Le infrastrutture di server fax frammentate possono porre diversi problemi ai team IT delle grandi aziende o ai partner di integrazione dei sistemi dei clienti. Le sfide più difficili associate alla gestione degli ecosistemi di messaggistica distribuiti sono riconducibili a quattro aree:
1. La mancanza di centralizzazione significa un aumento del costo totale di proprietà
Nelle infrastrutture fax complesse, ogni unità aziendale può avere la propria configurazione di server fax indipendente, con una conseguente mancanza di gestione centralizzata. Ciò riduce notevolmente l’efficienza del processo di gestione dei servizi IT e comporta un elevato impegno per il monitoraggio, il controllo e l’aggiornamento di tutti i sistemi fax.
Specialmente per i System Integrator che si occupano di soluzioni di integrazione unificate tra molteplici ambienti di clienti, tale incoerenza crea costi elevati per ciascun progetto di integrazione.
Inoltre, essa aumenta i costi totali dell’infrastruttura IT a causa del sottoutilizzo delle risorse. Ogni server fax necessita di hardware, software e manutenzione dedicati. Ciò comporta un inutile raddoppio delle risorse.
Retarus Cloud Fax elimina la necessità di investimenti aggiuntivi in hardware e software finalizzati ad aumentare la capacità fax. In base all’evoluzione delle esigenze aziendali, la soluzione consente di espandere o ridurre le capacità di fax senza problemi, garantendo un utilizzo ottimale delle risorse. Ciò permette di risparmiare sui costi e, parallelamente, di eliminare la complessità della gestione di più server fax.
2. Scalabilità limitata con elevata complessità operativa
Con una configurazione frammentata, può essere Mission: Impossibile aumentare e diminuire in modo permanente le risorse dei server fax per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali. L’aggiunta o la rimozione di server fax, l’integrazione con altri sistemi o l’espansione della capacità sono operazioni complesse e lunghe, che spesso comportano ritardi e potenziali interruzioni del servizio.
La gestione e il supporto di più infrastrutture fax richiede un impegno costante da parte dei team IT dei clienti o dei partner di integrazione dei sistemi. Quando sono state implementate tecnologie di più fornitori, le attività di manutenzione come gli aggiornamenti software, le patch e la risoluzione dei problemi non possono essere semplificati, il che comporta (ancora una volta) un aumento dei costi e potenziali interruzioni del servizio.
La soluzione basata sul cloud di Retarus si occupa degli aggiornamenti, delle patch e della risoluzione dei problemi, sollevando le risorse IT dalla necessità di eseguire le attività di manutenzione ordinaria dei server fax. Team di esperti, specializzati nell’assistenza e nella gestione dei servizi, assistono i nostri clienti durante l’adozione e l’utilizzo continuativo della soluzione. Con la loro esperienza e consulenza, aiutano a superare il divario di competenze dei nostri clienti, assicurando una transizione lineare al cloud e togliendo le eventuali preoccupazioni relative alla mancanza di conoscenze interne.
La piattaforma ridondante di Retarus, con i data center distribuiti a livello globale, riduce al minimo il rischio di interruzioni o guasti. I responsabili IT possono contare su una solida infrastruttura che consente di mantenere operativi i servizi fax anche in situazioni difficili.
Di conseguenza, i responsabili IT e i loro partner per l’integrazione possono dedicarsi a iniziative più strategiche. piuttosto che alle operazioni quotidiane.
3. Sfide a livello di integrazione ed esperienza amministrativa incoerente
L’implementazione di sistemi sparsi in diversi reparti è un obiettivo che richiede molto tempo per essere raggiunto. Tuttavia, l’integrazione con applicazioni aziendali come un sistema di gestione documentale o di CRM è essenziale per supportare efficacemente i processi aziendali.
L’integrazione di ciascun server fax e delle applicazioni associate prevede in genere interfacce, formati e limitazioni specifiche. Ciò rende difficile, per i responsabili IT, ottenere uno scambio di dati e un’automazione del workflow senza interruzioni. Inoltre, tutti i componenti hanno spesso i propri portali di gestione, strumenti di amministrazione o persino i vecchi file di log per monitorare le prestazioni dei fax, gestire gli utenti e gestire gli incidenti e le richieste di modifica. Queste incoerenze nell’esperienza amministrativa e la mancanza di standardizzazione frustrano gli amministratori e ostacolano la produttività.
Retarus Cloud Fax si integra perfettamente con i sistemi aziendali esistenti, tra cui i sistemi di gestione dei documenti, i database CRM, le piattaforme ERP o qualsiasi altra applicazione aziendale. Eliminando i passaggi manuali e aumentando l’interoperabilità, le aziende possono ottenere una maggiore produttività e operazioni commerciali più fluide. Ciò si rivela particolarmente utile per i System Integrator, che possono sfruttare l’ampia gamma di API standard, connettori e opzioni di integrazione personalizzate di Retarus per collegare e semplificare i flussi di fax tra i diversi sistemi dei clienti.
4. Rischi per la sicurezza e mancanza di reporting unificato
Le aziende e i loro partner per l’integrazione devono garantire la privacy dei dati, applicare i protocolli di sicurezza e rispettare le normative in evoluzione tra sistemi server fax frammentati.
I rischi per la sicurezza e le sfide di conformità si moltiplicano a causa della frammentazione delle infrastrutture. Ogni server può avere misure e protocolli di sicurezza diversi, rendendo più difficile l’applicazione di politiche di sicurezza coerenti. Garantire la protezione dei dati, le tracce di audit e i requisiti di conformità alle normative come HIPAA o GDPR diventa più complicato.
Le integrazioni complesse tendono a non avere capacità analitiche e di reporting complete. La direzione IT spesso fatica a raccogliere e analizzare i dati sull’utilizzo dei fax, le tendenze e gli indicatori di prestazioni, limitando la capacità di ottimizzare le risorse e identificare potenziali problemi.
Superare la complessità con infrastrutture fax centralizzate
I Retarus Cloud Services garantiscono un’elevata sicurezza e conformità, fornendo una solida struttura per la protezione delle informazioni sensibili. Questo include la crittografia dei dati in transito e a riposo, garantendo così la privacy e l’integrità delle comunicazioni fax. Inoltre, Retarus è conforme a tutte le norme di legge e di settore come il GDPR e l’HIPAA.
Le funzionalità avanzate di analisi e reporting incorporate consentono al management IT di ottenere informazioni preziose sull’utilizzo dei fax, sugli indicatori di prestazioni e sui trend. Queste analisi consentono di prendere decisioni informate, di ottimizzare le risorse e di identificare potenziali problemi prima che essi abbiano un impatto sulle operazioni.
Il reporting fax di Retarus offre diversi vantaggi ai nostri clienti e ai loro responsabili IT. Fornendo rapporti sulle trasmissioni fax a supporto della conformità normativa, possono ridurre efficacemente i rischi di violazione delle norme. Il reporting di conformità può aiutare le aziende a rispettare normative come l’HIPAA e il GDPR. Inoltre, il reporting fax può fornire informazioni sui modelli di utilizzo dei fax, consentendo ai nostri clienti di identificare le inefficienze e ottimizzare le comunicazioni fax.
