré-intégrés, d’options d’intégration et de techniques pour favoriser davantage les flux de travail intelligents, Retarus Cloud Fax peut être le point de départ de processus d’automatisation de niveau supérieur.
1 Gartner, Cloud Computing in 2028: From Technology to Business Necessity, par Dennis Smith, 25 septembre 2023. GARTNER est une marque déposée et une marque de service de Gartner, Inc. et/ou de ses filiales aux États-Unis et à l’internationale qui est utilisée ici avec autorisation. Tous droits réservés.
