L’introduzione della fatturazione elettronica non è solo un requisito normativo per le aziende, ma anche una decisione strategica con effetti a lungo termine su efficienza, conformità e costi. Con l’adozione obbligatoria della fatturazione elettronica nel settore B2B in Germania a partire dal 2025, molte aziende si trovano ad affrontare la sfida di trovare un fornitore di e-invoicing adatto. Ma quali sono i criteri decisivi per una scelta consapevole?
1. Sicurezza legale e compatibilità futura
Il panorama della fatturazione elettronica è fortemente segnato dai requisiti normativi. Un fornitore non deve solo soddisfare i requisiti attuali, ma anche monitorare attivamente e implementare in modo proattivo lo sviluppo del quadro normativo. Ciò include tra l’altro il supporto di formati standard come XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X, o la connessione a modalità di trasmissione come Peppol, AS2 o SFTP.
2. Scalabilità e integrazione perfetta
Una soluzione di e-invoicing deve essere in grado di integrarsi perfettamente con i sistemi ERP esistenti. Inoltre, un’architettura scalabile è importante per tenere il passo con la crescita dell’azienda. La flessibilità nella connessione di vari canali di comunicazione e la possibilità di adattamento individuale ai flussi di lavoro esistenti sono fondamentali per una digitalizzazione efficiente dei processi di fatturazione.
3. Sicurezza e conformità
La protezione dei dati finanziari e aziendali sensibili è un altro fattore critico. I fornitori devono quindi essere certificati secondo standard di sicurezza riconosciuti come ISO 27001 o ISAE 3402. Inoltre, è importante che i dati vengano elaborati in data center sicuri e verificabili, idealmente all’interno dell’UE, per garantire il rispetto del GDPR e di altre normative locali sulla protezione dei dati.
4. Supporto e service level
Un buon supporto è fondamentale per un funzionamento regolare. I fornitori con supporto locale multilingue e personale di contatto dedicato offrono un chiaro vantaggio rispetto ai call center anonimi. Sono essenziali Service Level Agreements (SLAs) completi in quanto a disponibilità, tempi di risposta e risoluzione dei problemi, soprattutto per le aziende con processi mission-critical.
5. Portafoglio più ampio
La digitalizzazione dei processi di fatturazione non è un progetto unico, ma un processo di sviluppo continuo. Un fornitore adeguato dovrebbe quindi non solo fornire la pura e semplice fatturazione elettronica, ma anche offrire servizi di accompagnamento come l’elaborazione di ordini elettronici, bolle di consegna o integrazioni EDI.
6. Costi trasparenti
I prezzi dei servizi di e-invoicing variano notevolmente. Le aziende devono assicurarsi che il modello scelto soddisfi le loro esigenze. La flessibilità della fatturazione, ad esempio in base al volume di fatture, può portare vantaggi in termini di costi. Allo stesso tempo, è necessario evitare costi nascosti per l’implementazione, gli aggiornamenti o le integrazioni.
