Nelle infrastrutture fax complesse, ogni unit\u00e0 aziendale pu\u00f2 avere la propria configurazione di server fax indipendente, con una conseguente mancanza di reporting e gestione centralizzata. Ci\u00f2 riduce notevolmente l’efficienza dei processi di gestione dei servizi IT, con conseguente aumento degli sforzi necessari per il monitoraggio, il controllo e l’aggiornamento di interi sistemi fax.<\/p>

Inoltre, le integrazioni complesse tendono a non avere funzionalit\u00e0 di analisi e di reporting complete. La direzione IT spesso fatica a raccogliere e analizzare i dati sull’utilizzo dei fax, le tendenze e gli indicatori di prestazioni. Ci\u00f2 limita le possibilit\u00e0 di ottimizzare le risorse e di identificare potenziali problemi.<\/p>

In una moderna configurazione di cloud fax, le funzionalit\u00e0 di analisi e reporting avanzate integrate potenziano la gestione IT. Grazie alle preziose informazioni sulle modalit\u00e0 di utilizzo dei fax, il personale IT pu\u00f2 identificare le inefficienze e ottimizzare le comunicazioni fax, riducendo la complessit\u00e0 del sistema. Queste analisi consentono di prendere decisioni informate, di ottimizzare le risorse e di identificare potenziali problemi prima che questi abbiano un impatto sulle operazioni.<\/p>

Scalabilit\u00e0 illimitata con bassa complessit\u00e0 operativa<\/h2>

Con una configurazione fax frammentata, l’ampliamento e il ridimensionamento permanente delle risorse del server fax per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali possono risultare una missione impossibile. L’aggiunta o la rimozione di server fax, l’integrazione con altri sistemi o l’espansione della capacit\u00e0 sono operazioni complesse e lunghe, che comportano ritardi e potenziali interruzioni del servizio.<\/p>

La gestione e il supporto di molteplici infrastrutture fax richiede un impegno costante da parte dei team IT. Le attivit\u00e0 di manutenzione come gli aggiornamenti software, le patch e la risoluzione dei problemi non possono essere semplificate e ci\u00f2 comporta un ulteriore aumento dei costi e potenziali interruzioni del servizio.<\/p>

Nel 2024 sar\u00e0 sempre pi\u00f9 difficile trovare personale qualificato con una conoscenza approfondita dell’infrastruttura fax tradizionale. E la formazione di nuovi collaboratori su hardware sempre pi\u00f9 obsoleti \u00e8 un compito di cui nessuno si vuole fare carico. Non \u00e8 facile garantire un ambiente perfettamente commisurato e un’adeguata assistenza.<\/p>

Con le soluzioni cloud, \u00e8 il fornitore stesso a occuparsi degli aggiornamenti, delle patch e della risoluzione dei problemi, sollevando cos\u00ec le risorse IT dalla necessit\u00e0 di eseguire le attivit\u00e0 di manutenzione ordinaria dei server fax. I team di esperti dedicati all’assistenza e alla gestione dei servizi sono a disposizione per tutto il ciclo di vita del cliente, dall’avvio fino all’implementazione, e oltre. La loro esperienza e la loro consulenza consentono di superare le lacune di competenze dei clienti, assicurando una transizione lineare al cloud e togliendo le preoccupazioni relative alla mancanza di conoscenze interne.<\/p>

Un buon fornitore di servizi cloud fax aziendali \u00e8 in grado di eliminare la necessit\u00e0 di investimenti aggiuntivi in hardware e software finalizzati ad aumentare la funzionalit\u00e0 fax. Con l’evolversi delle esigenze commerciali, le soluzioni cloud fax garantiscono la necessaria flessibilit\u00e0 e linearit\u00e0 delle funzionalit\u00e0 fax e, di conseguenza, un utilizzo ottimale delle risorse. Ci\u00f2 permette di risparmiare sui costi e, parallelamente, di eliminare la complessa gestione di pi\u00f9 server fax. Di conseguenza, i responsabili IT possono dedicarsi maggiormente a iniziative strategiche piuttosto che alle operazioni correnti.<\/p>

Migliore integrazione ed esperienza amministrativa<\/h2>

L’implementazione di sistemi sparsi in diversi reparti, uffici o aree \u00e8 un obiettivo che richiede molto tempo per poter essere raggiunto. Tuttavia, l’integrazione con applicazioni aziendali come sistemi di gestione documentale o di CRM \u00e8 essenziale per supportare efficacemente i processi aziendali.<\/p>

L’integrazione di ogni server fax con le applicazioni aziendali richiede in genere di collegare l’interfaccia, i formati e le limitazioni proprie di ogni applicazione. Ci\u00f2 rende difficile per i responsabili IT ottenere uno scambio di dati e un workflow semplice e lineare. Inoltre, ogni componente ha solitamente i propri portali di gestione, strumenti di amministrazione o persino i vecchi file di log per monitorare le prestazioni dei fax, gestire gli utenti e gestire gli incidenti e le richieste di modifica. Queste incoerenze nell’esperienza amministrativa e la mancanza di standardizzazione frustrano gli amministratori e ostacolano la produttivit\u00e0.<\/p>

Le soluzioni cloud fax si integrano perfettamente con i sistemi aziendali esistenti, tra cui la gestione dei documenti, i database CRM, le piattaforme ERP e le interfacce aziendali di fornitori come SAP, Epic e Microsoft. I connettori predefiniti, le API standard e persino le opzioni di integrazione personalizzate consentono di collegare e semplificare i workflow fax tra i diversi sistemi.<\/p>

Queste integrazioni dirette, cos\u00ec come l’estrazione intelligente dei dati e le tecniche di workflow basate su di esse, consentono di non dover pi\u00f9 ricorrere a documenti cartacei e processi manuali. Eliminando i passaggi manuali e aumentando l’interoperabilit\u00e0, le aziende possono facilmente contare su una maggiore produttivit\u00e0 e su operazioni commerciali pi\u00f9 fluide.<\/p>

Colmare le lacune relative a sicurezza e conformit\u00e0<\/h2>

I clienti devono garantire la privacy dei dati, applicare i protocolli di sicurezza e rispettare le normative in continua evoluzione, compiti questi che si complicano inutilmente quando si utilizzano server fax on-premises frammentati.<\/p>

I rischi per la sicurezza e le sfide di conformit\u00e0 seguono a cascata per via della decentralizzazione delle infrastrutture. Ogni server pu\u00f2 avere misure e protocolli di sicurezza diversi, rendendo pi\u00f9 difficile l’applicazione di politiche di sicurezza coerenti. Garantire la protezione dei dati, le tracce di audit e i requisiti di conformit\u00e0 alle normative come HIPAA o GDPR diventa pi\u00f9 complicato.<\/p>

Un approccio completo, orientato al cloud aziendale, garantisce un’elevata sicurezza e conformit\u00e0 fornendo una solida struttura per la protezione delle informazioni sensibili. Questo include la crittografia dei dati in transito e a riposo, garantendo cos\u00ec la privacy e l’integrit\u00e0 delle comunicazioni fax. Le organizzazioni che necessitano di certificazioni come SOC1, SOC2, ISO 27001 e PCI-DSS devono scegliere fornitori che abbiano appropriate strutture di conformit\u00e0.<\/p>

Nel momento in cui i responsabili I&O studiano delle proprie tabelle di marcia per conseguire un miglioramento tecnologico nel 2024, \u00e8 bene ricordare che una tecnologia percepita come obsoleta possa fungere in realt\u00e0 da importante e moderno propulsore dell’automazione. Noi di Retarus ci impegniamo a fornire alle aziende gli strumenti necessari per modernizzare efficacemente il loro stack tecnologico, in modo trasparente e conforme.<\/p>