In un’epoca in cui i dati sono il bene più prezioso di un’impresa, l’elaborazione efficiente dei documenti e la conversione delle informazioni non strutturate e semi-strutturate in dati utilizzabili è fondamentale. È qui che entra in gioco l’elaborazione intelligente dei documenti (Intelligent Document Processing, in breve IDP).
L’IDP è una tecnologia sofisticata che riconosce il contenuto e le informazioni di un documento, li estrae e li inoltra alla posizione corretta. Il principio di base dell’IDP è quello secondo cui le imprese consegnano i documenti non strutturati a un’applicazione, che converte le informazioni rilevanti in dati strutturati e li trasferisce al sistema ERP (Enterprise Resource Planning) dell’azienda. I formati di destinazione più comuni sono JSON e XML.
Una funzione essenziale è la classificazione. Le imprese ricevono da varie fonti un gran numero di documenti, che devono essere prima classificati. I documenti possono avere diversi formati digitali, o essere scansioni della posta ordinaria. Una parte di questa fase è nota anche come pre-elaborazione, durante la quale vengono identificati e corretti eventuali problemi nei dati.
Segue poi l’estrazione dei dati, la fase dell’elaborazione dei documenti che richiede più tempo e risorse. Vengono registrate tutte le informazioni rilevanti, come date, indirizzi, numeri di articoli e altri dati specifici. Gli algoritmi di identificazione dei modelli aiutano a riconoscere dove si trovano le informazioni; a questo scopo, vengono utilizzate tecnologie come l’optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP) e discipline di intelligenza artificiale, incluse il machine learning e il deep learning.
Nella fase finale, cioè nella convalida dei dati, i dati estratti vengono controllati per verificare la presenza di errori, informazioni ridondanti e incoerenze, venendo tra l’altro messi a confronto con i dati master. Se necessario, un operatore umano può intervenire per rivedere manualmente sulle informazioni che non sono state chiaramente identificate dalla macchina (“human in the loop”). L’IDP fa risparmiare tempo e denaro alle imprese e le rende più efficienti. La raccolta automatica dei dati è, inoltre, meno soggetta a errori. I dati strutturati possono essere elaborati automaticamente nei sistemi aziendali e, quindi, integrati direttamente e senza problemi nei processi aziendali.
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