Intelligent Document ProcessingKeller & Kalmbach automatisiert Rechnungseingang mit Retarus Intelligent Document Processing

Hoher manueller Aufwand bei Rechnungsprüfung

Keller & Kalmbach ist Spezialist für Verbindungselemente sowie Befestigungstechnik. Mit Kunden in mehr als 50 Ländern und weltweit 1.000 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von 425 Millionen Euro. Jährlich gehen bei Keller & Kalmbach rund 170.000 Rechnungen ein, die nur zum Teil einen Bestellbezug enthalten. Die Rechnungen ohne Bestellbezug – circa 400 pro Woche – bearbeiteten die Mitarbeiter des Unternehmens manuell.

Die Rechnungen sind in unterschiedlichen Währungen und Sprachen ausgestellt und kommen in verschiedenen Formaten an, etwa per E-Mail (als PDF-Anhang) oder als Briefpost. Nur 15 Prozent erreichen Keller & Kalmbach in einem strukturierten EDI-Format. Die zuvor eingesetzte OCR-Lösung (Optical Character Recognition) für die Verarbeitung von Papierrechnungen verursachte einen hohen internen Aufwand. Zusätzlich konnte der Anbieter notwendige Softwareanpassungen nicht vornehmen, um die geforderte Automatisierungsquote zu erreichen.

Effiziente, automatisierte Rechnungsverarbeitung

Keller & Kalmbach war daher auf der Suche nach einer Lösung, die eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten und verifizieren kann. Dazu sollten die Stammdaten, Wareneingänge und Bestellungen automatisch miteinander abgeglichen werden. Ziel dabei war, dass die Bestelldaten mit der zugehörigen Rechnung übereinstimmen. Eine Prüfung nach §14 USTG soll ferner sicherstellen, dass alle vorgeschriebenen Daten wie Name, Adresse und Steuernummer enthalten sind. Anschliessend müssen die erkannten, verifizierten Rechnungsdaten in das ERP-System von Keller & Kalmbach importiert und diese mit dem Original-Bild der Rechnung (PDF oder Scan) und den zugehörigen Metadaten archiviert werden. Dies gilt auch für Rechnungen, die per Post eingehen und vor Ort eingescannt werden.

Stammdatenabgleich und Rundungsskript

Mit Retarus Intelligent Document Processing (IDP) hat Keller & Kalmbach die passende Lösung für seine Anforderungen gefunden. Diese wurde innerhalb von vier Monaten in einer Testumgebung implementiert, erprobt und danach in die Produktiv-Umgebung übernommen. Spezielle Anforderungen wie ein täglicher Stammdatenabgleich liessen sich problemlos umsetzen. Der Datenexport erfolgt wunschgemäss als EDIFACT. Dadurch kann die bestehende Schnittstelle genutzt werden, über die auch bereits per EDI angebundene Lieferanten ihre Rechnung einsenden.

Auch für den Fall, dass Eingangsrechnungen vor der bestellten Ware eintreffen, bietet Retarus eine Lösung: Rechnungen werden so lange im Prozess „geparkt“, bis eine automatische Prüfung gegen die tatsächlichen Wareneingangsdaten des Warenwirtschaftssystems möglich ist. Retarus programmierte ausserdem ein Rundungsskript für Rechnungen mit mehr als zwei Nachkommastellen und setzte individuelle Anforderungen wie das Auslesen des Ursprungslands sowie möglicher Kostenstellenangaben auf Positionsebene um.

Deutlich höhere Erkennungsrate

Mit Retarus hat Keller & Kalmbach einen zuverlässigen Dienstleister für die Automatisierung und Verifizierung seines Rechnungseingangs an seiner Seite. Die neue SaaS-Lösung trägt entscheidend dazu bei, die bislang weitgehend manuellen Prozesse im Rechnungswesen des Unternehmens zu automatisieren. Da Retarus IDP eine deutlich höhere Erkennungsrate als die alte Lösung aufweist, müssen Rechnungen kaum noch von Mitarbeitern nachbearbeitet werden.

Durch die flexiblen APIs war die Integration einfach und ohne Änderungen am EDI-System möglich. Während der Einführung hat sich Retarus eng und regelmässig mit den Mitarbeitern von Keller & Kalmbach abgestimmt. Seit der Einführung läuft Retarus IDP ohne Unterbrechung und ohne Ausfälle.

Digitalisierter, automatisierter Rechnungseingang

Die Retarus IDP-Lösung wird in der Kreditorenbuchhaltung von Keller & Kalmbach erfolgreich eingesetzt, um den Rechnungseingang zu automatisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.