Da tempo la Commissione europea promuove la fatturazione elettronica, a cui ha dato il via con la “Direttiva 2014/55/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici”, dove si definiscono gli elementi fondamentali di una fattura elettronica in un modello di dati semantici in tutta Europa. L’obiettivo dell’UE era promuovere lo scambio internazionale di contratti pubblici in forma digitale e garantire l’accettazione di fatture elettroniche nelle amministrazioni pubbliche.
Sei anni dopo, il 18 aprile 2020, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per le pubbliche amministrazioni e i fornitori in Europa. La maggior parte dei Paesi membri ha creato i propri standard in materia: Germania e Francia, ad esempio, hanno sviluppato congiuntamente Factur-X per rispondere ai requisiti dello standard EN16931. In Germania, questo formato di fatturazione elettronica è noto anche come ZUGFeRD. La versione attuale offre anche la possibilità di inviare una “XRechnung”, un formato speciale tedesco per la fatturazione in ambito B2G (Business-to-Government).
In passato abbiamo già descritto gli sviluppi avvenuti in Italia, pioniere tra i paesi europei, e FatturaPA, la sua variante di obbligo di fatturazione elettronica. In generale, è consigliabile che le imprese attive a livello internazionale tengano d’occhio gli sviluppi in Italia e in Paesi altrettanto attivi come l’Ungheria o la Francia. Qui si sta infatti delineando una chiara tendenza per il settore B2B, dove le procedure di post-audit vengono sostituite da “Clearance Center”, il che rende assolutamente indispensabile passare all’EDI.
Il futuro della fatturazione in Europa è elettronico
Anche il settore privato ha da tempo riconosciuto i vantaggi della fatturazione elettronica, come l’elaborazione più semplice e veloce o il risparmio garantito dall’archiviazione centralizzata a costi contenuti. Questo spiega perché anche la fatturazione elettronica B2B stia prendendo sempre più piede. Un articolo dell’Unione Europea prevede un potenziale risparmio pari a 40 miliardi di euro all’anno solo nel settore business-to-business europeo.
Possiamo pertanto ritenere che la classica fattura cartacea diventerà presto superflua e obsoleta in tutta l’Unione Europea nei settori B2G e B2B, perché non è più in grado di adempiere ai propri obblighi, mentre la fatturazione elettronica è nettamente più vantaggiosa.
Cosa deve garantire un provider di soluzioni per attivare la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica in Europa sta evolvendo in modo così dinamico che stare al passo non è semplice. Pertanto sembra logico concentrarsi sul proprio core business e affidarsi alla competenza e ai servizi di un provider specializzato in fatturazione elettronica. Bisogna però stabilire i criteri da adottare per la selezione di un fornitore di soluzioni adeguato.
In Francia, ad esempio, per ogni fattura elettronica devono essere trasmesse al fisco francese 24 informazioni diverse provenienti dai vari campi della fattura. E in futuro, verranno aggiunte ulteriori voci da compilare. Lo Stato non ha ancora chiarito in modo definitivo quali saranno queste informazioni e quando verranno richieste. Per via di tali cambiamenti duraturi, è necessario un fornitore di compliance management affidabile che tenga sotto controllo la situazione per il committente.
In termini di scalabilità, il fornitore di servizi di fatturazione elettronica deve essere in grado di crescere con il proprio committente e garantire la flessibilità necessaria per integrare formati e standard. Inoltre il partner dovrebbe anche consentire di espandersi ad altre strutture e servizi EDI, se necessario, al fine garantire un buon posizionamento dell’azienda a lungo termine.
L’integrabilità è una caratteristica di qualità di anni di esperienza EDI. Un fornitore di soluzioni competente comprende i processi “purchase-to-pay” e “order-to-cash” dei propri clienti e deve essere in grado di integrarsi in modo affidabile e tempestivo in qualsiasi sistema ERP. È necessario che garantisca l’implementazione entro poche settimane, così come i passaggi a partner ISV, al fine di guadagnare una posizione il più possibile aperta per il futuro.
Anche la tempestività del provider può diventare presto un fattore business-critical. I regolamenti e i requisiti legali sono soggetti a limiti temporali e devono essere attuati entro determinate scadenze. È importante anche sapersi interfacciare con reti internazionali. Per l’utilizzo di appalti internazionali e gestiti per via elettronica, ad esempio, è necessario un access point certificato PEPPOL per la fatturazione elettronica a norma di legge per B2G, B2B e B2C in conformità agli standard internazionali.
In ultima analisi, ciò che fa davvero la differenza sono il fattore umano e un servizio di assistenza di qualità. I referenti personali con esperienza pluriennale nei progetti aiutano i clienti a concentrarsi sul lavoro vero, a risparmiare risorse e ridurre i costi. I fornitori di servizi affidabili dovrebbero offrire un monitoraggio degli SLA 24 ore su 24, 7 giorni su 7, compreso il feedback obbligatorio e, idealmente, gestire l’assistenza internamente.
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