Nella maggior parte delle aziende, degli enti governativi, delle strutture mediche e di altre organizzazioni, molti documenti e ricevute vengono trasmessi via fax. La ricezione digitale dei fax è fondamentale per aumentare l’efficienza della comunicazione via fax e per trarre vantaggio dall’automazione del workflow. Questo vale soprattutto per gli ordini ricevuti via fax o per i documenti rilevanti per il contratto da parte dei clienti, processi importanti che contribuiscono direttamente allo sviluppo dell’attività e del fatturato.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di settori in cui i fax in entrata sono comunemente usati nei processi aziendali importanti, sia nella comunicazione B2B che in quella B2C.
- Le banche, ad esempio, ricevono via fax da parte dei clienti ordini bancari, ordini di titoli e richieste sensibili al fattore tempo.
- Le compagnie di assicurazione ricevono dai clienti finali documenti rilevanti per i contratti, mentre da avvocati, periti e autorità pubbliche ricevono documenti di dimensioni consistenti.
- Industria automobilistica e manifatturiera: si tratta principalmente di ordini in arrivo, conferme d’ordine, conferme di consegna e documenti relativi all’intera catena di fornitura.
- Le cliniche ricevono i risultati degli esami e i referti forniti e inviati dagli studi medici e dagli ambulatori.
- Le aziende farmaceutiche ricevono via fax gli ordini dalle farmacie.
- Le imprese di servizi ricevono fax dai clienti per modificare l’indirizzo, i dati master e le coordinate bancarie, nonché per rescindere i contratti.
Processi e workflow che generano elevati volumi di fax
Naturalmente, in tempi di digitalizzazione, anche i documenti fax in arrivo devono essere disponibili in formato digitale, sia per facilitare l’inoltro efficiente agli stakeholder interni nell’ambito dei workflow operativi, sia per consentire l’inoltro di fax all’interno delle applicazioni aziendali, o anche per il salvataggio intelligente nell’archivio digitale.
Per consentire un processo efficiente e un’ampia automazione del workflow, anche in presenza di un volume elevato di fax, i relativi processi dovrebbero essere digitalizzati e tutte le comunicazioni fax dovrebbero essere elaborate tramite un’infrastruttura preferibilmente basata sul cloud. Ciò consente di ricevere fax digitali direttamente nella casella di posta elettronica personale del lavoro o, se lo si desidera, in caselle di posta elettronica collettive definite con diritti di accesso dedicati espressamente per un team.
Le moderne infrastrutture fax basate sul cloud possono sfruttare efficacemente i relativi vantaggi rispetto ai server fax locali. Si va dalla scalabilità quasi illimitata al modello di prezzo trasparente e basato sull’utilizzo, fino alla reportistica affidabile a livello aziendale.
Cloud Fax è la soluzione ideale contro la discontinuità dei media
Grazie ai rinomati Retarus Cloud Fax Services, le aziende e i loro collaboratori possono ricevere attraverso un flusso di lavoro un fax digitale nella loro applicazione di posta elettronica abituale e su qualsiasi dispositivo finale collegato in rete, sia sul PC dell’ufficio che in viaggio su laptop, smartphone o tablet.
In alternativa, i fax in arrivo e i dati da essi estratti possono essere trasferiti direttamente ad applicazioni e sistemi aziendali come ERP, DMS e CRM tramite l’infrastruttura cloud fax altamente scalabile. I fax e i dati digitali vengono quindi resi immediatamente disponibili per i workflow interni e per un’ulteriore elaborazione, evitando così giri tortuosi o possibili guasti alle apparecchiature.
Inoltre, la connessione ridondante attraverso diversi data center garantisce la massima affidabilità delle comunicazioni fax.
Ideato in particolare per ottimizzare la ricezione dei fax, Cloud Fax offre un’intera gamma di servizi aggiuntivi a valore aggiunto, primo fra tutti il riconoscimento dei codici a barre e il riconoscimento del testo tramite OCR. Questi possono essere utilizzati, ad esempio, per indirizzare ai destinatari aziendali appropriati i documenti fax, unitamente ai dati acquisiti automaticamente. Sul nostro sito web troverete altre possibili applicazioni per la ricezione di fax.
Volete ottimizzare la comunicazione via fax per la vostra azienda? Volete una comunicazione altamente scalabile, affidabile ed efficiente? Se siete interessati, parlatene con il vostro referente Retarus di zona.
