Le aziende sono alla costante ricerca di una tecnologia in grado di aumentare la produttività e i profitti riducendo nel contempo i costi. Sono state apportate numerose migliorie per rendere più efficienti le funzioni e i processi giornalieri mission-critical senza compromettere la qualità o la privacy. Per soddisfare questo incremento di efficienza, la tecnologia eDiscovery è stata determinante nel mercato. International Data Corporation (IDC) prevede che il fatturato dei servizi e del software eDiscovery a livello mondiale supererà i 10 miliardi di dollari alla fine del 2015. Secondo le previsioni, il mercato totale di eDiscovery crescerà a un tasso di crescita annuo composto (CAGR) del 9,8%, spingendo il software e i servizi combinati a oltre 14,7 miliardi di dollari entro il 2019. Mentre nel 1996 solo il 5% delle informazioni rilevabili era in formato elettronico, oggi nel 2016 tale valore raggiunge il 97%. Nel 2016, un numero crescente di aziende dovrà affrontare sistematicamente un aspetto critico della preparazione a eDiscovery, come risultato del cambiamento dei requisiti. In questo approccio è inclusa la comunicazione via fax.
La conversione dei fax in documenti PDF ricercabili facilita l’ eDiscovery
Qualsiasi organizzazione aziendale, grande o piccola che sia, riceve regolarmente centinaia se non centinaia di migliaia di fax. Tutti questi documenti devono essere esaminati, analizzati e organizzati. Questi stessi messaggi possono anche essere copie destinate a un’ulteriore distribuzione o a un’indagine. Se il documento non viene gestito correttamente, la privacy può essere compromessa. La capacità di convertire un fax in un documento PDF ricercabile consente una più rapida elaborazione e distribuzione delle informazioni memorizzate e facilita il processo di eDiscovery. Il servizio di conversione in PDF ricercabile di Retarus Cloud Fax contiene un codice integrato in un messaggio fax, che fornisce un metodo all’avanguardia per migliorare i processi di verifica, di indagine o di contenzioso. Le aziende possono automatizzare l’elaborazione dei fax in base alla possibilità di cercare un fax dal vostro archivio desktop. I Managed Cloud Services di Retarus consentono la revisione dei documenti fax elettronici e dei relativi rapporti di consegna richiesti in occasione di audit ufficiali o di contenziosi. Con i fax PDF ricercabili non solo non vi fate trovare impreparati in caso di cause legali, ma risparmiate anche molto tempo per qualsiasi elaborazione successiva.
Requisiti rigorosi per la protezione e la sicurezza dei dati
Le organizzazioni del settore finanziario, sanitario e automobilistico si avvalgono di questo sistema in particolare per raccogliere ed elaborare tutti i possibili PDF fax ricercabili e le relative schede di consegna. Uno dei principali vantaggi di questo servizio Retarus è la possibilità di avere informazioni e metadati sui server di dati dell’azienda, da cui si possono filtrare le informazioni qualora richieste per una revisione e/o un contenzioso legale. La raccolta di queste informazioni consente solo al personale autorizzato di esaminare i singoli documenti per determinare la rilevanza in un contesto giuridico. La funzione Retarus eDiscovery è facile da usare ed è compatibile con i sistemi di archiviazione dei documenti. Può essere integrata attraverso diverse interfacce standard come SMTP (Fax2Mail), FTP o servizi web senza installare nuovi software. Questo servizio non necessita di hardware aggiuntivo e di manutenzione. I documenti vengono elaborati in modo sicuro attraverso i servizi di Retarus di PDF fax ricercabili.
Ricerca di fax senza ulteriori acquisizioni con OCR
Per avere il massimo controllo sui documenti inviati via fax e per eseguire ricerche di testo su milioni di documenti in pochi minuti, rivolgetevi a Retarus, azienda esperta in Cloud Fax Services, potrete cercare rapidamente i fax senza bisogno di ulteriori immagini OCR. Inoltre, Retarus Fax2Mail e Mail2Fax vi consente, tra l’altro, di utilizzare eDiscovery in Office 365 per la ricerca dei contenuti dei fax. I servizi fax di Retarus possono essere integrati direttamente nel vostro Microsoft Office 365.
