Les infrastructures de serveurs de fax fragmentées peuvent engendrer divers types de problèmes pour les équipes informatiques de grandes entreprises ou pour les partenaires d’intégration de systèmes des clients. Les défis les plus ardus à relever en lien avec la gestion des environnements de distribution de messages concernent quatre domaines particuliers :
1. L’absence de centralisation entraîne une augmentation du coût total de possession
Dans les infrastructures de fax complexes, chaque unité commerciale est susceptible de disposer de sa propre configuration de serveur de fax, ce qui entraîne un manque de gestion centralisée. En conséquence, l’efficacité des processus de gestion des services informatiques se trouve fortement dégradée, ce qui exige que l’on redouble d’efforts en termes de surveillance, de contrôle et de mise à jour de l’ensemble des systèmes de fax.
Ce manque de cohérence engendre des frais élevés pour chaque projet d’intégration, en particulier pour les intégrateurs de systèmes spécialisés en solutions d’intégration unifiées couvrant plusieurs environnements de clients.
Par ailleurs, une augmentation des coûts totaux de l’infrastructure informatique s’ensuit en raison des ressources sous-exploitées. Chaque serveur de fax a besoin de ses propres éléments dédiés au niveau matériel et logiciel ainsi qu’en termes de maintenance. Cela suscite une duplication inutile des ressources.
Retarus Cloud Fax élimine le besoin en investissements matériels et logiciels supplémentaires pour faire évoluer la capacité de fax. Au fur et à mesure que les besoins commerciaux évoluent, la solution permet une expansion ou une réduction des capacités de fax en toute fluidité, garantissant une exploitation optimale des ressources. Vous pouvez ainsi réaliser des économies, tout en éliminant simultanément la complexité d’une gestion de plusieurs serveurs de fax.
2. Évolutivité limitée en raison d’une haute complexité des opérations
Avec une configuration fragmentée, l’expansion et la réduction permanentes des ressources de serveur de fax pour répondre aux exigences commerciales en fluctuation constante peut être définie comme mission impossible. L’ajout ou le retrait de serveurs de fax, l’intégration à d’autres systèmes ou l’expansion des capacités sont des interventions complexes et laborieuses, avec le plus souvent pour conséquence des retards ou d’éventuelles perturbations de services.
La gestion et la prise en charge de plusieurs infrastructures de fax exigent des efforts continus de la part des équipes informatiques des clients ou de leurs partenaires d’intégration de systèmes. Les tâches de maintenance concernant par exemple les mises à jour logicielles, correctifs et résolutions de problèmes sont difficilement uniformisées lorsque diverses technologies de fournisseurs sont implémentées, ce qui entraîne (une fois de plus) une augmentation des coûts et le risque de services perturbés.
Sous forme de solution basée sur le cloud, Retarus prend en charge les mises à jour, correctifs et résolutions de problèmes et libère ainsi des ressources informatiques exploitées jusqu’alors pour exécuter des tâches de maintenance de routine de serveurs de fax. Des équipes spécialisées de gestion de services et d’expertise offrent leur assistance tout au long de la familiarisation avec la solution et de son usage à long terme. Ces services de conseil et d’expertise aident les entreprises à combler les lacunes, à garantir une transition fluide vers le cloud et à éviter tout tracas concernant le moindre manque de connaissances en interne.
La plateforme redondante de Retarus bénéficiant de datacenters disséminés à l’internationale minimise le risque de perturbation ou d’échec. Les responsables informatiques peuvent faire confiance à cette infrastructure robuste pour assurer la continuité des services de fax, même en cas de situation difficile.
En conséquence, les responsables informatiques des clients et de leurs partenaires d’intégration peuvent concentrer leurs efforts sur des initiatives plus stratégiques plutôt que sur leurs tâches quotidiennes.
3. Défis d’intégration et expérience d’incohérence administrative
L’implémentation de systèmes disséminés au sein de divers départements s’avère une mission fastidieuse. Néanmoins, l’intégration à des applications pour grande entreprise telles que des systèmes CRM ou de gestion de documents est essentielle à la prise en charge efficace des processus commerciaux.
L’intégration de chaque serveur de fax en plus des applications connexes implique généralement des interfaces, formats et limitations propres. Cet aspect complique la tâche des responsables informatiques pour obtenir la fluidité de l’échange de données et de l’automatisation des flux de travail. Par ailleurs, tous les composants disposent généralement de leurs propres portails de gestion, outils d’administration, voire fichiers journaux désuets pour le suivi des performances de fax, la gestion des utilisateurs et le traitement d’incidents et de demandes de changement. Ces incohérences en termes d’expérience d’administration et l’absence de standardisation sont pénibles pour les administrateurs et nuisent à la productivité.
Retarus Cloud Fax s’intègre en toute fluidité aux systèmes d’entreprise existants, entre autres au niveau de la gestion de documents, des bases de données CRM, des plateformes ERP ou de toutes sortes d’applications commerciales. En éliminant les étapes manuelles et en optimisant l’interopérabilité, les entreprises acquièrent une meilleure productivité et une simplification des opérations commerciales. Cela s’avère particulièrement utile pour les intégrateurs de systèmes qui peuvent exploiter la large gamme d’API standard, de connecteurs et même d’options d’intégration personnalisées de Retarus afin de connecter et simplifier en toute facilité les flux de travail de fax sur différents systèmes clients.
4. Risques de sécurité et absence de génération de rapports unifiée
Les clients et leurs partenaires d’intégration doivent s’assurer de la confidentialité des données, respecter les protocoles de sécurité et garantir la conformité à des réglementations en constante évolution sur différents systèmes de serveurs de fax fragmentés.
Les risques de sécurité et les problèmes de conformité sont multipliés en raison de cette fragmentation des infrastructures. Chaque serveur peut être soumis à différentes mesures et différents protocoles, ce qui rend le suivi uniforme des directives de sécurité encore plus difficile. La garantie de la protection des données et du respect des journaux d’audit et des exigences réglementaires en termes de conformité comme HIPAA ou le RGPD devient complexe.
Ces intégrations complexes manquent généralement de capacités de génération de rapports et d’analyses complètes. Les responsables de gestion informatiques ont souvent de la peine à collecter et analyser les données relatives à l’utilisation du fax, aux tendances ou aux mesures de performances, limitant leurs capacités à optimiser les ressources et à identifier les éventuels problèmes.
Résolution de la complexité grâce à des infrastructures de fax centralisées
Retarus Cloud Services assure la conformité de même qu’une haute sécurité en apportant une structure robuste pour protéger les informations sensibles. Cela inclut le chiffrement des données en transit et au repos, garantissant la confidentialité et l’intégrité des communications par fax. En outre, Retarus respecte l’ensemble des normes réglementaires et sectorielles comme HIPAA ou le RGPD.
Les capacités avancées intégrées d’analyse et de génération de rapports permettent aux responsables informatiques de bénéficier d’une visibilité précieuse de l’usage du fax, des mesures de performances et des tendances. Ces analyses permettent des prises de décision avisées, une optimisation des ressources et l’identification d’éventuels problèmes avant qu’ils ne puissent affecter les opérations.
La fonction de génération de rapports de fax de Retarus apporte divers avantages aux clients et à leurs responsables informatiques. En générant des rapports sur les transmissions de fax pour prendre en charge la conformité réglementaire, ils réduisent les risques d’infractions aux règlements de manière significative. Les rapports sur la conformité aident les entreprises à respecter les réglementations comme HIPAA et le RGPD. De plus, les rapports de fax peuvent donner une certaine visibilité sur les schémas d’utilisation de fax et permettre aux clients d’identifier tout type d’inefficacité et d’optimiser leurs communications par fax.
