In un mondo produttivo che è sempre più rapido e incerto, le aziende devono affidarsi sempre più alle loro capacità di innovazione e adattamento. Per mantenere competitive le loro aziende, i responsabili delle infrastrutture e delle operazioni (I&O) di tutto il mondo cercano di sfruttare il potenziale del cloud. L’ideale sarebbe affrontare questo tema al più presto; secondo la società di analisi Gartner®, infatti, “entro il 2028, il cloud computing sarà un elemento imprescindibile ai fini della competitività commerciale. I risultati commerciali dipenderanno dalla capacità dell’azienda di mettere in atto la propria strategia di cloud computing”1.
Per chi opera nel settore della messaggistica e dei fax, ciò non rappresenta una novità. Senza una soluzione cloud fax centralizzata e semplificata, i team del settore I&O devono affrontare situazioni di maggior lavoro, maggiore complessità e consistenti limitazioni. Il nocciolo di queste questioni è l’infrastruttura di server fax on-premises. Grazie alla nostra decennale esperienza nel mercato dei fax digitali, abbiamo evidenziato come i responsabili I&O (e le aziende nel loro complesso) possano trasformare e digitalizzare la propria attività eliminando i server fax on-premises.
Centralizzazione migliorata, meno lavoro e minori complessità per il settore IT
Nelle infrastrutture fax complesse, ogni unità aziendale può avere la propria configurazione di server fax indipendente, con una conseguente mancanza di reporting e gestione centralizzata. Ciò riduce notevolmente l’efficienza dei processi di gestione dei servizi IT, con conseguente aumento degli sforzi necessari per il monitoraggio, il controllo e l’aggiornamento di interi sistemi fax.
Inoltre, le integrazioni complesse tendono a non avere funzionalità di analisi e di reporting complete. La direzione IT spesso fatica a raccogliere e analizzare i dati sull’utilizzo dei fax, le tendenze e gli indicatori di prestazioni. Ciò limita le possibilità di ottimizzare le risorse e di identificare potenziali problemi.
In una moderna configurazione di cloud fax, le funzionalità di analisi e reporting avanzate integrate potenziano la gestione IT. Grazie alle preziose informazioni sulle modalità di utilizzo dei fax, il personale IT può identificare le inefficienze e ottimizzare le comunicazioni fax, riducendo la complessità del sistema. Queste analisi consentono di prendere decisioni informate, di ottimizzare le risorse e di identificare potenziali problemi prima che questi abbiano un impatto sulle operazioni.
Scalabilità illimitata con bassa complessità operativa
Con una configurazione fax frammentata, l’ampliamento e il ridimensionamento permanente delle risorse del server fax per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali possono risultare una missione impossibile. L’aggiunta o la rimozione di server fax, l’integrazione con altri sistemi o l’espansione della capacità sono operazioni complesse e lunghe, che comportano ritardi e potenziali interruzioni del servizio.
La gestione e il supporto di molteplici infrastrutture fax richiede un impegno costante da parte dei team IT. Le attività di manutenzione come gli aggiornamenti software, le patch e la risoluzione dei problemi non possono essere semplificate e ciò comporta un ulteriore aumento dei costi e potenziali interruzioni del servizio.
Nel 2024 sarà sempre più difficile trovare personale qualificato con una conoscenza approfondita dell’infrastruttura fax tradizionale. E la formazione di nuovi collaboratori su hardware sempre più obsoleti è un compito di cui nessuno si vuole fare carico. Non è facile garantire un ambiente perfettamente commisurato e un’adeguata assistenza.
Con le soluzioni cloud, è il fornitore stesso a occuparsi degli aggiornamenti, delle patch e della risoluzione dei problemi, sollevando così le risorse IT dalla necessità di eseguire le attività di manutenzione ordinaria dei server fax. I team di esperti dedicati all’assistenza e alla gestione dei servizi sono a disposizione per tutto il ciclo di vita del cliente, dall’avvio fino all’implementazione, e oltre. La loro esperienza e la loro consulenza consentono di superare le lacune di competenze dei clienti, assicurando una transizione lineare al cloud e togliendo le preoccupazioni relative alla mancanza di conoscenze interne.
Un buon fornitore di servizi cloud fax aziendali è in grado di eliminare la necessità di investimenti aggiuntivi in hardware e software finalizzati ad aumentare la funzionalità fax. Con l’evolversi delle esigenze commerciali, le soluzioni cloud fax garantiscono la necessaria flessibilità e linearità delle funzionalità fax e, di conseguenza, un utilizzo ottimale delle risorse. Ciò permette di risparmiare sui costi e, parallelamente, di eliminare la complessa gestione di più server fax. Di conseguenza, i responsabili IT possono dedicarsi maggiormente a iniziative strategiche piuttosto che alle operazioni correnti.
Migliore integrazione ed esperienza amministrativa
L’implementazione di sistemi sparsi in diversi reparti, uffici o aree è un obiettivo che richiede molto tempo per poter essere raggiunto. Tuttavia, l’integrazione con applicazioni aziendali come sistemi di gestione documentale o di CRM è essenziale per supportare efficacemente i processi aziendali.
L’integrazione di ogni server fax con le applicazioni aziendali richiede in genere di collegare l’interfaccia, i formati e le limitazioni proprie di ogni applicazione. Ciò rende difficile per i responsabili IT ottenere uno scambio di dati e un workflow semplice e lineare. Inoltre, ogni componente ha solitamente i propri portali di gestione, strumenti di amministrazione o persino i vecchi file di log per monitorare le prestazioni dei fax, gestire gli utenti e gestire gli incidenti e le richieste di modifica. Queste incoerenze nell’esperienza amministrativa e la mancanza di standardizzazione frustrano gli amministratori e ostacolano la produttività.
Le soluzioni cloud fax si integrano perfettamente con i sistemi aziendali esistenti, tra cui la gestione dei documenti, i database CRM, le piattaforme ERP e le interfacce aziendali di fornitori come SAP, Epic e Microsoft. I connettori predefiniti, le API standard e persino le opzioni di integrazione personalizzate consentono di collegare e semplificare i workflow fax tra i diversi sistemi.
Queste integrazioni dirette, così come l’estrazione intelligente dei dati e le tecniche di workflow basate su di esse, consentono di non dover più ricorrere a documenti cartacei e processi manuali. Eliminando i passaggi manuali e aumentando l’interoperabilità, le aziende possono facilmente contare su una maggiore produttività e su operazioni commerciali più fluide.
Colmare le lacune relative a sicurezza e conformità
I clienti devono garantire la privacy dei dati, applicare i protocolli di sicurezza e rispettare le normative in continua evoluzione, compiti questi che si complicano inutilmente quando si utilizzano server fax on-premises frammentati.
I rischi per la sicurezza e le sfide di conformità seguono a cascata per via della decentralizzazione delle infrastrutture. Ogni server può avere misure e protocolli di sicurezza diversi, rendendo più difficile l’applicazione di politiche di sicurezza coerenti. Garantire la protezione dei dati, le tracce di audit e i requisiti di conformità alle normative come HIPAA o GDPR diventa più complicato.
Un approccio completo, orientato al cloud aziendale, garantisce un’elevata sicurezza e conformità fornendo una solida struttura per la protezione delle informazioni sensibili. Questo include la crittografia dei dati in transito e a riposo, garantendo così la privacy e l’integrità delle comunicazioni fax. Le organizzazioni che necessitano di certificazioni come SOC1, SOC2, ISO 27001 e PCI-DSS devono scegliere fornitori che abbiano appropriate strutture di conformità.
L’approccio moderno di Retarus al fax
Nel momento in cui i responsabili I&O studiano delle proprie tabelle di marcia per conseguire un miglioramento tecnologico nel 2024, è bene ricordare che una tecnologia percepita come obsoleta possa fungere in realtà da importante e moderno propulsore dell’automazione. Noi di Retarus ci impegniamo a fornire alle aziende gli strumenti necessari per modernizzare efficacemente il loro stack tecnologico, in modo trasparente e conforme.
Non solo rispettiamo le normative e manteniamo le certificazioni leader del settore, ma forniamo un’analisi più approfondita della reportistica per colmare in modo proattivo le lacune in tema di conformità. Grazie alla trasparenza del reporting, necessaria a soddisfare i criteri di conformità normativa, i clienti di Retarus possono contare su una riduzione efficace dei rischi di violazione delle normative. Inoltre, il nostro reporting fax può fornire informazioni sui modelli di utilizzo dei fax, consentendo ai clienti di identificare le inefficienze e ottimizzare le comunicazioni fax. Grazie all’ampia varietà di connettori predefiniti, opzioni di integrazione e tecniche per gestire i workflow intelligenti, Retarus Cloud Fax può essere spunto per l’avvio di ottimi processi di automazione.
1 Gartner, Cloud Computing in 2028: From Technology to Business Necessity, di Dennis Smith, 25 settembre 2023. GARTNER è un marchio registrato e un marchio di servizio di Gartner, Inc. e/o delle sue affiliate negli Stati Uniti e a livello internazionale ed è usato qui con il necessario consenso. Tutti i diritti riservati.
