In un’epoca in cui la messaggistica istantanea è diventata parte integrante della comunicazione personale e professionale, le istituzioni finanziarie si sono trovate in difficoltà. Istituti bancari di rilievo, tra cui JP Morgan Chase e Goldman Sachs, hanno dovuto affrontare notevoli problemi legali a seguito dell’utilizzo, da parte dei loro collaboratori, di WhatsApp e altre applicazioni di messaggistica per interagire con la clientela. Questa pratica ha messo in luce notevoli difficoltà nel garantire la conformità alle normative e la corretta tenuta dei registri.
Il panorama normativo
Gli istituti finanziari agiscono in base a rigorose normative volte a garantire la trasparenza, la responsabilità e la protezione degli investitori. I principali organi di regolamentazione, come la Commissione Nazionale per le Società e la Borsa (COSOB) e l’Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni (IVASS), impongono la conservazione di tutte le comunicazioni commerciali. Queste regole servono per proteggere da comportamenti scorretti e per garantire che tutte le transazioni finanziarie possano essere verificate.
WhatsApp: comodo, ma inadeguato per la comunicazione a livello aziendale
Il fascino di WhatsApp e di altri servizi di messaggistica simili è innegabile. Benché la facilità d’uso, l’immediatezza della comunicazione e la tipologia di crittografia end-to-end rendano allettanti questi servizi di messaggistica istantanea, la mancanza di funzionalità e caratteristiche specifiche per l’ambito aziendale li rende inadeguati per le banche e le aziende che operano in settori altamente regolamentati, ai fini di una comunicazione legalmente conforme con i propri clienti.
- Inadeguatezza nella tenuta dei registri: diversamente dai metodi di comunicazione tradizionali, come le e-mail, i messaggi di testo inviati tramite WhatsApp e applicazioni simili non possono essere acquisiti e archiviati dall’azienda in modo sistematico. L’assenza di una tenuta dei registri automatica comporta che le comunicazioni aziendali importanti possano essere perse; ciò pone le banche in una posizione di violazione delle normative che invece esigono un’archiviazione completa.
- Elusione della sorveglianza: gli organismi di vigilanza nutrono una forte preoccupazione riguardo al fatto che i collaboratori possano utilizzare applicazioni di messaggistica personali come WhatsApp per eludere i sistemi di monitoraggio ufficiali. La possibilità di sottrarsi alla sorveglianza aumenta il rischio di comportamenti scorretti non rilevati, che è proprio ciò che le normative intendono invece prevenire.
- Crittografia e conformità: pur favorendo la privacy dei singoli utenti, la solida crittografia offerta da WhatsApp ostacola le aziende nel supervisionare e archiviare le comunicazioni di natura commerciale. Per le istituzioni finanziarie, dunque, garantire che questi messaggi criptati vengano acquisiti e archiviati in modo conforme agli standard normativi è davvero una sfida significativa.
Le conseguenze
Le ripercussioni in caso di mancata conformità sono gravi. Nel dicembre 2021, JP Morgan è stata multata per ben 200 milioni di dollari dalla Securities and Exchange Commission (SEC) e dalla Commodity Futures Trading Commission (CFTC) americane. Le multe erano state comminate perché la banca non aveva monitorato e conservato adeguatamente le comunicazioni del suo personale effettuate tramite WhatsApp e altri dispositivi personali. Questa mancanza ha rappresentato una significativa violazione dei requisiti normativi e ha sottolineato l’importanza della corretta registrazione di tutte le comunicazioni commerciali. Anche Goldman Sachs, Barclays e molti altri istituti sono stati sanzionati in modo simile.
La soluzione conforme per un uso aziendale: Mail2SMS
Lo scenario sopra descritto mette in evidenza una criticità nell’interazione tra le moderne tecnologie di comunicazione e la conformità alle normative. Se, da un lato, le app di messaggistica istantanea come WhatsApp offrono delle comodità, dall’altro esse pongono delle sfide significative, che non possono essere trascurate. Garantire la conformità ai requisiti di tenuta dei registri è essenziale per mantenere la trasparenza e la responsabilità in ambito finanziario, bancario e in altri settori altamente regolamentati.
Retarus Mail2SMS è la soluzione SMS di livello aziendale che consente alle aziende di inviare messaggi SMS da qualsiasi client di posta elettronica e da tutte le applicazioni connesse via SMTP. Permette di ottenere tutta la convenienza e la semplicità tipica dell’invio di SMS direttamente dal desktop dei collaboratori. Poiché la soluzione Mail2SMS è ospitato sulla stessa rete/client della posta elettronica, tutti i criteri di conservazione dei dati aziendali vengono automaticamente ereditati.
In altre parole, l’invio di messaggi di testo tramite Mail2SMS garantisce che le comunicazioni dei collaboratori si adeguino ai criteri di conservazione dei dati dell’azienda e alle normative specifiche del settore. In questo modo, l’utilizzo degli SMS a livello aziendale diventa più snello, semplice e conforme. Grazie alla funzione di instradamento dinamico, un numero può essere condiviso da più utenti, in modo che i collaboratori non debbano avere codici individuali lunghi. Mail2SMS permette la sincronizzazione nativa della rubrica per Active Directory, LDAP, Notes e molti altri. Si integra anche perfettamente con Microsoft Exchange, in modo che i collaboratori possano inviare SMS direttamente dal loro ambiente familiare.
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