Purchase-to-Pay: Die Digitalisierung im Einkauf

Der Puchase-to-Pay-Prozess ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der voll digitalisiert deutlich an Effizienz gewinnen kann. Mit Retarus Integration and Automation kann jedes Unternehmen Geld sparen und die Basis für wirtschaftliches Wachstum legen.

Purchase-to-Pay (P2P), manchmal auch als Procure-to-Pay bezeichnet, beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Dieser Prozess besteht aus einer Vielzahl verschiedener Einzelvorgänge. Dazu gehören unter anderem:

die Bedarfsmeldung,
der Einkauf an sich,
der Empfang der bestellten Ware,
die Bezahlung,
sowie die Buchführung.

Als Verbindung all dieser Vorgänge dient die Übertragung der entsprechenden Daten. Die Vielzahl der Organisationseinheiten macht den gesamten Prozess sehr komplex. Eine manuelle Abwicklung ist mit einem enormen Zeit- und Personalaufwand verbunden. Gleichzeitig birgt die händische Übertragung ein hohes Fehlerrisiko.
Abhilfe schafft ein durchgängig digitaler und automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess, der den kompletten Einkaufsprozess des Unternehmens bis zur finalen Zahlung umfasst. Durch die Eliminierung manueller Bearbeitungsschritte und eine neue Standardisierung des Freigabeprozesses werden

Fehlerquellen minimiert,
die Transparenz im Prozessverlauf erhöht und
der gesamte Ablauf effizient und kostengünstig gehalten.

Ein solcher digitaler Purchase-to-Pay-Prozess besteht im Wesentlichen aus vier Säulen:

E-Procurement

Der computergestützte Einkaufsprozess wird häufig auch als E-Procurement bezeichnet. Bedarfsanforderungen werden dabei meist über hinterlegte Kataloge generiert. Funktion und Look-and-feel ähneln klassischen Onlineshops. Dadurch kann jeder Mitarbeiter das System problemlos in den eigenen Workflow integrieren. Auf Knopfdruck wird die Bestellung als strukturierte Daten an den Lieferanten übermittelt. Falls dieser keine strukturierten Daten unterstützt, wird die Bestellung per Mail gesendet. Im Idealfall erfolgen Freigabe und Kontierung schon bei der Bedarfsanforderung. Somit bedarf es keiner weiteren Freigabe, um die Rechnung automatisch zu verbuchen.

Elektronischer Austausch von Dokumenten

Um Medienbrüche und damit Zeitverschwendung zu verhindern, sollten alle Dokumente als elektronische Daten ausgetauscht werden. Das spart nicht nur Personalkosten, sondern schont zusätzlich auch die Umwelt. Für einen reibungslosen Ablauf sind alle Sender und Empfänger direkt miteinander verbunden. So kann die Software die Dokumente einheitlich konvertieren, validieren und an den gewünschten Ort transportieren.

Rechnungsautomatisierung

Um den gesamten P2P-Prozess von Unternehmen zu automatisieren, wird auch die Rechnungsverarbeitung optimiert. Dazu werden zunächst sämtliche Rechnungen der verschiedenen Lieferanten in einheitliche E-Rechnungen umgewandelt. Nach vorgegebenen Regeln gleicht die Software dann die eingegangenen Rechnungen mit getätigten Bestellungen oder Zahlungsvereinbarungen und dem Wareneingang ab. Stimmen alle Daten überein, erfolgt die Verbuchung automatisch. Wenn das System allerdings Unstimmigkeiten erkennt, werden ein Genehmigungsworkflow eingeleitet und hinterlegte oder auf dem Dokument erkannte Ansprechpartner kontaktiert. Sollte keine Kontaktperson hinterlegt und auch keine Referenz auf dem Dokument genannt sein, wird ein zuständiger Mitarbeiter angefragt.

Elektronische Zahlung

Der letzte Schritt einer digitalen P2P-Lösung ist die elektronische Zahlungsabwicklung. Dafür werden externe Zahlungsdienstleister mit in das System des Unternehmens integriert. Anders als beim herkömmlichen Online-Banking kann das intelligente System günstige Zahlungszeitpunkte und Rabatte mit einbeziehen. Dadurch unterstützt die Software das Umlaufkapital-Management und spart bares Geld. Je nach Lieferanten können auch externe Financing- oder E-Payment-Services integriert werden, sodass Zwischenfinanzierungen oder Dynamic-Discounting-Programme möglich sind.

Die Vorteile eines automatisierten Purchase-to-Pay-Prozesses

Die Installation eines modernen Purchase-to-Pay-Systems mit Retarus Integration and Automation bietet viele Vorteile. So spart die Möglichkeit, PDF-Dateien oder Faxe als strukturierte Daten direkt ins ERP-System zu übertragen, Zeit und Geld. Der digitale interne Informationsfluss sorgt für mehr Transparenz, die Automatisierung reduziert Fehler.

Hohe Kosteneinsparungen

Die manuelle Übertragung von Daten ist mit einem hohen Personalaufwand verbunden und stellt somit einen enormen Kostenblock für Unternehmen dar. Durch eine zuverlässige Software-Lösung lassen sich der manuelle Aufwand und damit verbundene Kosten auf ein Minimum reduzieren. Einkaufsleiter können durch bessere Einblicke in die Daten Einzelkäufe zusammenfassen und entsprechende Rabatte aushandeln. Auch der Überblick über Early-Payment-Discount-Angebote und die Integration attraktiver E-Payment-Services bringt weitere finanzielle Vorteile.

Mehr Übersichtlichkeit

Im Alltag wissen wohl die wenigsten Finanzverantwortlichen, wo sich einzelne Lieferantenrechnungen befinden oder ob bestellte Ware bereits eingetroffen ist. Ausserdem dauert die Bearbeitung von Anfragen unnötig lange. Mit einer intelligenten digitalen Lösung können verantwortliche Mitarbeiter alle Prozesse nicht nur nachvollziehen, sondern auch verwalten. Gleichzeitig erhält die Geschäftsführung einen besseren Überblick über finanzielle Trends und erreichte Kennzahlen der einzelnen Abteilungen.

Weniger Fehler

Mit Automatisierung anstelle manueller Übertragung fallen auch menschliche Fehler weg. Besonders bei der Bearbeitung von Rechnungen können Fehler fatale Auswirkungen haben. Zahlungen falscher Beträge oder an falsche Lieferanten sind dabei nur zwei Beispiele.

Retarus: für eine Automatisierung der P2P- und O2C-Prozessketten

Das E-Invoicing ist oft der erste Schritt von Unternehmen in einen digitalisierten Einkaufsprozess. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist aber nur ein Teil des E-Procurements. Um das volle Potenzial eines automatisierten Purchase-to-Pay-Prozesses auszuschöpfen, müssen möglichst viele Abläufe auf eine elektronische Verarbeitung umgestellt werden. Genau dafür bietet Retarus seine Services für Integration and Automation, die alle internationalen E-Invoicing-Anforderungen (B2B und B2G) sowohl an den Versand als auch den Empfang von Rechnungen erfüllen. Der Long Term Archiving Service garantiert die Compliance für mehr als 50 Länder mit einem separaten Portal und redundanten Rechenzentren für die rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten. Durch eine Vernetzung mit Plattformen wie Ariba oder OpenPeppol steht der umfassenden Digitalisierung nichts mehr im Weg.

Use Case

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing lässt sich der Bestelleingang zu einem hohen Grad digitalisieren und automatisieren.

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