Sicuramente conoscete bene come funzionano le cose nel settore acquisti: è stata inviata di recente una serie di ordini urgenti e i fornitori non hanno ancora spedito una conferma d’ordine. Anzi, molti di loro non hanno proprio mai risposto. Una situazione di questo tipo non fa che ostacolare notevolmente tutta la pianificazione dell’azienda e compromette gli obiettivi basilari di un approvvigionamento affidabile di beni, materiali e risorse operative. Il tutto nel momento meno opportuno!
Le procedure manuali di inserimento e verifica di una conferma d’ordine in entrata, nonché il processo manuale di ricezione di una fattura non fanno altro che peggiorare le cose. Ma ciò che porta via moltissimo tempo all’ufficio acquisti è, soprattutto, il follow-up in caso di conferme d’ordine mancanti o errate. Questi processi manuali obsoleti si traducono in un carico di lavoro che il team degli acquisti non è più in grado di gestire correttamente a causa dell’incremento nel volume degli ordini e della loro complessità.
Non possiamo non chiederci fino a che punto è possibile ottimizzare questo stato di cose e i processi di comunicazione in essere tra l’ufficio acquisti e i relativi fornitori. La soluzione è l’automatizzazione dei processi di approvvigionamento.
Digitalizzare, automatizzare e mettere in rete i processi di approvvigionamento
L’ottimizzazione offre sempre un grande potenziale quando i processi vengono automatizzati attraverso tecnologie e piattaforme innovative, eliminando le attività manuali, perché così si riduce notevolmente il carico di lavoro. Anche i processi più comuni degli acquisti, come l’inoltro di ordini, possono essere velocizzati e ottimizzati.
Il recente studio “IT Trends 2021” di Capgemini Germania, un sondaggio ad ampio respiro svolto su CIO e decision maker aziendali nei paesi di lingua tedesca, indica che rispetto allo scorso anno le priorità registrate per gli ambiti di applicazione delle tecnologie intelligenti non sono cambiate di molto. Anzi! Le soluzioni IT per l’automatizzazione dei passaggi operativi manuali continuano a occupare le prime posizioni della classifica del sondaggio. Resta immutata la richiesta delle aziende di soluzioni in grado di incrementare l’efficienza e ridurre i costi in tutte le fasi dei processi.
È, invece, aumentato sensibilmente lo scambio di dati lungo la catena di fornitura delle aziende. Le catene di fornitura strettamente integrate offrono un grande potenziale alle aziende, come la possibilità di scambiare informazioni sulla disponibilità delle merci in tempo reale o di coordinare automaticamente i tempi di arrivo delle consegne, così da ottimizzare la produzione just in time.
Nel corso dei prossimi anni, avrà un peso sempre maggiore la necessità di automatizzare le attività manuali, per incrementare l’efficienza e ridurre i costi del sistema, tramite la digitalizzazione dei processi end-to-end.
Sfruttare nuove opportunità con fornitori e partner commerciali
Nel suo articolo “Five themes can help procurement shape recovery in the next normal” (01/2021), la società di consulenza strategica e manageriale McKinsey sottolinea l’importanza di mantenere e sviluppare continuamente le relazioni con i fornitori. È necessario che i responsabili degli acquisti investano in partnership con i fornitori e in innovazioni congiunte, per sfruttare le nuove opportunità di digitalizzazione e per passare a un modello operativo più efficiente.
Le aziende che si occupano principalmente di approvvigionamento sanno che collaborare a stretto contatto con i fornitori offre a entrambe le parti l’opportunità di incrementare vendite e profitti. Infatti, le aziende impegnate in modo continuativo a innovare le loro partnership con i fornitori hanno maggiori possibilità di registrare una crescita dei profitti (fino al 10%). Non ci sorprende che l’88% degli intervistati abbia dichiarato di aver avviato o pianificato l’avvio di programmi di innovazione congiunti con i propri fornitori. Mentre i responsabili degli approvvigionamenti si concentrano principalmente sull’innovazione di processi, servizi o prodotti con i loro fornitori, alcune partnership prevedono persino l’innovazione del modello di business. Stanno anche emergendo opportunità di integrazione verticale che offrono l’accesso a fonti di valore mai sfruttate in precedenza.
Rafforzare le relazioni con i fornitori, integrare i sistemi oltre i confini aziendali e digitalizzare i processi associati utilizzando soluzioni IT innovative: ecco come consolidare il futuro del reparto acquisti.
Soluzione completa per collegare tutte le categorie di fornitori
Disporre di un flusso di informazioni affidabile è indispensabile negli acquisti, perché consente di pianificare con attendibilità la produzione e proteggerla da interruzioni. In questo caso, entra in gioco l’acquisto digitalizzato tramite EDI. Una connessione EDI completa di tutti i fornitori al sistema ERP dell’azienda garantisce l’automatizzazione di tutte le fasi del processo di acquisto, dall’ordine alla conferma d’ordine, dalla notifica di consegna alla fattura.
Non dimentichiamo che il sistema deve essere in grado di supportare i fornitori di qualsiasi importanza e dimensione (dai più grandi ai più piccoli), anche se questi non dispongono di una connessione EDI completa o se tale connessione non è conveniente per via del limitato volume di ordini. Un approccio “one size fits all” non consente di arrivare al risultato desiderato, né per quanto riguarda categorie diverse di fornitori né per l’integrazione con il rispettivo sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
Ottimizzazione dell’infrastruttura IT con servizi basati sul cloud
Sistemi e fornitori diversi necessitano di soluzioni pensate su misura per le loro esigenze, che siano in grado di trasmettere le informazioni automaticamente e di eliminare dal settore acquisti i processi manuali e passibili di errori. In tal modo la qualità dei dati negli acquisti è aumentata notevolmente. Allo stesso tempo, questo non deve gravare sull’infrastruttura IT aziendale, ma piuttosto ridurne la complessità. Pertanto, ha senso che per l’e-procurement le aziende si affidino a un partner affermato, idealmente con una soluzione basata sul cloud, in modo da eliminare completamente l’inserimento manuale dei dati nel processo di approvvigionamento con tutte le interruzioni e gli errori che comporta. Questo è esattamente ciò che offre la soluzione E-Procurement di Retarus Business Integration Platform.
Retarus Managed EDI Services collegano i fornitori più importanti direttamente al sistema ERP aziendale. I fornitori più piccoli, per i quali una connessione diretta risulta poco conveniente a causa del basso volume di ordini o con i quali la comunicazione nel processo di approvvigionamento è molto elementare o non strutturata, possono essere collegati al proprio sistema ERP a un prezzo fisso, grazie a Retarus WebConnect for Suppliers, per garantire continuità delle comunicazioni nel processo di approvvigionamento.
Se siete interessati, parlatene con il vostro referente Retarus di zona.
